În cadrul suitelor de programe de birou Microsoft Office ocupă primul loc, devenind chiar un standard în cadrul acestui tip de aplicaţii.
Suita este formată din următoarele programe de bază (pentru Windows):
- Microsoft Word (procesor de texte);
- Microsoft Excel (calcul tabelar, analize economice);
- Microsoft PowerPoint (prezentări multimedia);
- Microsoft Access (baze de date);
- Microsoft Outlook (agendă, client de poştă electronică, organizarea informaţiilor personale).
În funcţie de ediţie şi versiune, suita include şi alte aplicaţii prin care se extind posibilităţile de lucru. Fiind într-o continuă dezvoltare, pachetul Microsoft Office fie a înlocuit aplicaţii vechi cu altele noi, cu nume schimbate, fie a înglobat facilităţile acestora în modulele principale. Alte aplicaţii din suita Microsoft Office sunt:
- Microsoft Project (software pentru managementul proiectelor)
- Microsoft Visio (creare diagrame şi scheme)
- Microsoft Frontpage (editor vizual de pagini web, acum denumit Microsoft Office SharePoint Designer)
- Microsoft Photo Editor (editor imagini, acum Microsoft Office Picture Manager)
- Microsoft InfoPath (creare de formulare pe baza XML)
- Microsoft OneNote (adunarea neconvenţională a notiţelor şi fişierelor într-un singur loc, organizarea şi partajarea informaţiei)
Versiunile Office existente pe piaţă au fost: Office 3.0 (1992), Office 4.3 (1994), Office 95 (7.0, 1995), Office 97 (8.0, 1996), Office 2000 (9.0, 1999), Office XP (10.0, 2001), Office 2003 (11.0, 2003), Office 2007 (12.0, 2007), Office 2010 (14.0, iunie 2010).
Office 2003
- creată de Microsoft pentru sistemul de operare Windows, a fost lansată în noiembrie 2003 ca succesor al versiunii Office XP;
- apar doi noi aplicaţii, InfoPath (pentru formulare scrise în XML) şi OneNote (sistem de colectare a notiţelor şi colaborare multi-user);
- îmbunătăţiri minore pentru aplicaţiile de bază;
- îmbunătăţiri remarcabile pentru Outlook la capitolele aspect şi funcţionalitate: îmbunătăţirea gestiunii mesajelor de poştă electronică, partajarea şi afişarea calendarelor, filtrul mesajelor nedorite (Junk);
- mutarea resurselor în mediul online – Office Online office.microsoft.com devine sursa majorităţii informaţiilor (atât sistemul de ajutor, sfaturile şi cursuri de pregătire, dar şi download-uri de clipart-uri, şabloane, fişiere multimedia sau module de extensie tip add-in).
Office 2007:
- cunoscută şi ca Office 12, versiunea a apărut pentru utilizatorii finali în ianuarie 2007, odată cu sistemul de operare Windows Vista;
- o nouă interfaţă grafică, cu totul schimbată faţă de sistemul cu meniuri şi butoane, denumită Fluent User Interface (iniţial numită Ribbon User Interface), organizată sub formă tabulară şi orientată pe sarcini (tasks);
- noi aplicaţii, precum Microsoft Groove (suport pentru lucrul în colaborare, într-un spaţiu partajat) sau Office SharePoint Server 2007 (platformă tip server pentru aplicaţiile Office, pentru partajarea fişierelor şi accesarea lor printr-o pagină Web);
- recunoaşterea vocală şi a textului scris de mână sunt acum parte a sistemului de operare (Windows Vista);
- unele versiuni Office 2007 aduc îmbunătăţiri în domeniul managementului centralizat al documentelor (Enterprise Content Management), formularelor electronice şi a drepturilor asupra informaţiei (Information Rights Management).
Formate de fişiere
Versiunile anterioare Office 2007 folosesc formate de fişiere binare proprietare, cu extensiile .doc (Microsoft Word), .xls (Microsoft Excel), .ppt (Microsoft PowerPoint), .mdb (Microsoft Access).
De la versiunea Office 2007, Microsoft a trecut la un alt format proprietar bazat pe XML (Extended Markup Language), incompatibil cu versiunile mai vechi, numit “Office Open XML” (OOXML, standard ISO/IEC 29500, aprobat în 2008). Scopul acestui nou format de reprezentare a documentelor create cu aplicaţiile Office constă în extensibilitatea şi interoperabilitatea structurii documentelor, astfel încât să fie accesibile şi altor producători, pe alte platforme. Acest format, devenit implicit pentru versiunea Office 2007, îmbină facilităţile limbajului XML cu arhivarea în format ZIP. Practic, un fişier OOXML (cu extensiile tipice .docx, .xlsx sau .pptx) este o arhivă ZIP ce conţine fişiere XML; în aceste fişiere se definesc seturi de vocabulare de marcare XML pentru reprezentarea diverselor elemente specifice documentelor Office. Desigur, aplicaţiile Office 2007 oferă în continuare compatibilitatea cu fişierele create în versiuni anterioare (atât la deschidere, cât şi la salvare).
Principalul competitor de piaţă al formatelor de fişier Microsoft este formatul “OpenDocument” (ODF), care a fost adoptat ca standard oficial ISO în anul 2006 (standardul ISO/IEC 26300:2006). Formatul OpenDocument este gratuit şi deschis, fiind folosit de numeroase programe, precum OpenOffice.org, Sun StarOffice, IBM Lotus Notes (aplicaţie client-server rulată pe servere IBM Lotus Domino server) sau KOffice. Formatul a fost dezvoltat de Organization for the Advancement of Structured Information Standards (OASIS) şi se bazează tot pe XML; extensiile tipice sunt .odt, .ods, .odp.
