itasistenta blog

Cuprins:

1. Gestiunea datelor într-un birou folosind suite Office
2. Principalele suite Office: Microsoft Office, OpenOffice.org, StarOffice, Microsoft Works, Corel WordPerfect Office, KOffice / Calligra, suite Office online (Google docs)
3. Suita Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook). Caracteristici generale.
4. Microsoft Word 2003 – prezentare
5. Microsoft Excel 2003 – prezentare
6. Microsoft Powerpoint 2003 – prezentare

O suită de programe de birou (Office suite) este un set compact de aplicaţii folosite într-un cadru privat (home user) sau într-o organizaţie (business) pentru a prelucra diverse informaţii în scopul obţinerii rezultatului dorit. Componentele unei suite sunt de obicei distribuite împreună şi au o interfaţă cât mai prietenoasă (user friendly), atât cu elemente (butoane, comenzi, meniuri) comune, cât şi cu elemente specifice aplicaţiei respective. Există o strânsă legătură şi o interacţiune puternică între componentele unei suite de birou.

Componentele tipice ale unei suite de birou sunt:

• procesor de texte (word processor);
• program pentru calcul tabelar (spreadsheet);
• program pentru prezentări multimedia (presentation program);
• program de gestiune a bazelor de date (database);
• program pentru desenare (graphics suite);
• program pentru comunicaţii (communication);
• client poştă electronică (e-mail client);
• program pentru informaţii personale (personal information manager);
• aplicaţie pentru stocarea unor notiţe, comentarii sau observaţii (notetaking).

O clasificare a suitelor de aplicaţii tip Office după principalele caracteristici ar putea fi următoarea:
- sistemul de operare (Windows, Linux, Mac OS X, UNIX-BSD, Solaris etc.)
- tipul de licenţă (proprietar sau LGPL – Lesser General Public License, software care este gratuit, poate fi modificat şi redistribuit fără restricţii) şi eventual modul de activare a acesteia
- suport pentru formate populare de fişiere: Microsoft Office (.doc, .xls, .ppt), Office Open XML (.docx, .xlsx, .pptx), Open Document (.odt, .ods, .odp), RTF (Rich Text Format), WordPerfect etc.
- salvarea în alte formate precum HTML, PDF sau LaTeX
- costuri (freeware sau licenţe individuale/multiple)
- posibilitatea de actualizare online

PROCESOARE DE TEXTE

Editoarele de text erau folosite pentru introducerea şi modificarea textului, fără niciun fel de formatare, ci doar fişiere ASCII pure, de exemplu comenzile unor sisteme de operare (edit din MS-DOS, joe din Linux) sau editoarele înglobate în limbajele de programare de nivel înalt, utilizate pentru introducerea codului (Pascal, C/C++).

La începutul anilor ’80, programul WordStar deţinea supremaţia editoarelor de texte, lucrând doar în modul text, însă exista un control slab al poziţiei şi stilului textului, fără parte de grafică (tabelele şi chenarele erau realizate cu caractere speciale). WordStar a introdus noţiunile de fişier document (care conţinea informaţii despre formatarea textului) şi fişier non-document (fişier ASCII pur, fără informaţii despre formatarea textului).

Editor Wordstar for MS-DOS

Odată cu apariţia şi dezvoltarea mediului grafic de operare Windows, au apărut atât noi versiuni, din ce în ce mai performante, ale vechilor programe de editare text, cât şi noi programe care au dus la o concurenţă acerbă pe piaţă. Fie s-au dezvoltat editoarele incluse în sistemele de operare (exemplu Microsoft Notepad, Write sau Wordpad), fie au apărut aplicaţii de sine stătătoare (WordPerfect, Lotus Word Pro).

Editoarele de texte s-au transformat în procesoare de texte, pentru că, pe lângă editarea şi modificarea proprietăţilor textului, au apărut noi facilităţi: introducerea unor tipuri de obiecte, tehnica OLE (Object Linking and Embedding), macro-comenzi, interacţiuni cu reţeaua locală sau Internet. S-a instituit termenul WYSIWYG (What You See Is What You Get), acronim ce descrie un sistem în care imaginea de pe ecran va fi redată întocmai la ieşire (imprimantă, pagină Web, slide într-o prezentare). WYSIWYG implică abilitatea de a lucra direct cu layout-ul documentului şi cu elementele componente.

O altă categorie de programe, destinată de această dată profesioniştilor (tipografii, edituri) o constituie aplicaţiile DTP (Desktop Publishing). Acestea oferă un control mult mai riguros asupra poziţiei obiectelor în pagină, layout-uri, o mare varietate de corpuri de literă, rotirea şi scalarea textului, prelucrarea imaginilor, în general facilităţi specifice activităţii de tehnoredactare computerizată. Printre cele mai cunoscute aplicaţii DTP se numără QuarkX Press, Adobe PageMaker, Frame Maker, Corel Ventura Publisher.

PROCESOARE DE CALCUL TABELAR

Programele de calcul tabelar (“spreadsheet”) permit facilităţi importante precum:

• înregistrarea şi prelucrarea datelor sub formă tabelară
• calcule matematice, statistice, financiare, prelucrări de date numerice şi text
• construirea şi afişarea sub formă grafică a datelor din tabele
• sortarea şi filtrarea datelor
• generarea unor rapoarte
• lucrul cu baze de date
• automatizarea unor sarcini prin utilizarea macro-comenzilor

Generaţia programelor de calcul tabelar pentru PC a fost inaugurată de VisiCalc (1979) care a rulat pe computerul Apple II. Pentru sistemele tip DOS (Disk Operating System) piaţa a fost dominată de programul Lotus 1-2-3 (creat de Lotus la mijlocul anilor ’80). Un competitor pentru Lotus 1-2-3 a fost Quattro (creat de Borland).

Sistemul Windows a dus la apariţia unor versiuni pentru acesta: Lotus for Windows şi Quattro integrat în suita Corel Wordperfect Suite.

VisiCalc pe un computer Apple II

Lotus 1-2-3

PREZENTĂRI MULTIMEDIA

Un astfel de program este destinat expunerii informaţiilor (rapoarte, prezentarea unui produs, articole, proiecte etc.) în mod vizual, sub forma unei succesiuni de ecrane (pagini), succesiune denumită slide show. Prin conţinutul său de text, imagini, grafice, tabele, obiecte şi fişiere interconectate, prezentarea multimedia ajută (sau uneori chiar înlocuieşte) atât vorbitorul în expunerea ideilor, cât şi audienţa care poate înţelege mai uşor conceptele expuse.

Prezentarea poate fi afişată pe ecranul computerului, într-o reţea de calculatoare (sistem teleconferinţă) sau proiectată pe un ecran unei audienţe extinse, prin intermediul unui videoproiector sau a altor echipamente. Pentru distribuire, prezentarea se poate tipări (pe hârtie, folii transparente sau alte suporturi) sau se poate publica pe Web.

Un program pentru prezentări multimedia include de obicei următoarele componente:

• editor pentru introducerea şi formatarea informaţiilor (text, tabele, grafice, alte obiecte)
• modul pentru aplicarea unor efecte elementelor din prezentare (animaţii, sunete)
• sistem de afişare a prezentării pe ecran şi de control a derulării acesteia (temporizat, automat/manual)

Din punct de vedere istoric conceptul de prezentare a debutat la începutul anilor ’80, interesantă fiind evoluţia modurilor de expunere a prezentărilor:
- iniţial s-au folosit filme de 35 mm pe care se tipăreau diapozitivele şi apoi se afişau cu un proiector de diapozitive (“Slide Projector“)

Proiector diapozitive

- sfârşitul anilor ’80 a adus distribuirea prezentărilor pe dischete şi tipărirea lor pe folii transparente afişate printr-un aparat de proiecţie (“Overhead Projector“)

Proiector folii transparente (film)

- în prima parte a anilor ’90 s-au folosit ecrane LCD (“LCD Panels“) care se montau pe aparatul de proiecţie, ca un prim pas în eliminarea foliilor transparente. Elementele multimedia în mişcare puteau acum fi folosite în prezentări deoarece ecranul LCD (Liquid Crystal Display) se conecta la ieşirea plăcii video şi reda imaginea de pe monitor

Ecran LCD Panel

- de la sfârşitul anilor ’90 videoproiectoarele (“Video projector“) au cucerit piaţa prezentărilor multimedia. Rezoluţia mare, luminozitatea ridicată, lipsa consumabilelor, mobilitatea şi uşurinţa în instalare sunt principalele lor avantaje.

Videoproiector

GESTIUNEA INFORMAŢIILOR PERSONALE

Un program pentru gestiunea informaţiilor personale (PIM – Personal Information Manager) funcţionează ca un organizator care planifică, înregistrează şi gestionează diferite tipuri de informaţii personale:

• mesajele de poştă electronică (e-mail) şi mesaje instant;
• date ale unor evenimente importante (aniversări, zile de naştere, programări şi întâlniri);
• liste de sarcini;
• agende cu date de contact;
• alerte şi memento-uri;
• jurnale şi note personale;
• transmisii de fax şi voce.

Printre funcţiile pe care le poate realiza o aplicaţie PIM complexă se numără:

• client e-mail pentru gestiunea mesajelor de poştă electronică;
• calendar pentru managementul timpului şi organizarea activităţilor personale sau la serviciu;
• agendă electronică (Address book) cu nume, adresă poştală, adresă e-mail şi alte date de contact, cu posibilitatea de import/export din/în formate comune precum .rtf, .ldif (LDAP Data Interchange Format), tab delimited (.txt, .tab), Comma-separated (*.csv) sau vCard (*.vcf);
• gestiunea sarcinilor (task) şi a activităţilor individuale (pe persoană) sau comune (în echipă);
• sincronizarea (actualizarea datelor) cu un PIM compatibil, instalat pe un alt calculator (desktop sau portabil) sau pe un PDA (Personal Digital Assistant)/smartphone printr-o reţea locală/Internet;
• stocarea online a datelor pentru aplicaţiile Web, astfel încât este posibilă gestionarea acestora prin Internet de oriunde.

Exemple de aplicaţii PIM:

• open-source: Kontact (Linux), Mozilla Calendar Project (Linux, Solaris, Mac OS X, Microsoft Windows, OS/2), ical (UNIX)
• incluse în sisteme de operare: Windows Calendar, Windows Contacts (Windows Vista), Kontact (KDE), iCal (Mac OS)
• freeware: Palm Desktop (Windows), aplicaţii online (Google Calendar, Yahoo! Calendar, Windows Live Calendar)
• comerciale: Lotus Notes, Lotus Organizer, Microsoft Office Outlook

În cadrul suitelor de programe de birou Microsoft Office ocupă primul loc, devenind chiar un standard în cadrul acestui tip de aplicaţii.

Suita este formată din următoarele programe de bază (pentru Windows):

• Microsoft Word (procesor de texte);
• Microsoft Excel (calcul tabelar, analize economice);
• Microsoft PowerPoint (prezentări multimedia);
• Microsoft Access (baze de date);
• Microsoft Outlook (agendă, client de poştă electronică, organizarea informaţiilor personale).

În funcţie de ediţie şi versiune, suita include şi alte aplicaţii prin care se extind posibilităţile de lucru. Fiind într-o continuă dezvoltare, pachetul Microsoft Office fie a înlocuit aplicaţii vechi cu altele noi, cu nume schimbate, fie a înglobat facilităţile acestora în modulele principale. Alte aplicaţii din suita Microsoft Office sunt:

• Microsoft Project (software pentru managementul proiectelor)
• Microsoft Visio (creare diagrame şi scheme)
• Microsoft Frontpage (editor vizual de pagini web, acum denumit Microsoft Office SharePoint Designer)
• Microsoft Photo Editor (editor imagini, acum Microsoft Office Picture Manager)
• Microsoft InfoPath (creare de formulare pe baza XML)
• Microsoft OneNote (adunarea neconvenţională a notiţelor şi fişierelor într-un singur loc, organizarea şi partajarea informaţiei)

Versiunile Office existente pe piaţă au fost: Office 3.0 (1992), Office 4.3 (1994), Office 95 (7.0, 1995), Office 97 (8.0, 1996), Office 2000 (9.0, 1999), Office XP (10.0, 2001), Office 2003 (11.0, 2003), Office 2007 (12.0, 2007), Office 2010 (14.0, iunie 2010).

Office 2003

- creată de Microsoft pentru sistemul de operare Windows, a fost lansată în noiembrie 2003 ca succesor al versiunii Office XP;
- apar doi noi aplicaţii, InfoPath (pentru formulare scrise în XML) şi OneNote (sistem de colectare a notiţelor şi colaborare multi-user);
- îmbunătăţiri minore pentru aplicaţiile de bază;
- îmbunătăţiri remarcabile pentru Outlook la capitolele aspect şi funcţionalitate: îmbunătăţirea gestiunii mesajelor de poştă electronică, partajarea şi afişarea calendarelor, filtrul mesajelor nedorite (Junk);
- mutarea resurselor în mediul online – Office Online office.microsoft.com devine sursa majorităţii informaţiilor (atât sistemul de ajutor, sfaturile şi cursuri de pregătire, dar şi download-uri de clipart-uri, şabloane, fişiere multimedia sau module de extensie tip add-in).

Office 2007:

- cunoscută şi ca Office 12, versiunea a apărut pentru utilizatorii finali în ianuarie 2007, odată cu sistemul de operare Windows Vista;
- o nouă interfaţă grafică, cu totul schimbată faţă de sistemul cu meniuri şi butoane, denumită Fluent User Interface (iniţial numită Ribbon User Interface), organizată sub formă tabulară şi orientată pe sarcini (tasks);
- noi aplicaţii, precum Microsoft Groove (suport pentru lucrul în colaborare, într-un spaţiu partajat) sau Office SharePoint Server 2007 (platformă tip server pentru aplicaţiile Office, pentru partajarea fişierelor şi accesarea lor printr-o pagină Web);
- recunoaşterea vocală şi a textului scris de mână sunt acum parte a sistemului de operare (Windows Vista);
- unele versiuni Office 2007 aduc îmbunătăţiri în domeniul managementului centralizat al documentelor (Enterprise Content Management), formularelor electronice şi a drepturilor asupra informaţiei (Information Rights Management).

Formate de fişiere

Versiunile anterioare Office 2007 folosesc formate de fişiere binare proprietare, cu extensiile .doc (Microsoft Word), .xls (Microsoft Excel), .ppt (Microsoft PowerPoint), .mdb (Microsoft Access).

De la versiunea Office 2007, Microsoft a trecut la un alt format proprietar bazat pe XML (Extended Markup Language), incompatibil cu versiunile mai vechi, numit “Office Open XML” (OOXML, standard ISO/IEC 29500, aprobat în 2008). Scopul acestui nou format de reprezentare a documentelor create cu aplicaţiile Office constă în extensibilitatea şi interoperabilitatea structurii documentelor, astfel încât să fie accesibile şi altor producători, pe alte platforme. Acest format, devenit implicit pentru versiunea Office 2007, îmbină facilităţile limbajului XML cu arhivarea în format ZIP. Practic, un fişier OOXML (cu extensiile tipice .docx, .xlsx sau .pptx) este o arhivă ZIP ce conţine fişiere XML; în aceste fişiere se definesc seturi de vocabulare de marcare XML pentru reprezentarea diverselor elemente specifice documentelor Office. Desigur, aplicaţiile Office 2007 oferă în continuare compatibilitatea cu fişierele create în versiuni anterioare (atât la deschidere, cât şi la salvare).

Principalul competitor de piaţă al formatelor de fişier Microsoft este formatul “OpenDocument” (ODF), care a fost adoptat ca standard oficial ISO în anul 2006 (standardul ISO/IEC 26300:2006). Formatul OpenDocument este gratuit şi deschis, fiind folosit de numeroase programe, precum OpenOffice.org, Sun StarOffice, IBM Lotus Notes (aplicaţie client-server rulată pe servere IBM Lotus Domino server) sau KOffice. Formatul a fost dezvoltat de Organization for the Advancement of Structured Information Standards (OASIS) şi se bazează tot pe XML; extensiile tipice sunt .odt, .ods, .odp.

OpenOffice 3

Proiect software open source pentru sistemele de operare Microsoft Windows, Linux şi Mac OS X. A fost creat pornind de la StarOffice (proprietar Sun Microsystems) în scopul creării unei alternative gratuite şi deschise la Microsoft Office. În proiectul OpenOffice.org este implicat Oracle Corporation alături de alte corporaţii precum Novell, RedHat, IBM, Google şi alţii. OpenOffice.org a introdus formatele ODF (OpenDocument file, un format bazat pe limbajul de marcare XML – eXtensible Markup Language), pentru reprezentarea documentelor electronice. Suportă de asemenea formatele Microsoft Office.
Adresă web: www.openoffice.org

Componente OpenOffice:

• Writer – procesor de texte (formate .odt, .docx, .doc, .pdf sau pagini Web)
• Calc – calcul tabelar (spreadsheet) cu formatele .ods, .xls, .csv, .html, .dbf
• Impress – prezentări multimedia (formate .odp, .ppt, .pdf, Adobe Flash .swf)
• Base – managementul bazelor de date (.odb, Access, dar şi Open Database Connectivity – ODBC, MySQL etc.)
• Draw – editare grafice vectoriale şi diagrame (format .odg, .pdf)
• Math – editare expresii matematice (.odf este formatul pentru formule matematice)

OpenOffice Writer	OpenOffice Calc	OpenOffice Impress
OpenOffice Base	OpenOffice Math	OpenOffice Draw

StarOffice 9

Primele versiuni au apărut la sfârşitul anilor ’80 – începutul anilor ’90 şi suportau sistemul de operare MS-DOS, apoi Windows 3.1, IBM OS/2, Linux, Solaris şi MacOS. După achiziţionarea StarOffice de către compania Sun Microsystems, versiunile ulterioare ale StarOffice s-au bazat pe OpenOffice.org (versiunea gratuită) la care se adaugă diverse componente proprietare. Versiunea curentă este Star Office 9 (noiembrie 2008), bazată pe OpenOffice.org 3. StarOffice suportă formatul XML şi poate genera nativ fişiere .pdf sau Flash.
Adresă Web: www.sun.com

Componentele StarOffice:

• StarWriter – procesor de texte (.sdw, .sxw, .odt, .ott)
• StarCalc – calcul tabelar (.sdc, .sxc, .ods, .ots)
• StarImpress – prezentări grafice (.sdd, .sxi, .odp, .otp)
• StarBase – baze de date (.sdb, .odb)
• StarDraw – desenare (.sda, .sxd, .odg, .otg)

StarOffice Writer	StarOffice Calc	StarOffice Impress
StarOffice Base	StarOffice Draw

Versiune redusă a Microsoft Office, cu facilităţi mai puţine. Ediţiile mai noi includ şi un calendar pentru planificarea activităţilor. Există versiuni pentru MS-DOS (până la Works 3.0), Mac OS (până la versiunea 4.0) şi Windows (de la Windows 3.x la Vista – versiunea Works 9.0, apărută în 2008). Microsoft Works păstrează compatibilitatea cu formatele .doc (Microsoft Word) şi .xls (Microsoft Excel). Versiunile curente ale Microsoft Office includ filtre pentru deschiderea/salvarea documentelor specifice Microsoft Works.
Adresă web: www.microsoft.com/works

Fişiere specifice acestei suite:

• .wps (procesor text)
• .wks (foaie de calcul tabelar)
• .wdb (bază de date)

Microsoft Works 3.0

Microsoft Works 9

Corel WordPerfect Office X5

Cea mai recentă versiune este WordPerfect Office X5 (versiunea 15, martie 2010). De la versiunea X4, suita suportă formatele PDF, OpenDocument şi Office Open XML.
Adresă Web: www.corel.com

Principalele componente sunt:

• WordPerfect X5 (procesor de texte, extensie .wpd)
• Quattro Pro X5 (calcul tabelar, extensie .qpw)
• Presentations X5 (prezentări grafice, extensie .shw)
• Paradox (management baze de date, extensie .pdx) în ediţia Professional

Corel WordPerfect X5	Corel Quattro Pro X5	Corel Presentations X5

Este o suită gratuită şi open source, destinată iniţial mediului K Desktop Environment (KDE) din Linux. Pornită din 1998, prima versiune oficială a fost lansată oficial în 2000 ca parte a KDE 2.0. Versiunea curentă KOffice este 2.3 (decembrie 2010).
Adresă Web: www.koffice.org

În 2010 proiectul KOffice s-a scindat, luând naştere suita Calligra, care include următoarele componente:

• Words, fost KWord (procesor de texte)
• Tables, fost KSpread (calcul tabelar)
• Stage, fost KPresenter (prezentări)
• Kexi (baze de date)
• Flow (fost Kivio), aplicaţie pentru desenarea diagramelor
• Karbon14, editor de grafică vectorială
• Krita, editare imagini

Adresă Web: www.calligra-suite.org

Calligra KWord	Calligra KSpread	Calligra KPresenter
Calligra Kexi	Calligra Flow	Calligra Karbon
Calligra Krita

Noile tehnologii Web 2.0 (de exemplu Ajax – Asynchronous JavaScript and XML) au permis crearea unor aplicaţii online comparabile ca facilităţi cu aplicaţiile desktop. Unele dintre aceste aplicaţii online oferă un puternic suport de colaborare multi-user şi actualizări în timp real din surse online de date (stocuri, rate de schimb, etc.).

Bazate pe platformele Adobe Flash, Java sau Microsoft Silverlight, aplicaţiile online sunt rulate cu un browser web prin intermediul unui plug-in sau tehnologii independente tip applet sau virtual machine. Astfel de aplicaţii permit crearea online a unui document, fişier de calcul tabelar, prezentare sau formular Web. Documentele se pot stoca online şi partaja cu alţi utilizatori sau exporta în cele mai populare formate.
Exemplu aplicaţie online: Google Docs, docs.google.com

Google Docs text

Google Docs Spreadsheet

Google Docs Presentation

Gestiunea documentelor

• Crearea unui document nou (File->New) – se poate crea un document gol (blank document) sau un document pe baza unui şablon (template) predefinit – scrisori de afaceri, fax-uri, memo-uri, rapoarte, curriculum vitae, etc. Alte opţiuni sunt: crearea unui mesaj de poştă electronică (e-mail) şi crearea unei pagini Web.
• Deschiderea unui document existent (File->Open) – Word poate deschide, pe lângă formatele proprii .doc, .dot şi formatul .txt (text în clar), şi alte tipuri de fişiere document, create fie în versiuni anterioare (Word 6.0, Word 97, Word 2000), fie cu alte procesoare de texte (.rtf – Rich Text Format, .wk1 – Lotus 1-2-3, .xls, .xlw – Excel, .wps -  Works, .wpd – Word Perfect 6). O altă categorie de fişiere ce se pot deschide pentru editare în Word o reprezintă fişierele cu extensiile .htm, .html (pagini Web).
• Salvarea unui document (File->Save) – se poate face atât în formatele .doc, .dot, .html, .rtf, .txt, cât şi în alte formate,  folosind diverse filtre şi module (plug-ins) instalate odată cu pachetul Office (salvarea în alte formate sau versiuni anterioare se poate face cu pierdere de informaţii sau modificări ale unor proprietăţi).
• Recuperarea datelor pierdute – programul Application Recovery este destinat închiderii controlate a aplicaţiilor care nu mai răspund la comenzi şi permite recuperarea datelor din documentele deschise în aplicaţiile care nu mai răspund sau închiderea aplicaţiilor (cu pierderea datelor nesalvate).
• Căutarea unui document (File->File Search) – permite găsirea unui document fie pe baza numelui (integral sau un fragment), fie pe baza unor valori din anumite câmpuri (nume, extensie, dimensiune, data creării sau data ultimei accesări, autor, număr de cuvinte, linii sau pagini, cuvinte cheie).

Distribuirea documentelor

• În format electronic

• documentul poate fi trimis electronic (File->Send To) către diverse recipiente: poştă electronică, fax, un folder Exchange Server, o prezentare Powerpoint, un participant la întâlnire online (Netmeeting) etc.
• Accesul la un document prin copierea lui într-un folder partajat din reţea (share folder). Documentul va fi disponibil pentru citire sau scriere doar acelor membri ai reţelei ale căror drepturi de acces sunt setate corespunzător (acces în folder, citire, suprascriere, salvare).
• Posibilitatea lucrului în echipă, fiind permise mai multe funcţii pentru modificarea documentului de către mai mulţi utilizatori şi înlesnirea comunicării între membrii echipei. Câteva dintre aceste facilităţi: urmărirea modificărilor unui document (Tools->Track Changes), compararea şi îmbinarea documentelor (Tools->Compare and Merge Documents), crearea şi partajarea unui spaţiu comun de lucru (Tools->Shared Workspace), colaborarea online (Tools->Online Collaboration).
• Publicarea online (pe un server web sau ftp) permite accesarea (publică sau pe baza unui username şi parolă) a documentului de către orice persoană prin intermediul reţelei Internet.

• Tipărit

• Tipărirea (File->Print) unui document se poate face după instalarea unei imprimante în sistem (locală, imprimantă de reţea, driver virtual). Sunt disponibile mai multe opţiuni în cadrul ferestrei de dialog Print (alegerea paginilor ce vor fi tipărite, numărul de copii, modul de aşezare a foilor tipărite, tipărirea către un fişier, etc.).

Protejarea documentelor

• Versiunile (File->Versions) permit salvarea diverselor forme (versiuni) ale documentului în acelaşi fişier.
• Urmărirea modificărilor (Tools->Track Changes) este utilă în cazul în care mai mulţi utilizatori fac modificări succesive unui document. Track Changes permite înregistrarea modificărilor făcute în timp şi acceptarea sau respingerea acestora.
• Protejarea documentului (Tools->Protect Document) permite protejarea (prin introducerea unei parole opţionale) a modificărilor urmărite, comentariilor sau formularelor dintr-un document.
• Limitarea accesului la un fişier (File->Save as | Tools->Security Options) se poate face prin stabilirea unei parole la deschidere sau parole la modificare.
• Deschiderea unui document doar în citire (Open Read-Only) sau Deschiderea unei copii a documentului (Open as Copy) – o metodă de protejare a conţinutului fişierului original este deschiderea acestuia doar în citire sau ca o copie (File->Open, buton Open).
• Alte metode de protejare a documentelor sunt: setarea nivelului de securitate pentru macrocomenzi (Tools->Macro->Security), definirea unor surse de încredere (Trusted Sources) şi semnăturile digitale (Tools->Options | Security->Digital Signatures).

Transferul datelor

Problema accesibilităţii datelor a fost rezolvată în mediul Windows prin utilizarea a 3 metode:

• import / export – Word poate deschide (File->Open) din şi salva (File->Save) în diferite formate de fişiere
• transfer prin Clipboard – Transferul datelor se poate face folosind o zonă de memorie temporară numită Clipboard. În această memorie se păstrează ultimele informaţii copiate, acestea fiind disponibile pentru o accesare ulterioară. Datele stocate sunt disponibile atât programului Word, cât şi altor programe (din pachetul Office sau chiar din mediul Windows). Transferul datelor se face pin succesiunea comenzilor Copy (Edit->Copy) + Paste (Edit->Paste) sau Cut (Edit->Cut) + Paste.
• utilizarea tehnicii OLE (Object Linking and Embedding) – permite transferul datelor între aplicaţii prin încapsulare (embedding) – informaţia originală este copiată în documentul destinaţie – sau legare dinamică (linking) – este realizată o legătură şi nu o înglobare a obiectului sursă (Edit->Paste Special, (Edit->Paste as Hyperlink).

Formatarea documentelor

Formatarea la nivel de caracter

• tipul fontului (Font), dimensiunea (Size), stilul (Font Style), culoarea (Font Color), stilul de subliniere (Underline style), alte efecte (Effects) – meniul Format->Font | Font
• spaţierea textului pe orizontală şi poziţia pe verticală – meniul Format->Font | Character Spacing
• efecte de animaţii – meniul Format->Font | Text Effects
• stabilirea unor chenare şi fundaluri pentru text – meniul Format->Borders and Shading | Borders, meniul Format->Borders and Shading | Shading

Formatarea la nivel de paragraf

• alinierea (Align), indentarea (Indent) şi spaţierea pe verticală (Line Spacing) – meniul Format-> Paragraph
• stabilirea unor chenare şi fundaluri pentru paragraf – meniul Format->Borders and Shading | Borders, meniul Format->Borders and Shading | Shading
• poziţia tabulatoarelor (Tabs) – meniul Format->Tabs
• crearea de liste marcate şi numerotate – meniul Format->Bullets and Numbering
• formatarea paragrafului pe coloane tip ziar  - meniul Format->Columns
• introducerea şi organizarea tabelelor (Tables): introducerea sau ştergerea unor celule, linii sau coloane; îmbinarea sau scindarea unei celule; formatarea chenarului, culorii de umplere şi dimensionarea celulelor; schimbarea direcţiei textului; sortarea datelor; calculul unor expresii matematice  – meniul Table
• inserarea unei majuscule încorporate  - meniul Format->Drop Cap
• aplicarea unor stiluri predefinite sau create de utilizator (particularizate pentru fonturi, culori şi spaţieri sau alte proprietăţi) – meniul Format->Styles and Formatting

Formatarea la nivel de pagină

• stabilirea marginilor paginii – meniul File->Page Setup | Margins
• opţiuni privind orientarea paginii (Orientation) – meniul File->Page Setup | Margins
• stabilirea dimensiunilor hârtiei (Paper size) – meniul File->Page Setup | Paper
• stabilirea unor chenare şi fundaluri pentru întreaga pagină – meniul Format->Borders and Shading | Page Border
• inserarea unor salturi forţate la o pagină nouă sau o coloană nouă – meniul Insert->Break | Break type

Formatarea la nivel de document

• inserarea unor note de subsol (Footnote) sau note de final (Endnote) – meniul Insert->Reference->Footnote
• împărţirea documentului în secţiuni (Sections), zone formate din una sau mai multe pagini cu aceleaşi proprietăţi (margini, orientare, chenare, etc.) – meniul Insert->Break | Section break type
• definirea antetului (Header) şi subsolului (Footer), zone speciale în care informaţiile (numărul paginii curente, numărul total de pagini, capitolul, autorul, data, etc.) se repetă automat pe fiecare pagină din document (mai precis, pe fiecare pagină dintr-o secţiune) – meniul View->Header and Footer
• aplicarea pe fundal, în spatele textului, a unui element repetitiv (text sau imagine) pe fiecare pagină din document – meniul Format->Background->Printed Watermark
• salvarea unui document ca pagină Web (extensie .htm, .html) permite editarea unor caracteristici specifice acestui tip special de document: inserarea unor cadre (Frames), aplicarea unor teme predefinite (Theme), schimbarea fundalului (Background) – meniul Format->Frames, meniul Format->Theme, meniul Format->Background.

Facilităţi în editarea textului

• anulare (Undo) / repetare (Repeat) acţiune – meniul Edit->Undo, meniul Edit->Repeat
• inserarea caracterelor speciale (Symbol) – meniul Insert->Symbol
• inserarea unor legături (Hyperlink) şi etichete (Bookmark) pentru navigarea între documente interconectate sau saltul în cadrul unui document – meniul Insert->Hyperlink, meniul Insert->Bookmark
• inserare unor câmpuri speciale (Field), variabile ce furnizează automat anumite informaţii – meniul Insert->Field
• modificarea direcţiei textului (Text Direction) – meniul Format->Text Direction
• găsirea şi înlocuirea textului (Find, Replace) – meniul Edit->Find, meniul Edit->Replace
• schimbarea după caz a caracterelor în/din majuscule şi/sau minuscule (Change Case) – meniul Format->Change Case
• caracteristici specifice limbii în care este scris un text: Stabilire limbă (Set Language), Traduceri (Translate), Lexicon (Thesaurus), Despărţire în silabe (Hyphenation), Verificarea corectitudinii cuvintelor (Spelling and Grammar) – meniul Tools->Language, meniul Tools->Spelling and Grammar

Lucrul cu obiecte

Într-un document Word se pot insera şi modifica proprietăţile (culoare, stil şi efecte ale chenarului şi fundalului, dimensiunea obiectului, aşezarea faţă de text, etc.) pentru mai multe tipuri de obiecte:

• imagini din miniaturi (Clipart), fişier imagine de pe disc (From File) sau direct de la scanner sau camera web (From Scanner or Camera) – meniul Insert->Picture
• forme predefinite (Autoshapes) – meniul Insert->Picture
• casete de text (Textbox) şi casete de text legate (Text Box Link) – meniul Insert->Textbox
• text decorativ (WordArt) – meniul Insert->Picture
• grafice pentru seturi de date (Chart) – meniul Insert->Picture
• organigrame (Organization Chart) – meniul Insert->Picture
• diagrame (Diagram) – meniul Insert->Diagram
• expresii matematice (Equation) – meniul Insert->Object->Microsoft Equation 3.0

Folosind bara de butoane Drawing (meniul View->Toolbars), obiectele selectate se pot:

• grupa (Group)
• ordona pe straturi (Order)
• alinia sau distribui (Align or Distribute)
• roti cu un unghi oarecare (Rotate)
• oglindi pe orizontală sau verticală (Flip)

De asemenea, tot din bara de butoane Drawing, anumitor obiecte li se pot aplica:

• umbre (Shadow Style)
• efecte de spaţialitate (3-D Style)

Moduri de vizualizare a documentului

Word oferă mai multe moduri de vizualizare a unui document în editare, în funcţie de specificul fiecărui format sau destinaţie a acestuia:

• Normal – optimizat pentru tastarea, editarea şi formatarea rapidă a textului
• Web Layout (Aspect pagină web) – când se lucrează cu pagini Web
• Print Layout (Aspect pagină imprimată) – prezintă documentul aşa cum va fi el tipărit (toate elementele documentului sunt afişate în poziţiile în care vor apărea şi pe pagina tipărită). Necesită mai multă memorie şi navigarea prin document poate fi încetinită dacă există o machetare complexă.
• Reading Layout (Aspect citire) – optimizează vizualizarea documentului pentru citire
• Outline (Aspect schiţă) – permite o mai bună examinare şi gestionare a structurii documentului organizat pe capitole şi subcapitole

Alte facilităţi ale programului Word

• corectarea automată pe baza unor reguli (AutoCorrect) – meniul Tools->AutoCorrect Options
• completarea automată a unor scrisori, tipărirea pe plicuri sau etichete – meniul Tools->Letters and Mailings->Letter Wizard, meniul Tools->Letters and Mailings->Envelopes and Labels
• numerotarea automată a figurilor, expresiilor matematice sau tabelelor – meniul Insert->Reference->Caption
• crearea automată a unor referinţe (câmpuri cu legături) la diverse elemente din document (etichete, note de subsol, figuri, tabele, expresii matematice) – meniul Insert->Reference->Cross-reference
• generare automată a unor tabele cu indecşi tip cuprins pentru capitole şi subcapitole, figuri, etc. – meniul Insert->Reference->Index and Tables
• generare automată a unor documente personalizate pentru corespondenţă – meniul Tools->Letters and Mailings->Mail Merge
• macro comenzi (succesiune de comenzi care automatizează activităţi repetitive sau activităţi complexe) folosind limbajul VBA (Visual Basic for Applications) – meniul Tools->Macro->Macros, meniul Tools->Macro->Visual Basic Editor
• editor de scripturi pentru editarea paginilor web şi inserarea unor secvenţe de coduri (scripts) scrise în Microsoft Visual Basic Scripting Edition (VBScript) sau Javascript – meniul Tools->Macro->Microsoft Script Editor