itasistenta blog

Formatarea într-o foaie de lucru Excel vizează aspecte la nivelul foii de lucru (Sheet), al liniei (Row), al coloanei (Column) şi al celulei (Cell).

Formatarea celulelor (Cells)

Meniu:    Format -> Cells
Shortcut: Ctrl+1

Formatarea celulelor în Excel se referă la:

• stabilirea modului de vizualizare a datelor (numerice sau text): numeric, financiar, dată şi timp, procentual, fracţie, ştiinţific. text sau particularizat;
• alinierea orizontală şi verticală a datelor, orientarea datelor (orizontală, verticală sau la un unghi ales), îmbinare celule, scindare text;
• proprietăţile textului: font, stil, dimensiune, subliniere, culoare, efecte (text tăiat, exponent, indice);
• chenarul: culoare şi stil;
• culoarea de umplere;
• protejarea celulei la modificări sau la vizualizarea conţinutului.

Formatarea liniei (Row)

Meniu:    Format -> Row

Formatarea liniei în Excel se referă la:

• dimensiunea (înălţimea) liniei introdusă manual sau automat;
• ascunderea/afişarea liniei.

Formatarea coloanei (Column)

Meniu:    Format -> Column

Formatarea coloanei în Excel se referă la:

• dimensiunea (lăţimea) coloanei introdusă manual sau automat;
• ascunderea/afişarea coloanei.

Formatarea foii de lucru (Sheet)

Meniu:    Format -> Sheet

Formatarea foii de lucru în Excel se referă la:

• numele atribuit unei foi de lucru;
• ascunderea/afişarea unei foi de lucru (Hide/Unhide);
• alegerea unui fundal pentru foaia de lucru (Background);
• alegerea unei culori pentru eticheta foii de lucru (Tab Color).

Particularizarea formatului unei celule constă în crearea unor stiluri proprii de afişare a datelor prin modificarea modelelor existente sau prin crearea unora absolut noi. În funcţie de limba versiunii de Excel, se pot crea între 200 şi 250 de formate de numere particularizate.

Se pot specifica maxim 4 secţiuni de coduri pentru formatarea numerelor pozitive, negative, a zero-urilor şi a textului, în această ordine (formatarea textului este întotdeauna ultima). Cele 4 secţiuni sunt separate prin punct şi virgulă (“;”). Dacă sunt prezente doar 2 secţiuni, prima este folosită pentru numere pozitive şi zerouri, iar a doua pentru numere negative. Dacă este prezentă o singură secţiune, se va folosit pentru toate numerele. Pentru a sări o secţiune se introduce caracterul “;” din finalul acelei secţiuni.

#,###.00_);[Red](#,###.00);0.00;”text_explicativ”@

Zecimale şi cifre semnificative

Se pot folosi următoarele caractere pentru a formata modul particularizat de afişare a numerelor (cu sau fără zecimale).

Dacă un număr are mai multe cifre în stânga virgulei decât poziţii (simboluri) de substituire, cifrele vor fi afişate. În schimb, dacă numărul de zecimale este mai mare decât poziţiile de substituire specificate în formatul secţiunii, numărul va fi rotunjit.

Exemple:

Separator de mii

Dacă setările regionale (Regional Settings din Control Panel) sunt stabilite pe Engleză, virgula are rol de separator al miilor (iar punctul este separator de zecimale).

Exemple:

Culori

Pentru a seta culoarea pentru un număr pozitiv, negativ, zero sau text, la începutul secţiunii corespunzătoare se plasează între paranteze drepte (“[" şi "]“) numele culorii.

Culorile permise sunt: [Black] [Blue] [Cyan] [Green] [Magenta] [Red] [White] [Yellow]

Exemple:

Formatare condiţională

Este posibilă stabilirea culorilor de afişare în funcţie de îndeplinirea unei condiţii. Condiţia este formată dintr‑un operator de comparare şi un prag, iar specificarea condiţiei se face între paranteze drepte.

Exemple:

O formatare condiţională complexă a unei celule (font, chenare, culori de umplere particularizate în funcţie de îndeplinirea unei condiţii) se face din meniul Format-> Conditional Formatting.

Text şi spaţiere

Pentru a afişa text şi numere în aceeaşi celulă, textul se introduce între ghilimele duble (” “) sau, dacă e un singur caracter, acesta este precedat de backslash (“\”).

Următoarele caractere nu se preced prin semne de citare: $ – + / ( ) : ! ^ & ‘ ~ { } < > = (spaţiu)

Caracterul “@” (at sign sau a rond) introdus în secţiunea de formatare a textului indică locul în care apare (dacă există) informaţia de tip text din celulă.

Caracterul “_” (underscore) adaugă un spaţiu de mărimea unui caracter într-un format de număr. Este utilă introducerea lui pentru a alinia un număr pozitiv cu un număr negativ (introdus între paranteze).

Format particularizat	Număr introdus	Număr afişat
#_);(#)	45 -45

Caracterul “*” (asterisk) repetă următorul caracter din format pentru a umple automat celula, pe toată lăţimea ei.

Afişarea simbolurilor monetare

Este posibilă introducerea simbolurilor monetare în formatul particularizat al numerelor. Simbolurile care nu au corespondentă o tastă se pot introduce prin următoarele metode:

Copiere (Copy) şi lipire (Paste)

Simbolul se poate copia în Clipboard folosind:

• meniul Insert->Symbol din Microsoft Excel;
• alt program al suitei Microsoft Office, de exemplu Word;
• alt program al sistemului de operare Windows, de exemplu Character Map (Accesories->System Tools).

Simbolul se lipeşte apoi în fereastra de particularizare a formatului numărului.

Utilizarea unor combinaţii de taste (Shortcut)

Se poate introduce codul ASCII corespunzător simbolului dorit folosind tasta Alt şi cifrele din Numpad (tastele numerice din dreapta tastaturii, Num Lock trebuie să fie activ):

Vezi mai multe moduri de introducere a unui simbol (caracter special) în capitolul Inserare simbol.

Exemplu:

Aceste moduri particularizate sunt salvate în fiecare registru de lucru Excel. Pentru setări regionale general valabile în Windows se modifică opţiunile din Control Panel, secţiunea Regional Settings.

Afişare ca procent

Se adaugă simbolul procent (“%”) în formatul particularizat al numărului. Există două variante de lucru în afişarea valorii unei celule ca procent:

1. Dacă celula este formatată înainte de introducerea numărului, valoarea acestuia va fi afişată ca procent, aşa cum este introdusă.

Exemplu:

2. Dacă întâi se introduce numărul în celulă şi apoi se particularizează modul de afişare, rezultatul afişat va fi ca procent al numărului existent raportat la valoarea 1.

Exemplu:

Afişare în format ştiinţific

Pentru afişarea în format ştiinţific (Scientific) se adaugă “E+” sau “E-” în codul unei secţiuni.

Exemplu:

Afişare ca dată calendaristică (an, lună, zi)

Se poate particulariza modul de afişare a datelor calendaristice (diverse formate pentru zi, lună şi an) conform următoarelor coduri:

Numele zilelor şi lunilor depinde de setările regionale (Regional Settings din Control Panel).

Exemplu:

Afişare ca timp (oră, minut, secundă)

Se poate particulariza modul de afişare a timpului (diverse formate pentru secundă, minut şi oră) conform următoarelor coduri:

Dacă este prezent indicatorul “AM”, “A”, “PM” sau “P”, ora este formată pe un ceas de 12 ore, unde “AM” sau “A” indică orele de la miezul nopţii până la prânz, iar “PM” sau “P” indică orele de la prânz până la miezul nopţii.

Se pot specifica şi sutimi de secundă: după codul “ss” se introduce o virgulă, apoi cele 2 cifre pentru sutimi de secundă (pentru setări regionale English sutimile de secundă sunt separate de “ss” prin punct).

Exemplu:

Pentru a lucra cu mai mult de 24 de ore se introduce codul “[hh]” (altfel, în caz de depăşire a celor 24 ore, Excel reia numărătoarea de la ora 0).

Pentru a afişa numărul de minute sau secunde trecute de la miezul nopţii se folosesc expresiile [mm], respectiv [ss].

Exemplu:

Minute vs. Month

Codurile “m” şi “mm” vor avea semnificaţia de minut dacă apar imediat după “h” sau “hh” (codul pentru ore) sau imediat înainte de “s” sau “ss” (codul pentru secunde). În toate celelalte cazuri vor fi tratate ca luni (Month).

Meniu:    Insert -> Symbol

Meniul pentru introducerea caracterelor speciale nu este întotdeauna disponibil (de exemplu când se editează o formulă sau când se particularizează aspectul unei celule – meniul Format -> Cells -> Custom). În aceste cazuri, caracterul dorit este întâi copiat în Clipboard, după care se poate lipi (Paste) acolo unde nu este posibilă introducerea lui directă.

Fiecare font are propriile sale simboluri. Printre fonturile des utilizate pentru simbolurile conţinute se numără Symbol, Webdings şi familia de fonturi Wingdings.

Simbolurile pot fi:

• caractere ASCII care nu au o tastă corespondentă pe tastatură – caractere ASCII tipăribile cu codurile 32 – 255 (în zecimal) sau 20 – FF (în hexazecimal);
• caractere Unicode cu codurile hexazecimale între 0020 – FEFC (funcţie de tipul fontului şi caracterele implementate);
• caractere speciale.

ASCII (American Standard Code for Information Interchange) este un sistem de codificare a caracterelor bazat pe ordinea din alfabetul englez. Setul de caractere ASCII (codificat pe 7 biţi) conţine 128 de caractere: litere mari şi mici, cifre, elemente de punctuaţie şi coduri de control. Fiecare caracter este reprezentat de un număr (“codul ASCII“), prin intermediul căruia sistemele de calcul şi alte echipamente de comunicaţie (de exemplu dispozitivele mobile) stochează şi prelucrează informaţia de tip text. Vezi mai multe informaţii în capitolul Standardul ASCII pentru codificarea caracterelor.

Unicode este un format definit de către Unicode Consortium pentru codificarea, stocarea şi interpretarea informaţiilor stocate ca text. Scopul acestui standard este să codifice toate caracterele din toate limbile Pământului. Unicode a fost lansat în 1991 şi este în continuă dezvoltare (în 2011 a apărut versiunea Unicode 6.0). Unicode aduce în plus faţă de Estended ASCII, o plajă foarte largă de posibilităţi de codificare a tuturor caracterelor şi semnelor existente, precum şi spaţii de rezervă pentru dezvoltări ulterioare. Vezi mai multe informaţii în capitolul Standardul Unicode pentru codificarea caracterelor.

Caracterele speciale sunt câteva simboluri tipăribile şi unele caractere cu rol special în editarea textului (caractere netipăribile care ajustează distanţe între cuvinte, controlează despărţirea în silabe şi modul de trecere pe un nou rând).

Alte metode de inserare a unui caracter special (simbol)

În afara comenzii Symbol din meniul Insert există şi alte metode de introducere a unor caractere speciale:

1. Utilizarea unei combinaţii de taste (Shortcut)

Fiecare caracter are un cod exprimat în sistemul de numeraţie zecimal sau hexazecimal. Pentru a introduce un simbol direct în document se utilizează combinaţia de taste:

Alt + codul zecimal al caracterului obţinut prin tastarea cifrelor din Numpad

(Numpad este zona de taste din partea dreaptă a tastaturii – Num Lock trebuie să fie activ).

Câteva exemple de combinaţii de taste:

2. Funcţia Autocorrect

Meniu:    Tools -> AutoCorrect Options

Excel, ca şi alte componente ale suitei de programe Microsoft Office, oferă posibilitatea de corectare a greşelilor de tastare prin definirea unei secvenţe greşite de caractere, frecvent introdusă, şi a unei secvenţe corespondente corecte, care va fi introdusă automat în locul primei secvenţe (autocorecţie). Utilizând aceasta funcţionalitate se poate defini o secvenţă de caractere care să fie automat înlocuită (“corectată”) de un caracter special.

Ca exemple implicit definite în Excel sunt următoarele corespondenţe:

3. Copiere (Copy) şi lipire (Paste)

Meniu:    Edit -> Copy, Edit -> Paste

Clipboard (zona de memorie temporară) poate fi folosită pentru transferul caracterelor speciale nu numai între programe ale suitei Microsoft Office, ci şi între orice aplicaţii executate în sistemul de operare Windows (şi care oferă, evident, funcţii de selectare, copiere şi lipire a textului).

Character Map (Start -> Programs -> Accesories -> System Tools) este aplicaţia Windows dedicată vizualizării fonturilor instalate, căutării caracterelor (inclusiv a celor speciale) pe baza codului Unicode şi transferului acestora spre alte aplicaţii.

Deoarece nu este un program dedicat editării textului, Excel nu permite introducerea prin comenzi directe a unor liste marcate sau numerotate (aşa cum era meniul Bullets and Numbering din Word). Există totuşi următoarele metode de a crea aceste liste:

Liste marcate

- se introduce un simbol prin metodele prezentate în capitolul Inserarea caracterelor speciale (simboluri). Pentru un bullet clasic (simbolul • ) se poate folosi combinaţia de taste Alt+0149 (tastele numerice de pe Numpad) atunci când suntem în modul de editare a celulei (pentru a intra în acest mod de lucru se apasă tasta F2 sau se dă dublu clic pe celulă sau un clic în bara de formule). Alte combinaţii de taste: Alt+1…Alt+9 (tastele de pe Numpad). Pentru alte simboluri se accesează meniul Insert->Symbol (forme des întâlnite ca bullets se află în subseturile Unicode Geometric Shapes sau Miscellaneous Dingbats).
- celula se multiplică în jos, păstrându-se astfel simbolul introdus în celula sursă. Ulterior se introduc textele în fiecare celulă a listei marcate.

După caz, se poate crea o listă numerotată în interiorul unei singure celule: în modul de editare, la sfârşitul rândului se tastează Alt+Enter în loc de Enter, astfel încât cursorul va trece pe următorul rând în cadrul aceleiaşi celule.

O altă metodă de a crea celule cu aspect de listă marcată este formatarea particularizată (meniul Format‑> Cells -> Custom). Dacă în caseta Type se introduce expresia “● @” (fără ghilimele), Excel va introduce automat simbolul ● la începutul fiecărei celule astfel formatată.

Exemplu:

Liste marcate

În coloana A s-a introdus simbolul • în fiecare celulă.

Celula B1 conţine 3 rânduri (la sfârşitul fiecărui rând s-a tastat Alt+Enter); s-a introdus pe fiecare rând simbolul ●

Coloana C a fost formatată particularizat: din meniul Format‑>Cells->Custom s-a ales formatul “♦ @”. Celula C4 conţine textul “elem4″, afişat ca “♦ elem4″.

Liste numerotate

Crearea unei liste numerotate în Excel se poate face prin:

- numerotarea automată, liniară, a celulelor, prin glisarea indicatorului de umplere sau definirea unei serii liniare (meniul Edit->Fill->Series);
- utilizarea unor funcţii de numărare (COUNT, COUNTA) pentru stilul 1,2,3 sau funcţii de text (CHAR) pentru stilul a,b,c;
- particularizarea aspectului celulei (meniul Format‑> Cells -> Custom);
- crearea unor liste particularizate (Custom Lists)

Exemplu:

Liste numerotate

Numerele consecutive din coloana A au fost obţinute trăgând în jos de indicatorul de umplere al domeniului de celule A1:A2 (Excel a numărat automat în continuare).

Coloana C a fost obţinută similar cu coloana A şi în plus s-a particularizat aspectul celulelor (din meniul Format‑>Cells->Custom) cu tipul (Type) “#)”.

În celula E1 s-a introdus textul “a)”, iar în E2 formula =CHAR(CODE(E1)+1), obţinându-se “b)”. S-a glisat apoi în jos indicatorul de umplere al celulei E2, formula fiind aplicată în E3 şi E4 cu ajustarea referinţelor relative.

Coloanele G şi I au fost obţinute prin crearea unor liste particularizate (Custom Lists) care conţin textele “a,b,c,d”, respectiv “i), ii), iii), iv)”. Dezavantajul îl reprezintă limitarea listei la aceste 4 elemente; pentru o listă cu mai multe elemente s-ar relua numerotarea de la primul element al listei.

Meniu:    Tools -> Options | Custom Lists |

Se pot crea liste particularizate cu texte care se repetă după un anumit model (o anumită ritmicitate), astfel încât să fie uşor de creat, mai ales dacă sunt des utilizate. Elementele introduse în aceste liste pot fi preluate din foaia de lucru sau introduse manual în caseta List entries. Dacă un text dintr-o celulă se regăseşte într-o listă particularizată, Excel va introduce elementele acelei liste atunci când se face umplerea automată (în loc de a repeta textul, aşa cum ar face în lipsa unei liste).

Listele pot fi formate doar din texte sau combinaţii de texte cu cifre (nu doar cifre). Pentru a crea totuşi o listă particularizată de numere există următoarea metodă:

1. Se selectează celulele care vor conţine elementele listei şi se formatează ca fiind de tip Text (Format‑>Cells).
2. Se introduc numerele în celulele respective (avertizarea “Number stored as text” poate fi ignorată)
3. Se defineşte o listă particularizată având ca sursă celulele respective. Dacă într-o celulă se regăseşte un număr din această listă, umplerea automată se va face folosind elementele listei.

Excel conţine implicit câteva liste predefinte formate din lunile anului şi zilele săptămânii, în diverse formate. Ştergerea unei liste particularizate create de utilizatori se face din acelaşi meniu Tools -> Options, tab-ul Custom Lists (listele implicite nu pot fi şterse).

Exemplu:

Creăm o listă particularizată formată din textele: “sda”, “metc”, “ccp”, “be2″, “sb”, “si”. Dacă într-o celulă a foii de lucru introducem textul “be2” şi glisăm indicatorul de umplere, acesta va completa celulele cu următoarele elemente ale listei, în ordinea stabilită (“sb“, “si“, “sda“, …). Dacă lista nu exista, Excel ar fi umplut celulele cu textele “be3“, “be4“, …

Meniu: Edit -> Fill

Excel facilitează completarea automată a unui domeniu de celule cu date care se repetă într-un anumit format. Se pot completa automat următoarele tipuri de date:

• text şi constante numerice;
• date calendaristice şi timpi consecutivi;
• serii de numere în progresie aritmetică / geometrică sau serii particularizate de date calendaristice / timpi;
• formule;
• liste predefinite (Custom Lists) cu informaţii de tip text.

În operaţia de umplere automată (Fill) se pot folosi comenzile din meniul Edit -> Fill sau indicatorul de umplere (fill handle) care apare în colţul din dreapta-jos al oricărei celule.

Umplere cu text şi constante numerice

Cu indicatorul de umplere:

1. Se selectează celula de început, care conţine textul sau numărul care trebuie multiplicat.
2. Se trage de indicatorul de umplere în direcţia dorită (stânga/dreapta pentru umplere pe linie, respectiv sus/jos pentru umplere pe coloană.

Din meniu:

1. Se selectează domeniul de celule care trebuie umplut (linie sau coloană), păstrând celula cu datele sursă la una din margini (stânga/dreapta, respectiv sus/jos).
2. Din meniul Edit -> Fill -> Down / Right / Up / Left corespunzător se umple domeniul de celule selectat.

Exemple:

1. În celula C3 avem textul “text”. Dacă se trage de indicatorul de umplere pe linie sau coloană, celulele A3..E3, respectiv C1..C5, vor conţine acelaşi text, “text”.

2. În celula C3 avem numărul 100. Dacă se trage de indicatorul de umplere pe linie sau coloană, celulele A3..E3, respectiv C1..C5, vor conţine acelaşi număr, 100.

Fill text

Fill număr

Umplere cu date calendaristice şi timpi

Cu indicatorul de umplere:

Modul de lucru este ca la umplerea cu text / constante numerice, cu observaţia că Excel creează liste consecutive de date calendaristice / timpi, în funcţie de direcţia în care se trage cu mouse-ul:

- descrescătoare dacă se trage în sus (pe coloană) sau la stânga (pe linie);
- crescătoare dacă se trage în jos (pe coloană) sau la dreapta (pe linie).

Pentru a multiplica aceeaşi dată sau acelaşi timp, se ţine tasta Ctrl apăsată în timp ce se trage de indicatorul de umplere.

Din meniu:

Modul de lucru este ca la umplerea cu text / constante numerice. Excel nu creează liste în acest caz, ci multiplică informaţia din celula sursă.

Exemple:

1. În celula C3 avem data 01.08.2011. Dacă se trage de indicatorul de umplere, celulele vor conţine:

- pe linie: A3: 30.07.2011, B3: 31.07.2011, D3: 02.08.2011, E3: 03.08.2011

- pe coloană: C1: 30.07.2011, C2: 31.07.2011, C4: 02.08.2011, C5: 03.08.2011

2. În celula C3 avem ora 09:00. Dacă se trage de indicatorul de umplere, celulele vor conţine:

- pe linie: A3: 07:00, B3: 08:00, D3: 10:00, E3: 11:00

- pe coloană: C1: 07.00, C2: 08:00, C4: 10:00, C5: 11:00

Fill dată calendaristică

Fill timp

Serii de numere în creşteri liniare / exponenţiale sau serii particularizate de date calendaristice / timpi

Cu indicatorul de umplere:

Pentru a defini o progresie aritmetică sau o serie particularizată de date calendaristice/timpi sunt necesare 2 informaţii:

- valoarea de start
- pasul (raţia)

Dacă se selectează 2 celule, nu neapărat adiacente, atunci pasul va fi dat de diferenţa dintre ele. Trăgând cu butonul stâng al mouse-ului de indicatorul de umplere al domeniului de celule selectate, următoarele celule se vor umple cu informaţii calculate în funcţie de celula de start, pas şi forma selecţiei iniţiale.

Exemple:

În figura de mai jos s-au evidenţiat celulele de start (au fost îngroşate – bold) şi domeniul de celule care s-a multiplicat (cu galben). Umplerea automată s-a făcut pe coloane.

Fill serie de date

- dacă A1=1 şi A2=5, trăgând de indicatorul de umplere al domeniului A1:A2 în jos vom avea A3=9, A4=13, …
- dacă B1=-1 şi B3=5, trăgând de indicatorul de umplere al domeniului B1:B3 în jos vom avea B4=11, B6=17, …
- dacă C1=01.08.2011 şi C2=08.08.2011, Excel va număra din 7 în 7 zile
- dacă D1=00:00 şi D2=03:00, trăgând de indicatorul de umplere al domeniului D1:D3 în jos vom avea D4=06:00, D5=09:00, …
- dacă E1 conţine “text1″, prin tragere în jos textul va deveni text2, text3, …
- dacă F1=”1 ian” şi F2=”1 mar”, Excel va număra din 2 în 2 luni (1 mai, 1 iul, …)
- dacă G1 conţine textul “1st”, trăgând de indicatorul de umplere al domeniului G1:G2 în jos vom avea în G3 textul “2nd”, în G5 textul “3rd” etc.

Din meniu:

Pentru a defini un anumit tip de evoluţie a datelor (progresie aritmetică, geometrică sau o serie de date calendaristice) se foloseşte meniul Edit -> Fill -> Series. Se introduce într-o celulă valoarea de start a seriei şi selectează domeniul de celule unde trebuie inserată seria. Dacă se impune în fereastra Series valoarea de oprire a seriei (Stop value), datele vor fi introduse automat până la această valoare, chiar dacă selecţia de celule este mai mare. Dacă selecţia de celule este mai mică decât valoarea de oprire, introducerea automată se va opri la dimensiunea selecţiei.

Excel detectează automat orientarea datelor selectate (pe linie sau pe coloană) şi dacă sunt de tip dată calendaristică sau numerice. Se pot introduce:

• o progresie aritmetică (Linear), caracterizată prin diferenţa constantă între 2 termeni consecutivi (raţia progresiei aritmetice). Pasul este adăugat la valoarea de pornire, după care se adaugă fiecărei valori următoare.
• o progresie geometrică (Growth), caracterizată prin raportul constant între 2 termeni consecutivi (raţia progresiei geometrice). Pasul este înmulţit cu valoarea de pornire; produsul rezultat este înmulţit din nou cu pasul şi aşa mai departe, până la ultimul element.
• o serie de date calendaristice exprimate în zile, zile de lucru (Weekday), luni sau ani;
• umplere cu aceeaşi valoare (AutoFill).

Pentru toate cazurile se pot specifica pasul (raţia) progresiei şi valoarea de oprire.

Atât în metoda utilizării indicatorului de umplere, cât şi din fereastra Series, este posibilă analiza tendinţelor (Trend) pentru o creştere liniară sau exponenţială. Dacă avem 3 sau mai multe celule selectate (pentru a mări precizia):

• dacă se glisează cu butonul stâng al mouse-ului indicatorul de umplere al celor 3 celule selectate, se realizează completarea valorilor pentru cea mai potrivită tendinţă lineară;
• dacă se glisează cu butonul drept al mouse-ului indicatorul de umplere al celor 3 celule selectate, din meniul contextual se poate alege completarea valorilor pentru o tendinţă lineară (Linear Trend) sau exponenţială (Growth Trend). În funcţie de valorile introduse şi sensul în care se glisează, seriile pot fi crescătoare sau descrescătoare.

Pentru a extinde analiza datelor complexe şi neliniare există în Excel următoarele posibilităţi:

• funcţii statistice pentru valori predictabile (preconizate): FORECAST, TREND, GROWTH, LINEST, LOGEST;
• analize complexe de regresie utilizând pachetul Data Analysis (un add-in care se găseşte în meniul Tools)

Formule

O caracteristică importantă a Excel constă în posibilitatea de a folosi referinţe relative la celule şi de a multiplica formulele între mai multe celule sau foi de lucru păstrându-se aceste referinţe relative.

Dacă o celulă conţine o formulă cu referinţe la alte celule, prin glisarea indicatorului de umplere, formula va fi multiplicată pe întregul domeniu de celule selectate, ajustându-se automat referinţele relative sau mixte la celule.

Fill formula

Exemplu: dacă în celula B1 avem formula =A1:

• prin tragerea indicatorului de umplere în jos vom avea: în celula B2 formula =A2, în B3 formula =A3 etc.
• prin tragerea indicatorului de umplere spre dreapta vom avea: în celula C1 formula =B1, în D1 formula =C1 etc.

Meniu: Tools -> Goal Seek

Este o funcţie de analiză folosită atunci când se cunoaşte rezultatul dorit al unei formule şi se doreşte aflarea valorii de intrare care ar duce la acel rezultat. Excel ajustează valorile din celula de intrare până când se obţine la ieşire valoarea impusă (dorită).

Exemplu:

Pentru un credit de 100.000 lei luat pe o perioadă de 240 luni (20 ani), la o dobândă anuală de 10,65%, rata lunară este 1008,48 lei. Ce sumă pot împrumuta în aceleaşi condiţii (dobândă, perioadă), dacă doresc să plătesc o rată lunară de 900 lei?

În B4 avem formula: =PMT(B3/12;B2;B1). Folosim Goal Seek pentru a afla cât trebuie să fie celula B1 (suma împrumutată) pentru a avea o rată lunară (celula B4) de 900 lei.

Goal Seek

Funcţia Goal Seek returnează valoarea 89.244 (lei)  pentru suma care poate fi împrumutată.

Meniu: Tools -> Options |Calculation| -> Accept labels in formulas

Etichetele (Labels) sunt reprezentate de capetele liniilor sau coloanelor, care descriu semnificaţia datelor introduse în celule. Aceste etichete pot fi folosite în formule pentru identificarea celulelor într-o manieră mai uşor de înţeles. Implicit Excel nu acceptă utilizarea etichetelor în formule, de aceea trebuie activată opţiunea din meniul de mai sus.

=SUM(Produs1)
va afişa 36 (suma pe coloana B, etichetată “Produs1″)

=MAX(Februarie)
va afişa 22 (maximul pe linia 3, etichetată “Februarie”)

=Ianuarie Produs3
va afişa 20, adică intersecţia liniei 2, etichetată “Ianuarie”, cu coloana D, etichetată “Produs3″

În situaţia etichetelor stratificate (mai multe niveluri de etichete), pentru a identifica datele va trebui specificat fiecare nivel, de la nivelul superior spre cel inferior. Astfel, pentru date pe coloane nivelul scade de sus în jos, iar pentru date pe linii, nivelul scade de la stânga la dreapta.

=SUM(2010 Produs2)
va afişa 17 (suma celulelor din coloana C, etichetată “Produs2″, eticheta părinte “2010″)

=SUM(2011 Produs2)
va afişa 30 (suma celulelor din coloana F, etichetată “Produs2″, eticheta părinte “2011″)

=2010 Produs3 Ianuarie
va afişa 20, adică intersecţia coloanei D, etichetată “Produs3″ (eticheta părinte “2010″) cu linia 3, etichetată “Ianuarie”

=Ianuarie 2011 Produs1
va afişa 11, adică intersecţia liniei 3, etichetată “Ianuarie”, cu coloana etichetată “Produs1″ (eticheta părinte “2011″)

=SUM(Martie 2010 Produs1; Martie 2010 Produs2; Martie 2010 Produs3)
va afişa 44 (suma celulelor B5, C5 şi D5)

Meniu:    Insert -> Name
Caseta Name Box (în stânga barei de formule)

O constantă, o celulă, un grup de celule sau o formulă pot avea un nume descriptiv (Name) util în formule pentru a identifica mai uşor un anumit operand. Este mai comod de folosit şi uşor de înţeles o formulă în care avem un operand denumit dobândă, decât o referinţă la o celulă care nu spune foarte mult despre semnificaţia ei.

Numele ales pentru o celulă:

• trebuie să înceapă cu o literă, “_” (underscore) sau “\” (backslash). Celelalte caractere din nume pot fi litere, cifre, “.” (period) sau “_”.
• numele nu pot conţine spaţii şi nu pot fi referinţe la alte celule (nume precum “A1″ sau “$B$10″ nu sunt permise);
• poate avea maxim 255 caractere;
• nu este case sensitive.

Un nume pentru o celulă sau o selecţie de celule (chiar şi neadiacente) dintr-o foaie de lucru se stabileşte rapid din caseta Name Box (aflată în stânga barei de formule). Se selectează celulele dorite şi se introduce un nume în această casetă. Pentru a selecta zone de celule neadiacente se procedează astfel: se selectează prima zonă continuă de celule, apoi se apasă Ctrl + tragere cu mouse-ul pentru a selecta următoarea zonă de celule.

Caseta Name Box pentru o celulă Pentru celula B2 s-a ales numele “nume1″. Se va putea scrie o formulă: =10+nume1

Caseta Name Box pentru un domeniu de celule Pentru domeniul de celule A1..C4 s-a ales numele “zona1″. Se va putea scrie o formulă: =SUM(zona1)

Caseta Name Box poate fi folosită pentru:

• saltul direct la o anumită celulă (se introduce referinţa ei, de exemplu: A100);
• selectarea unui domeniu de celule (se introduce referinţa la domeniu, de exemplu: A1:A100);
• saltul direct la o celulă/zonă căreia i s-a atribuit un Nume (se alege din lista derulantă sau se introduce de la tastatură numele căutat).

Un nume definit poate fi apelat atât în foaia de lucru curentă, cât şi din alte foi de lucru (referinţă 3-D) sau alte registre de lucru (referinţă externă).

Definirea unui nume pentru o constantă

Folosind meniul Insert -> Name -> Define se poate defini un nume pentru o constantă astfel: se introduce în caseta Names in workbook numele dorit pentru constantă, iar în caseta Refers to: valoarea acesteia.

Nume pentru o constantă

Definirea unui nume pentru o celulă

Folosind meniul Insert -> Name -> Define se poate defini un nume pentru o celulă astfel: se introduce în caseta Names in workbook numele dorit pentru celulă, iar în caseta Refers to: referinţa absolută la aceasta.

Nume pentru o celulă

Definirea unui nume pentru mai multe celule, de pe foi diferite

Folosind meniul Insert -> Name -> Define se poate defini un nume pentru un domeniu de celule situate pe mai multe foi de lucru (referinţă 3-D): se introduce în caseta Names in workbook numele dorit pentru domeniul de celule, iar în caseta Refers to: se dă clic pe celula de start din prima foaie, apoi Shift + clic pe celula finală din ultima foaie.

Nume pentru celule pe foi diferite (referinţă 3-D)

Definirea unui nume pentru o formulă

Folosind meniul Insert -> Name -> Define se poate defini un nume pentru o formulă astfel: se introduce în caseta Names in workbook numele dorit pentru formulă, iar în caseta Refers to: expresia acesteia.

Nume pentru o formulă

Meniu:    Format -> Conditional Formatting

Excel poate aplica un format specific celulelor care îndeplinesc o anumită condiţie impusă de utilizator, astfel încât celulele respective să iasă în evidenţă şi să poată fi uşor identificate. Dacă nu mai este îndeplinită condiţia impusă, celula revine la formatul existent, iar formatarea condiţională va fi reaplicată atunci când condiţia va fi din nou îndeplinită.

Aplicarea unor formate condiţionale nu se poate face pentru un registru de lucru partajat (Shared Workbook), însă se păstrează dacă au fost aplicate înainte de partajarea registrului.

Evidenţierea celulelor constă în stabilirea:

• unui stil, tip de subliniere, efect sau a unei culori pentru font;
• unui stil, unei culori şi a marginilor pentru chenare (Border);
• unei culori şi a unui model pentru culoarea de umplere a celulei (Patterns).

Se pot stabili maxim 3 criterii de formatare pentru o celulă. Dacă mai multe condiţii sunt adevărate, Excel aplică formatarea specificată în prima condiţie îndeplinită.

Conditional Formatting

Ca şi criterii de comparare se pot introduce:

• o valoare (număr, text sau valoarea din altă celulă);
• o formulă.

Pentru a utiliza o valoare drept criteriu de formatare:

1. în fereastra Conditional Formatting se alege Cell Value Is;
2. se alege operatorul de comparare dintre cele disponibile: between, not between, equal to, not equal to, greater than, less than, greater than or equal to, less than or equal to;
3. se introduce valoarea cu care se compară (pentru operatorii care specifică un interval de valori – de exemplu between – se introduc cele două valori limită);
4. se stabileşte un format condiţional pentru celulă;
5. se adaugă dacă este nevoie o nouă condiţie (Add) şi se repetă paşii 1-4 (maxim 3 condiţii) sau paşii 1-3 de mai jos (Formula drept criteriu de formatare).

Exemple:

Pentru a utiliza o formulă drept criteriu de formatare:

1. în fereastra Conditional Formatting se alege Formula Is;
2. se introduce formula al cărei rezultat va fi evaluat. În funcţie de valoarea TRUE sau FALSE a evaluării se va aplica formatul condiţional stabilit.
3. se stabileşte un format condiţional pentru celulă;
4. se adaugă dacă este nevoie o nouă condiţie (Add) şi se repetă paşii 1-3 (maxim 3 condiţii) sau paşii 1-4 de mai sus (Valoare drept criteriu de formatare).

Exemple:

Exemplu: Dorim să formatăm condiţional toate celulele de pe coloana B dacă valoarea din celula A1 este negativă. Se selectează toată coloana B (clic pe litera B din capătul coloanei) şi se introduce:

Formula Is =$A$1<0

Se stabileşte un format condiţional. Dacă în celula A1 se introduce un număr negativ, toată coloana B va avea formatul condiţional specificat.

Exemplu: Dorim să evidenţiem celulele din intervalul A1:A10 a căror valoare este mai mare decât media tuturor celulelor de pe coloana A. Se selectează celulele A1:A10 şi în celula A1 se introduce:

Formula Is =A1>AVERAGE(A:A)

Dacă valoarea din celula A1..A10 este mai mare decât media aritmetică a tuturor celulelor de pe coloana A, respectiva celulă va avea formatul condiţional specificat.

Echivalenţa între cele 2 criterii de formatare condiţională

Dacă dorim să formatăm condiţional celula B1 putem folosi echivalenţele:

Pentru a găsi toate celulele care conţin formate condiţionale: meniul Edit -> Go to |Special| -> Conditional formats.