itasistenta blog

Prezentare (Slide show)

Prezentarea Powerpoint este stocată într-un fişier cu extensia .ppt (sau .pps) şi este constituită din unul sau mai multe diapozitive (slides) rulate într-o anumită ordine.

Diapozitiv (Slide)

Componenta de bază a unei prezentări Powerpoint este diapozitivul. Acesta corespunde unei pagini (unui ecran) al prezentării. Un slide poate conţine orice tip de obiect disponibil în Office sau, prin tehnologia OLE (Object Linking and Embedding), orice document accesibil în Windows.

Slide-ul poate conţine text, tabele, obiecte grafice (diagrame, text artistic, imagini, desene, organigrame, grafice), fişiere audio şi video, alte tipuri de obiecte (în funcţie de aplicaţiile instalate în sistem), legături către diverse tipuri de documente ale pachetului Office (documente Word, foi de calcul Excel, baze de date Access etc.) sau către orice alt tip de fişier din sistem.

Operaţiile posibile cu slide-urile unei prrezentări:

• adăugare slide nou:
  • slide gol – meniul Insert -> New Slide
  • slide-uri din alte prezentări Powerpoint sau pagini web – meniul Insert -> Slides from Files
  • prin conversie automată din alte formate de fişiere – documente Word (.doc), Text îmbogăţit (Rich Text Format .rtf), Text plan (.txt) sau Pagini web (.htm, .html)
• ştergere (Cut sau tasta Delete)
• ascundere - meniul SlideShow -> Hide Slide
• schimbarea ordinii (prin drag&drop cu mouse-ul)
• multiplicare prin Copy & Paste sau din meniul Insert -> Duplicate Slide

Structura diapozitivului (Slide Layout)

Modul de organizare a elementelor de pe un diapozitiv constituie layout-ul său. Există mai multe modele predefinite, cu diverse combinaţii de obiecte ce se pot insera (tabele, grafice, text artistic, imagini, diagrame, organigrame sau elemente multimedia) – meniul Format -> Slide Layout.

Proiectarea diapozitivului (Slide Design)

Permite particularizarea diferitelor elemente existente pe un slide.

Şabloane (Design Templates)

Permite aplicarea unui anumit fundal (imagine grafică) pentru diapozitivul curent sau pentru toate diapozitivele din prezentare – meniul Format -> Slide Design | Design Templates.

Scheme de culori (Color Schemes)

Pentru un şablon se pot aplica seturi de culori predefinite sau se pot particularize aceste culori pentru diverse elemente (fundal, chenar, text, hyperlink-uri, etc.) – meniul Format -> Slide Design | Color Schemes.

Scheme de animaţii (Animation Schemes)

Aplicarea unui tip de animaţie predefinit pentru toate diapozitivele din prezentare – meniul Format -> Slide Design | Animation Schemes

Fundal (Background)

Aplicarea unei culori sau unui efect de umplere (gradient, textură, imagine) pe fundalul unuia sau tuturor diapozitivelor – meniul Format -> Background

Diapozitivul principal (Slide Master)

Este un element în care se stochează informaţii generale despre şablon: fonturi, stiluri, dimensiunile şi poziţiile diverselor obiecte din slide, fundalul şi culorile. Scopul acestui diapozitiv este de a permite utilizatorului realizarea unor modificări globale, la nivelul întregii prezentări. Orice modificare efectuată asupra proprietăţilor unui element din master slide se va propaga la toate diapozitivele din prezentare, precum şi la cele adăugate ulterior.

Principalele facilităţi ale programului Microsoft Powerpoint 2003

• Animaţii (Animation) - se pot adăuga diverse efecte de animaţie (apariţie, deplasare, dispariţie), cu diverse proprietăţi.
• Acţiuni (Action Settings) – la clic pe obiect sau plasarea indicatorului mouse-ului pe un obiect se poate defini o acţiune:
  • hyperlink (legătură) către diverse destinaţii: un anumit slide, un alt fişier de pe disc sau chiar o adresă de Web;
  • executarea unui program sau a unor macro-comenzi.
• Tranziţii (Transitions) – efecte de animaţie la trecerea (tranziţia) de la un slide la altul. La acest capitol se pot insera temporizări (trecerea automată, după un număr de secunde, de la un slide la altul – implicit trecerea se face la click de mouse), se poate modifica viteza de tranziţie şi sunetul care să însoţească efectul.

Moduri de vizualizare

Se activează din meniul View.

Normal

Este modul implicit de editare a unui slide.

Slide sorter

Permite o vedere de ansamblu asupra întregii prezentări (slide-urile sunt văzute în miniatură şi sunt facilitate acţiuni la nivel general: operaţii cu slide-urile, modificarea formatului întregii prezentări, scheme de animaţii, tranziţii).

Slide Show

Este modul de vizualizare în care prezentarea este expusă audienţei, pe întregul ecran (meniul SlideShow -> View Show). Prezentarea rulează conform specificaţiilor (meniul SlideShow -> Set Up Show) şi timpilor alocaţi fiecărui slide. Toate elementele funcţionează conform opţiunilor setate. În acest mod de vizualizare sunt permise:

• navigarea înainte-înapoi şi saltul la un anumit slide din prezentare;
• terminarea prezentării;
• activarea unui mod de lucru în care sunt permise evidenţieri, desene, sublinieri etc.

Notes Page

În acest mod de vizualizare se pot introduce informaţii suplimentare (rezumat, ale notiţe, etc.) despre ideile expuse (vizibile în acest mod de lucru în partea de jos a slide-ului). Notiţele nu sunt vizibile în celelalte moduri de lucru, fiind utile însă prezentatorului atunci când prezentarea rulează pe două monitoare / ecrane: unul al autorului şi unul pentru audienţă. Pentru activarea acestei facilităţi este necesar hardware special (placă video cu suport pentru două monitoare).

Alte facilităţi ale programului Powerpoint

Package for CD – permite “împachetarea” prezentării, împreună cu fişierele legate şi cu alte resurse (fonturi, un program pentru vizualizarea prezentării, etc.) pe un CD sau într-un folder, astfel încât prezentarea să poată fi rulată pe orice calculator cu sistem Windows modern, fără a fi nevoie de programul Powerpoint instalat.

Inserare elemente multimedia (sunet, filme) – meniul Insert -> Movies and Sounds

Planificarea timpilor – meniul SlideShow -> Rehearse Timings

Înregistrarea textului - meniul SlideShow -> Record Narration

Workbook

Registrul (fişierul) de lucru stochează datele ce vor fi prelucrate. Acesta poate conţine una sau mai multe foi de lucru (worksheet), ceea ce permite organizarea a diferite tipuri de informaţii într-un singur fişier (workbook).

Worksheet

Foaia de lucru (worksheet) poate fi o matrice de celule (Cells) cu date, o reprezentare grafică (Chart), o secvenţă de comenzi macro sau o fereastră de dialog. Foile de lucru apar în partea stânga-jos a ecranului sub formă tabulară. Sunt permise următoarele operaţii asupra foilor de lucru (prin clic dreapta pe numele foilor):

• adăugare (sau din meniul Insert->Worksheet)
• ştergere
• redenumire (sau din meniul Format->Sheet ->Rename)
• schimbarea ordinii foilor (prin tragerea cu mouse-ul)
• copierea sau mutarea în alt fişier Excel
• marcarea cu o culoare
• gruparea a două sau mai multe foi de calcul pentru completarea simultană a datelor în tot grupul
• ascunderea / afişarea unei foi de calcul (din meniul Format->Sheet->Hide / Unhide)

Row

Rândurile sunt numerotate cu cifre arabe care apar în partea stângă a ecranului. Excel 2003 are 65.536 rânduri.

Column

Coloanele sunt identificate prin litere (una sau combinaţii de două litere, de la A la Z, apoi AA, AB, …, HZ, IA până la IV). Sunt 256 coloane într-o foaie de lucru Excel.

Cell

Celula este unitatea elementară cu care operează programele de calcul tabelar. Intersecţia unui rând (Row) cu o coloană (Column) determină o celulă, identificată în mod unic de adresa ei. Celula poate conţine date alfanumerice (numere, text, caractere speciale), formule de calcul, funcţii.

Address

Adresa unei celule conţine informaţii pentru identificarea unică a celulei. Ea este alcătuită din:

• litera sau combinaţia de litere ce desemnează coloana;
• numărul ce identifică rândul în care figurează celula.

Exemplu: A1

Range

Zona (domeniul) este un grup de celule adiacente situate pe mai multe rânduri sau coloane. O zonă poate avea doar formă dreptunghiulară sau pătrată, celulele dintr-o zonă fiind prelucrate simultan, în acelaşi mod. Termenul Range se foloseşte pentru a indica adresa zonei, sub forma:

adresa_start:adresa_stop

unde adresa_start este adresa celulei din colţul stânga-sus al zonei (celula de început), iar adresa_stop este adresa celulei din colţul dreapta-jos al zonei (celula finală). Cele două adrese sunt separate prin operatorul “:” (două puncte).

Exemple:

Referinţe relative, referinţe absolute, referinţe mixte

La crearea unei formule se foloseşte de obicei referinţa relativă a unei celule sau a unui domeniu de celule (la copierea formulei în altă celulă, Excel va adapta adresele celulelor implicate în prima formulă, relativ la noua poziţie). Pentru ca referinţele să rămână neschimbate la copierea formulelor se foloseşte referinţa absolută prin inserarea în adresa celulei a caracterului $ în faţa liniei şi coloanei. Referinţa mixtă presupune păstrarea fixă doar a liniei sau doar a coloanei din adresa unei celule.

Exemplu: adresa celulei A5 (în referinţă relativă) se va transforma în

• $A$5 în referinţă absolută;
• $A5 sau A$5 în referinţă mixtă.

Referinţe 3-D, referinţe externe, referinţe  la distanţă

Referinţele pot accesa celule nu numai din foaia de lucru curentă, ci şi din alte locaţii: din altă foaie a fişierului de lucru curent (referinţă 3-D), o foaie de lucru din alt fişier Excel (referinţă externă) sau chiar date din alte aplicaţii (referinţe la distanţă).

Exemple:

• Sheet1!$A$2 – referinţă 3-D pentru accesarea celulei A2 din foaia de lucru Sheet1 a documentului curent
• ‘c:\[fisier.xls]Sheet1′!$A$2 – referinţă externă pentru accesarea celulei A2 din foaia de lucru Sheet1 a documentului fisier.xls aflat în rădăcina drive-ului C:

Formule

Formulele sunt expresii prin intermediul cărora se realizează calcule matematice cu datele din celulele foii de lucru. Marcarea conţinutului unei celule ca formulă se face introducând semnul “=” la începutul celulei. Excel va evalua formula şi va afişa în celulă direct rezultatul ei.

O formulă se poate compune din:

- operatori

Formula este evaluată de la stânga la dreapta. Ordinea operatorilor este dată descrescător în tabelul de mai jos:

În orice formulă se pot folosi paranteze rotunde pentru a modifica precedenţa implicită a operatorilor.

- operanzi

• constante numerice:
  • numere întregi sau reale, cu sau fără semn (maxim 15 cifre). Numerele pot fi reprezentate cu parte întreagă şi fracţionară (exemplu: 1,234) sau în format ştiinţific, de forma a,bbbE(+/-)cc (exemplu 1,23E+00). Un număr poate conţine şi caracterele cu o semnificaţie specială din tabelul de mai jos.
  • dată calendaristică şi timp

• şiruri de caractere alfanumerice – litere, cifre, caractere speciale, toate plasate între ghilimele (maxim 256 caractere)
• logice - TRUE sau FALSE (se scriu ca atare sau pot rezulta din evaluarea unor expresii logice)

• variabile
  • referinţe (adrese de celule, nume sau etichete)
  • funcţii (Functions)

O formulă poate avea numai un operand sau numai o funcţie.

Exemple:

=10

=EXP(2)

Când o formulă este introdusă greşit sau rezultatul ei nu poate fi calculat se afişează mesajul #VALUE!.

Funcţii (Functions)

Funcţiile se folosesc pentru realizarea unor calcule complexe, ce nu s-ar putea efectua în mod uzual folosind operatorii şi operanzii tipici. Utilizatorul poate folosi numeroasele funcţii predefinite în Excel, dar îşi poate crea şi propriile funcţii.

Funcţiile se pot introduce direct în celulă sau în Bara de formule. Un mesaj informativ (tooltip) ajută utilizatorul la modul de introducere a argumentelor funcţiei. Accesarea listei de funcţii predefinite se face din butonul Insert Function, meniul Insert->Function sau combinaţia de taste Shift+F3. Fereastra ce apare prezintă pe scurt scopul funcţiei, modul de introducere a argumentelor şi face un calcul rapid al rezultatului în momentul în care se introduc argumentele.

Forma generală a unei funcţii este:

nume_funcţie (argument1; argument2; …)

unde:
nume_funcţie – este un nume unic, compus din două sau mai multe caractere;
argumente – un argument sau o listă de argumente, introduse într-o ordine predefinită şi respectând o anumită structură.

Argumentele unei funcţii pot fi: constante, referinţe la celule sau zone de celule, etichete, matrice de celule sau chiar alte formule şi funcţii (se pot realiza maxim 7 niveluri de funcţii imbricate). Câteva dintre funcţiile Excel uzuale:

Label, Name

În apelarea celulelor, în locul adresei (adreselor) se pot folosi etichete (Label) sau nume (Name) pentru a se uşura specificarea celulelor implicate în formulă.

Exemple:

Pentru Etichete (dacă opţiunea Tools->Options | Calculation | Accept labels in formulas este bifată):
Formula “=ian Produs2″ va avea ca rezultat: 45
Formula “=sum(Produs4)” va avea ca rezultat: 132

Pentru Nume, dacă se alocă domeniului B2:E4 numele “productie”, atunci:
Formula “=sum(productie)” va avea ca rezultat: 1324

Alte facilităţi ale programului Excel

Formatarea celulelor – meniul Format->Cells
Specificarea tuturor proprietăţilor unei celule. Categoriile de proprietăţi ce se pot modifica pentru o celulă sunt:

• număr: permite afişarea conţinutului unei celule în mai multe moduri – cu un număr specificat de zecimale, tip monedă, contabilitate, dată/oră, procent, fracţie, ştiinţific (cu un număr specificat de zecimale), text, special sau particularizat;
• aliniament: alinierea conţinutului pe orizontală şi verticală, orientarea textului, îmbinarea celulelor etc.);
• font: tipul fontului, stiluri, dimensiuni, subliniere, culori, alte efecte;
• chenar: stilul, culoarea şi laturile la care celula să aibă chenar;
• culoare de umplere şi un model de fundal;
• protejarea conţinutului celulei la modificare sau la vizualizarea formulei (funcţionale doar dacă foaia de lucru sau registrul de lucru au fost protejate anterior)

Formatarea condiţională – meniul Format->Conditional Formatting
Dacă valoarea dintr-o celulă îndeplineşte anumite condiţii, acea celulă poate fi afişată într-un mod diferit faţă de celelalte (ca font, chenar sau culoare de umplere).

Formatarea liniilor, coloanelor – meniul Format->Row, Format->Column
Se referă la dimensiunea acestora (înălţimea sau lăţimea) şi posibilitatea de a le ascunde.

Format predefinit – meniul Format->AutoFormat
Aplicarea rapidă a unor proprietăţi la nivel de font, culori de umplere, chenare, alinieri şi dimensiuni.

Stiluri – meniul Format->Style
Aplicarea sau particularizarea unor stiluri predefinite.

Umplerea  celulelor – meniul Edit->Fill
Un domeniul de celule poate fi completat automat cu constante (text sau numerice), formule (păstrându-se adresele relative ale celulelor implicate în formule) sau cu serii de date.

Sortarea datelor – meniul Data->Sort
Acestea se pot sorta după câmpurile (coloanele) tabelului, în ordine crescătoare / descrescătoare (pentru date numerice), respectiv alfabetică / invers alfabetică (A->Z sau Z->A, pentru date de tip text).

Filtrare – meniul Data->Filter
Permite afişarea înregistrărilor dintr-o listă care îndeplinesc un anumit set de condiţii (valori numerice în anumite intervale, un anumit conţinut al celulelor etc.).

Formulare – meniul Data->Form
Introducerea datelor într-o listă prin intermediul unei ferestre de dialog cu casete text. Listele pot fi văzute ca o bază de date în care rândurile sunt înregistrări (records), iar coloanele sunt câmpuri (fields).

Subtotaluri – meniul Data->Subtotals
Metodă de a sintetiza informaţia, prin gruparea pe diverse criterii şi efectuarea unor calcule centralizatoare – sume, medii, maxim, minim, numărare etc.

Tabele pivot – meniul Data->PivotTable and PivotChart Report
Modalitate de a centraliza datele dintr-un tabel şi a obţine rapid diverse rapoarte sau situaţii.

Restricţionarea celulelor – meniul Data->Validation
Conţinutul unei celule poate fi limitat la o anumită listă de valori, numere într-un anumit format sau într-un anumit domeniu, texte de o anumită lungime etc.

Căutare scop (obiectiv) – meniul Tools->Goal Seek
Se calculează datele de intrare care permit obţinerea unui rezultat cunoscut (sau la care se doreşte să se ajungă).

Adăugare comentarii la o celulă – meniul Insert->Comment

Protejarea unei foi – meniul Tools->Protection->Protect Worksheet, meniul Tools->Protection->Protect Workbook
Protecţia se realizează împotriva unor tentative de modificare a foii sau a întregului fişier (la deschidere).

Reprezentare grafică – meniul Insert->Chart
Datele (introduse manual sau calculate în urma unor formule) pot fi reprezentate pe grafice (Chart) în diverse formate şi cu numeroase opţiuni.

Importul din alte fişiere sau surse de date – meniul Data->Import External Data

Gestiunea documentelor

• Crearea unui document nou (File->New) – se poate crea un document gol (blank document) sau un document pe baza unui şablon (template) predefinit – scrisori de afaceri, fax-uri, memo-uri, rapoarte, curriculum vitae, etc. Alte opţiuni sunt: crearea unui mesaj de poştă electronică (e-mail) şi crearea unei pagini Web.
• Deschiderea unui document existent (File->Open) – Word poate deschide, pe lângă formatele proprii .doc, .dot şi formatul .txt (text în clar), şi alte tipuri de fişiere document, create fie în versiuni anterioare (Word 6.0, Word 97, Word 2000), fie cu alte procesoare de texte (.rtf – Rich Text Format, .wk1 – Lotus 1-2-3, .xls, .xlw – Excel, .wps -  Works, .wpd – Word Perfect 6). O altă categorie de fişiere ce se pot deschide pentru editare în Word o reprezintă fişierele cu extensiile .htm, .html (pagini Web).
• Salvarea unui document (File->Save) – se poate face atât în formatele .doc, .dot, .html, .rtf, .txt, cât şi în alte formate,  folosind diverse filtre şi module (plug-ins) instalate odată cu pachetul Office (salvarea în alte formate sau versiuni anterioare se poate face cu pierdere de informaţii sau modificări ale unor proprietăţi).
• Recuperarea datelor pierdute – programul Application Recovery este destinat închiderii controlate a aplicaţiilor care nu mai răspund la comenzi şi permite recuperarea datelor din documentele deschise în aplicaţiile care nu mai răspund sau închiderea aplicaţiilor (cu pierderea datelor nesalvate).
• Căutarea unui document (File->File Search) – permite găsirea unui document fie pe baza numelui (integral sau un fragment), fie pe baza unor valori din anumite câmpuri (nume, extensie, dimensiune, data creării sau data ultimei accesări, autor, număr de cuvinte, linii sau pagini, cuvinte cheie).

Distribuirea documentelor

• În format electronic

• documentul poate fi trimis electronic (File->Send To) către diverse recipiente: poştă electronică, fax, un folder Exchange Server, o prezentare Powerpoint, un participant la întâlnire online (Netmeeting) etc.
• Accesul la un document prin copierea lui într-un folder partajat din reţea (share folder). Documentul va fi disponibil pentru citire sau scriere doar acelor membri ai reţelei ale căror drepturi de acces sunt setate corespunzător (acces în folder, citire, suprascriere, salvare).
• Posibilitatea lucrului în echipă, fiind permise mai multe funcţii pentru modificarea documentului de către mai mulţi utilizatori şi înlesnirea comunicării între membrii echipei. Câteva dintre aceste facilităţi: urmărirea modificărilor unui document (Tools->Track Changes), compararea şi îmbinarea documentelor (Tools->Compare and Merge Documents), crearea şi partajarea unui spaţiu comun de lucru (Tools->Shared Workspace), colaborarea online (Tools->Online Collaboration).
• Publicarea online (pe un server web sau ftp) permite accesarea (publică sau pe baza unui username şi parolă) a documentului de către orice persoană prin intermediul reţelei Internet.

• Tipărit

• Tipărirea (File->Print) unui document se poate face după instalarea unei imprimante în sistem (locală, imprimantă de reţea, driver virtual). Sunt disponibile mai multe opţiuni în cadrul ferestrei de dialog Print (alegerea paginilor ce vor fi tipărite, numărul de copii, modul de aşezare a foilor tipărite, tipărirea către un fişier, etc.).

Protejarea documentelor

• Versiunile (File->Versions) permit salvarea diverselor forme (versiuni) ale documentului în acelaşi fişier.
• Urmărirea modificărilor (Tools->Track Changes) este utilă în cazul în care mai mulţi utilizatori fac modificări succesive unui document. Track Changes permite înregistrarea modificărilor făcute în timp şi acceptarea sau respingerea acestora.
• Protejarea documentului (Tools->Protect Document) permite protejarea (prin introducerea unei parole opţionale) a modificărilor urmărite, comentariilor sau formularelor dintr-un document.
• Limitarea accesului la un fişier (File->Save as | Tools->Security Options) se poate face prin stabilirea unei parole la deschidere sau parole la modificare.
• Deschiderea unui document doar în citire (Open Read-Only) sau Deschiderea unei copii a documentului (Open as Copy) – o metodă de protejare a conţinutului fişierului original este deschiderea acestuia doar în citire sau ca o copie (File->Open, buton Open).
• Alte metode de protejare a documentelor sunt: setarea nivelului de securitate pentru macrocomenzi (Tools->Macro->Security), definirea unor surse de încredere (Trusted Sources) şi semnăturile digitale (Tools->Options | Security->Digital Signatures).

Transferul datelor

Problema accesibilităţii datelor a fost rezolvată în mediul Windows prin utilizarea a 3 metode:

• import / export – Word poate deschide (File->Open) din şi salva (File->Save) în diferite formate de fişiere
• transfer prin Clipboard – Transferul datelor se poate face folosind o zonă de memorie temporară numită Clipboard. În această memorie se păstrează ultimele informaţii copiate, acestea fiind disponibile pentru o accesare ulterioară. Datele stocate sunt disponibile atât programului Word, cât şi altor programe (din pachetul Office sau chiar din mediul Windows). Transferul datelor se face pin succesiunea comenzilor Copy (Edit->Copy) + Paste (Edit->Paste) sau Cut (Edit->Cut) + Paste.
• utilizarea tehnicii OLE (Object Linking and Embedding) – permite transferul datelor între aplicaţii prin încapsulare (embedding) – informaţia originală este copiată în documentul destinaţie – sau legare dinamică (linking) – este realizată o legătură şi nu o înglobare a obiectului sursă (Edit->Paste Special, (Edit->Paste as Hyperlink).

Formatarea documentelor

Formatarea la nivel de caracter

• tipul fontului (Font), dimensiunea (Size), stilul (Font Style), culoarea (Font Color), stilul de subliniere (Underline style), alte efecte (Effects) – meniul Format->Font | Font
• spaţierea textului pe orizontală şi poziţia pe verticală – meniul Format->Font | Character Spacing
• efecte de animaţii – meniul Format->Font | Text Effects
• stabilirea unor chenare şi fundaluri pentru text – meniul Format->Borders and Shading | Borders, meniul Format->Borders and Shading | Shading

Formatarea la nivel de paragraf

• alinierea (Align), indentarea (Indent) şi spaţierea pe verticală (Line Spacing) – meniul Format-> Paragraph
• stabilirea unor chenare şi fundaluri pentru paragraf – meniul Format->Borders and Shading | Borders, meniul Format->Borders and Shading | Shading
• poziţia tabulatoarelor (Tabs) – meniul Format->Tabs
• crearea de liste marcate şi numerotate – meniul Format->Bullets and Numbering
• formatarea paragrafului pe coloane tip ziar  - meniul Format->Columns
• introducerea şi organizarea tabelelor (Tables): introducerea sau ştergerea unor celule, linii sau coloane; îmbinarea sau scindarea unei celule; formatarea chenarului, culorii de umplere şi dimensionarea celulelor; schimbarea direcţiei textului; sortarea datelor; calculul unor expresii matematice  – meniul Table
• inserarea unei majuscule încorporate  - meniul Format->Drop Cap
• aplicarea unor stiluri predefinite sau create de utilizator (particularizate pentru fonturi, culori şi spaţieri sau alte proprietăţi) – meniul Format->Styles and Formatting

Formatarea la nivel de pagină

• stabilirea marginilor paginii – meniul File->Page Setup | Margins
• opţiuni privind orientarea paginii (Orientation) – meniul File->Page Setup | Margins
• stabilirea dimensiunilor hârtiei (Paper size) – meniul File->Page Setup | Paper
• stabilirea unor chenare şi fundaluri pentru întreaga pagină – meniul Format->Borders and Shading | Page Border
• inserarea unor salturi forţate la o pagină nouă sau o coloană nouă – meniul Insert->Break | Break type

Formatarea la nivel de document

• inserarea unor note de subsol (Footnote) sau note de final (Endnote) – meniul Insert->Reference->Footnote
• împărţirea documentului în secţiuni (Sections), zone formate din una sau mai multe pagini cu aceleaşi proprietăţi (margini, orientare, chenare, etc.) – meniul Insert->Break | Section break type
• definirea antetului (Header) şi subsolului (Footer), zone speciale în care informaţiile (numărul paginii curente, numărul total de pagini, capitolul, autorul, data, etc.) se repetă automat pe fiecare pagină din document (mai precis, pe fiecare pagină dintr-o secţiune) – meniul View->Header and Footer
• aplicarea pe fundal, în spatele textului, a unui element repetitiv (text sau imagine) pe fiecare pagină din document – meniul Format->Background->Printed Watermark
• salvarea unui document ca pagină Web (extensie .htm, .html) permite editarea unor caracteristici specifice acestui tip special de document: inserarea unor cadre (Frames), aplicarea unor teme predefinite (Theme), schimbarea fundalului (Background) – meniul Format->Frames, meniul Format->Theme, meniul Format->Background.

Facilităţi în editarea textului

• anulare (Undo) / repetare (Repeat) acţiune – meniul Edit->Undo, meniul Edit->Repeat
• inserarea caracterelor speciale (Symbol) – meniul Insert->Symbol
• inserarea unor legături (Hyperlink) şi etichete (Bookmark) pentru navigarea între documente interconectate sau saltul în cadrul unui document – meniul Insert->Hyperlink, meniul Insert->Bookmark
• inserare unor câmpuri speciale (Field), variabile ce furnizează automat anumite informaţii – meniul Insert->Field
• modificarea direcţiei textului (Text Direction) – meniul Format->Text Direction
• găsirea şi înlocuirea textului (Find, Replace) – meniul Edit->Find, meniul Edit->Replace
• schimbarea după caz a caracterelor în/din majuscule şi/sau minuscule (Change Case) – meniul Format->Change Case
• caracteristici specifice limbii în care este scris un text: Stabilire limbă (Set Language), Traduceri (Translate), Lexicon (Thesaurus), Despărţire în silabe (Hyphenation), Verificarea corectitudinii cuvintelor (Spelling and Grammar) – meniul Tools->Language, meniul Tools->Spelling and Grammar

Lucrul cu obiecte

Într-un document Word se pot insera şi modifica proprietăţile (culoare, stil şi efecte ale chenarului şi fundalului, dimensiunea obiectului, aşezarea faţă de text, etc.) pentru mai multe tipuri de obiecte:

• imagini din miniaturi (Clipart), fişier imagine de pe disc (From File) sau direct de la scanner sau camera web (From Scanner or Camera) – meniul Insert->Picture
• forme predefinite (Autoshapes) – meniul Insert->Picture
• casete de text (Textbox) şi casete de text legate (Text Box Link) – meniul Insert->Textbox
• text decorativ (WordArt) – meniul Insert->Picture
• grafice pentru seturi de date (Chart) – meniul Insert->Picture
• organigrame (Organization Chart) – meniul Insert->Picture
• diagrame (Diagram) – meniul Insert->Diagram
• expresii matematice (Equation) – meniul Insert->Object->Microsoft Equation 3.0

Folosind bara de butoane Drawing (meniul View->Toolbars), obiectele selectate se pot:

• grupa (Group)
• ordona pe straturi (Order)
• alinia sau distribui (Align or Distribute)
• roti cu un unghi oarecare (Rotate)
• oglindi pe orizontală sau verticală (Flip)

De asemenea, tot din bara de butoane Drawing, anumitor obiecte li se pot aplica:

• umbre (Shadow Style)
• efecte de spaţialitate (3-D Style)

Moduri de vizualizare a documentului

Word oferă mai multe moduri de vizualizare a unui document în editare, în funcţie de specificul fiecărui format sau destinaţie a acestuia:

• Normal – optimizat pentru tastarea, editarea şi formatarea rapidă a textului
• Web Layout (Aspect pagină web) – când se lucrează cu pagini Web
• Print Layout (Aspect pagină imprimată) – prezintă documentul aşa cum va fi el tipărit (toate elementele documentului sunt afişate în poziţiile în care vor apărea şi pe pagina tipărită). Necesită mai multă memorie şi navigarea prin document poate fi încetinită dacă există o machetare complexă.
• Reading Layout (Aspect citire) – optimizează vizualizarea documentului pentru citire
• Outline (Aspect schiţă) – permite o mai bună examinare şi gestionare a structurii documentului organizat pe capitole şi subcapitole

Alte facilităţi ale programului Word

• corectarea automată pe baza unor reguli (AutoCorrect) – meniul Tools->AutoCorrect Options
• completarea automată a unor scrisori, tipărirea pe plicuri sau etichete – meniul Tools->Letters and Mailings->Letter Wizard, meniul Tools->Letters and Mailings->Envelopes and Labels
• numerotarea automată a figurilor, expresiilor matematice sau tabelelor – meniul Insert->Reference->Caption
• crearea automată a unor referinţe (câmpuri cu legături) la diverse elemente din document (etichete, note de subsol, figuri, tabele, expresii matematice) – meniul Insert->Reference->Cross-reference
• generare automată a unor tabele cu indecşi tip cuprins pentru capitole şi subcapitole, figuri, etc. – meniul Insert->Reference->Index and Tables
• generare automată a unor documente personalizate pentru corespondenţă – meniul Tools->Letters and Mailings->Mail Merge
• macro comenzi (succesiune de comenzi care automatizează activităţi repetitive sau activităţi complexe) folosind limbajul VBA (Visual Basic for Applications) – meniul Tools->Macro->Macros, meniul Tools->Macro->Visual Basic Editor
• editor de scripturi pentru editarea paginilor web şi inserarea unor secvenţe de coduri (scripts) scrise în Microsoft Visual Basic Scripting Edition (VBScript) sau Javascript – meniul Tools->Macro->Microsoft Script Editor

Noile tehnologii Web 2.0 (de exemplu Ajax – Asynchronous JavaScript and XML) au permis crearea unor aplicaţii online comparabile ca facilităţi cu aplicaţiile desktop. Unele dintre aceste aplicaţii online oferă un puternic suport de colaborare multi-user şi actualizări în timp real din surse online de date (stocuri, rate de schimb, etc.).

Bazate pe platformele Adobe Flash, Java sau Microsoft Silverlight, aplicaţiile online sunt rulate cu un browser web prin intermediul unui plug-in sau tehnologii independente tip applet sau virtual machine. Astfel de aplicaţii permit crearea online a unui document, fişier de calcul tabelar, prezentare sau formular Web. Documentele se pot stoca online şi partaja cu alţi utilizatori sau exporta în cele mai populare formate.
Exemplu aplicaţie online: Google Docs, docs.google.com

Google Docs text

Google Docs Spreadsheet

Google Docs Presentation

Este o suită gratuită şi open source, destinată iniţial mediului K Desktop Environment (KDE) din Linux. Pornită din 1998, prima versiune oficială a fost lansată oficial în 2000 ca parte a KDE 2.0. Versiunea curentă KOffice este 2.3 (decembrie 2010).
Adresă Web: www.koffice.org

În 2010 proiectul KOffice s-a scindat, luând naştere suita Calligra, care include următoarele componente:

• Words, fost KWord (procesor de texte)
• Tables, fost KSpread (calcul tabelar)
• Stage, fost KPresenter (prezentări)
• Kexi (baze de date)
• Flow (fost Kivio), aplicaţie pentru desenarea diagramelor
• Karbon14, editor de grafică vectorială
• Krita, editare imagini

Adresă Web: www.calligra-suite.org

Calligra KWord	Calligra KSpread	Calligra KPresenter
Calligra Kexi	Calligra Flow	Calligra Karbon
Calligra Krita

Corel WordPerfect Office X5

Cea mai recentă versiune este WordPerfect Office X5 (versiunea 15, martie 2010). De la versiunea X4, suita suportă formatele PDF, OpenDocument şi Office Open XML.
Adresă Web: www.corel.com

Principalele componente sunt:

• WordPerfect X5 (procesor de texte, extensie .wpd)
• Quattro Pro X5 (calcul tabelar, extensie .qpw)
• Presentations X5 (prezentări grafice, extensie .shw)
• Paradox (management baze de date, extensie .pdx) în ediţia Professional

Corel WordPerfect X5	Corel Quattro Pro X5	Corel Presentations X5

Versiune redusă a Microsoft Office, cu facilităţi mai puţine. Ediţiile mai noi includ şi un calendar pentru planificarea activităţilor. Există versiuni pentru MS-DOS (până la Works 3.0), Mac OS (până la versiunea 4.0) şi Windows (de la Windows 3.x la Vista – versiunea Works 9.0, apărută în 2008). Microsoft Works păstrează compatibilitatea cu formatele .doc (Microsoft Word) şi .xls (Microsoft Excel). Versiunile curente ale Microsoft Office includ filtre pentru deschiderea/salvarea documentelor specifice Microsoft Works.
Adresă web: www.microsoft.com/works

Fişiere specifice acestei suite:

• .wps (procesor text)
• .wks (foaie de calcul tabelar)
• .wdb (bază de date)

Microsoft Works 3.0

Microsoft Works 9

StarOffice 9

Primele versiuni au apărut la sfârşitul anilor ’80 – începutul anilor ’90 şi suportau sistemul de operare MS-DOS, apoi Windows 3.1, IBM OS/2, Linux, Solaris şi MacOS. După achiziţionarea StarOffice de către compania Sun Microsystems, versiunile ulterioare ale StarOffice s-au bazat pe OpenOffice.org (versiunea gratuită) la care se adaugă diverse componente proprietare. Versiunea curentă este Star Office 9 (noiembrie 2008), bazată pe OpenOffice.org 3. StarOffice suportă formatul XML şi poate genera nativ fişiere .pdf sau Flash.
Adresă Web: www.sun.com

Componentele StarOffice:

• StarWriter – procesor de texte (.sdw, .sxw, .odt, .ott)
• StarCalc – calcul tabelar (.sdc, .sxc, .ods, .ots)
• StarImpress – prezentări grafice (.sdd, .sxi, .odp, .otp)
• StarBase – baze de date (.sdb, .odb)
• StarDraw – desenare (.sda, .sxd, .odg, .otg)

StarOffice Writer	StarOffice Calc	StarOffice Impress
StarOffice Base	StarOffice Draw

OpenOffice 3

Proiect software open source pentru sistemele de operare Microsoft Windows, Linux şi Mac OS X. A fost creat pornind de la StarOffice (proprietar Sun Microsystems) în scopul creării unei alternative gratuite şi deschise la Microsoft Office. În proiectul OpenOffice.org este implicat Oracle Corporation alături de alte corporaţii precum Novell, RedHat, IBM, Google şi alţii. OpenOffice.org a introdus formatele ODF (OpenDocument file, un format bazat pe limbajul de marcare XML – eXtensible Markup Language), pentru reprezentarea documentelor electronice. Suportă de asemenea formatele Microsoft Office.
Adresă web: www.openoffice.org

Componente OpenOffice:

• Writer – procesor de texte (formate .odt, .docx, .doc, .pdf sau pagini Web)
• Calc – calcul tabelar (spreadsheet) cu formatele .ods, .xls, .csv, .html, .dbf
• Impress – prezentări multimedia (formate .odp, .ppt, .pdf, Adobe Flash .swf)
• Base – managementul bazelor de date (.odb, Access, dar şi Open Database Connectivity – ODBC, MySQL etc.)
• Draw – editare grafice vectoriale şi diagrame (format .odg, .pdf)
• Math – editare expresii matematice (.odf este formatul pentru formule matematice)

OpenOffice Writer	OpenOffice Calc	OpenOffice Impress
OpenOffice Base	OpenOffice Math	OpenOffice Draw

În cadrul suitelor de programe de birou Microsoft Office ocupă primul loc, devenind chiar un standard în cadrul acestui tip de aplicaţii.

Suita este formată din următoarele programe de bază (pentru Windows):

• Microsoft Word (procesor de texte);
• Microsoft Excel (calcul tabelar, analize economice);
• Microsoft PowerPoint (prezentări multimedia);
• Microsoft Access (baze de date);
• Microsoft Outlook (agendă, client de poştă electronică, organizarea informaţiilor personale).

În funcţie de ediţie şi versiune, suita include şi alte aplicaţii prin care se extind posibilităţile de lucru. Fiind într-o continuă dezvoltare, pachetul Microsoft Office fie a înlocuit aplicaţii vechi cu altele noi, cu nume schimbate, fie a înglobat facilităţile acestora în modulele principale. Alte aplicaţii din suita Microsoft Office sunt:

• Microsoft Project (software pentru managementul proiectelor)
• Microsoft Visio (creare diagrame şi scheme)
• Microsoft Frontpage (editor vizual de pagini web, acum denumit Microsoft Office SharePoint Designer)
• Microsoft Photo Editor (editor imagini, acum Microsoft Office Picture Manager)
• Microsoft InfoPath (creare de formulare pe baza XML)
• Microsoft OneNote (adunarea neconvenţională a notiţelor şi fişierelor într-un singur loc, organizarea şi partajarea informaţiei)

Versiunile Office existente pe piaţă au fost: Office 3.0 (1992), Office 4.3 (1994), Office 95 (7.0, 1995), Office 97 (8.0, 1996), Office 2000 (9.0, 1999), Office XP (10.0, 2001), Office 2003 (11.0, 2003), Office 2007 (12.0, 2007), Office 2010 (14.0, iunie 2010).

Office 2003

- creată de Microsoft pentru sistemul de operare Windows, a fost lansată în noiembrie 2003 ca succesor al versiunii Office XP;
- apar doi noi aplicaţii, InfoPath (pentru formulare scrise în XML) şi OneNote (sistem de colectare a notiţelor şi colaborare multi-user);
- îmbunătăţiri minore pentru aplicaţiile de bază;
- îmbunătăţiri remarcabile pentru Outlook la capitolele aspect şi funcţionalitate: îmbunătăţirea gestiunii mesajelor de poştă electronică, partajarea şi afişarea calendarelor, filtrul mesajelor nedorite (Junk);
- mutarea resurselor în mediul online – Office Online office.microsoft.com devine sursa majorităţii informaţiilor (atât sistemul de ajutor, sfaturile şi cursuri de pregătire, dar şi download-uri de clipart-uri, şabloane, fişiere multimedia sau module de extensie tip add-in).

Office 2007:

- cunoscută şi ca Office 12, versiunea a apărut pentru utilizatorii finali în ianuarie 2007, odată cu sistemul de operare Windows Vista;
- o nouă interfaţă grafică, cu totul schimbată faţă de sistemul cu meniuri şi butoane, denumită Fluent User Interface (iniţial numită Ribbon User Interface), organizată sub formă tabulară şi orientată pe sarcini (tasks);
- noi aplicaţii, precum Microsoft Groove (suport pentru lucrul în colaborare, într-un spaţiu partajat) sau Office SharePoint Server 2007 (platformă tip server pentru aplicaţiile Office, pentru partajarea fişierelor şi accesarea lor printr-o pagină Web);
- recunoaşterea vocală şi a textului scris de mână sunt acum parte a sistemului de operare (Windows Vista);
- unele versiuni Office 2007 aduc îmbunătăţiri în domeniul managementului centralizat al documentelor (Enterprise Content Management), formularelor electronice şi a drepturilor asupra informaţiei (Information Rights Management).

Formate de fişiere

Versiunile anterioare Office 2007 folosesc formate de fişiere binare proprietare, cu extensiile .doc (Microsoft Word), .xls (Microsoft Excel), .ppt (Microsoft PowerPoint), .mdb (Microsoft Access).

De la versiunea Office 2007, Microsoft a trecut la un alt format proprietar bazat pe XML (Extended Markup Language), incompatibil cu versiunile mai vechi, numit “Office Open XML” (OOXML, standard ISO/IEC 29500, aprobat în 2008). Scopul acestui nou format de reprezentare a documentelor create cu aplicaţiile Office constă în extensibilitatea şi interoperabilitatea structurii documentelor, astfel încât să fie accesibile şi altor producători, pe alte platforme. Acest format, devenit implicit pentru versiunea Office 2007, îmbină facilităţile limbajului XML cu arhivarea în format ZIP. Practic, un fişier OOXML (cu extensiile tipice .docx, .xlsx sau .pptx) este o arhivă ZIP ce conţine fişiere XML; în aceste fişiere se definesc seturi de vocabulare de marcare XML pentru reprezentarea diverselor elemente specifice documentelor Office. Desigur, aplicaţiile Office 2007 oferă în continuare compatibilitatea cu fişierele create în versiuni anterioare (atât la deschidere, cât şi la salvare).

Principalul competitor de piaţă al formatelor de fişier Microsoft este formatul “OpenDocument” (ODF), care a fost adoptat ca standard oficial ISO în anul 2006 (standardul ISO/IEC 26300:2006). Formatul OpenDocument este gratuit şi deschis, fiind folosit de numeroase programe, precum OpenOffice.org, Sun StarOffice, IBM Lotus Notes (aplicaţie client-server rulată pe servere IBM Lotus Domino server) sau KOffice. Formatul a fost dezvoltat de Organization for the Advancement of Structured Information Standards (OASIS) şi se bazează tot pe XML; extensiile tipice sunt .odt, .ods, .odp.