Este un program de gestionare a informaţiilor personale (PIM – Personal Information Manager) şi de comunicaţii care face parte din suita Microsoft Office. Outlook este o cale eficientă de organizare şi urmărire a tuturor activităţilor de efectuat atât acasă, cât şi la birou. Informaţiile pot fi partajate cu alţi utilizatori (prieteni, colegi, parteneri de afaceri) astfel încât programarea unor sarcini comune într-un departament să se facă foarte uşor, funcţie de orarul fiecăruia, iar comunicarea să fie optimă.
Programul oferă facilităţi prin care:
- se organizează mai bine timpul;
- se controlează activităţile;
- se îmbunătăţeşte lucrul atât pe plan personal, cât şi în echipă;
- se citesc şi organizează mesajele e-mail.
Toate caracteristicile Outlook conlucrează între ele, astfel încât informaţiile specifice unui modul sunt disponibile şi celorlalte. Outlook este integrat şi cu celelalte programe din familia Office (în principal Word, Excel, PowerPoint).
Module componente
- Mail (gestionarea mesajelor de poştă electronică)
- Calendar (creare rezervări şi evenimente, programare întâlniri)
- Contacts (agendă cu informaţii şi date de contact ale altor persoane)
- Tasks (înregistrarea unor sarcini personale sau în interes de serviciu)
- Notes (crearea unor notiţe electronice)
- Journal (urmărirea automată a activităţii şi înregistrarea acţiunilor)
Poştă electronică (Mail)
Acest modul permite gestionarea mesajelor de poştă electronică (descărcare, citire, scriere, organizare în foldere şi sortare). Principalele acţiuni în cadrul acestui modul sunt:
Adăugarea/Configurarea unui cont e-mail
Necesită ca adresa e-mail să fie anterior creată pe un server, iar acesta să suporte protocoalele pentru citirea poştei electronice acceptate de Outlook (POP3, IMAP, HTTP, Microsoft Exchange).
Compunerea unui mesaj e-mail
- Mesajul poate fi scris în format Plain Text, Rich Text sau HTML utilizând editorul propriu sau Microsoft Word.
- Plain Text: text simplu, fără formatări; mesajele scrise în acest format sunt accesibile tuturor clienţilor e-mail;
- Rich Text: formatări ale fontului (font, dimensiune, stil, culoare, efecte) şi paragrafului (aliniere, marcatori, indentare); mesajele sunt accesibile însă doar programelor tip Outlook;
- HTML (Hypertext Markup Language): limbaj ce permite crearea mesajelor folosind text formatat, cu diverse proprietăţi pentru fonturi, stiluri, culori, fundaluri (Stationery), imagini; este formatul recomandat de scriere a unui mesaj.
- Adăugarea unor semnături la sfârşitul mesajului (formule de încheiere, autor, informaţii de contact)
- Verificare gramaticală şi sintactică
- Alegerea destinatarului (destinatarilor) facilitată de agenda de adrese (Address Book) şi modulul Contacts
Gestiunea mesajelor e-mail primite
- Citirea (descărcarea mesajelor pe calculatorul local, cu posibilitatea de a le păstra şi pe server)
- Răspunsul la un mesaj (Reply), trimiterea mai departe (Forward)
- Sortarea mesajelor în foldere pe multiple criterii (importanţă, flag, categorie etc.)
- Gruparea arborescentă a mesajelor după orice câmp de sortare
Organizarea mesajelor în foldere
Există foldere create implicit pentru funcţii dedicate:
- Inbox – mesaje primite
- Outbox – mesaje păstrate temporar până la trimitere (de exemplu atunci când nu există conexiune Internet)
- Drafts – salvarea mesajelor în lucru
- Sent Items – salvarea automată a mesajelor trimise
- Junk E-mail – mesaje nedorite primite
- Deleted Items – păstrarea temporară a tuturor elementelor Outlook şterse (e-mailuri, programări, evenimente, întâlniri, sarcini, etc.) până la ştergerea definitivă
Se pot crea ulterior alte foldere, în funcţie de preferinţele fiecărui utilizator.
Mesajele e-mail pot fi mutate manual (prin drag&drop din folderul de intrare Inbox într-un alt folder) sau automat folosind un sistem complex de reguli şi alerte (Rules and Alerts). Crearea unei reguli se face pentru un mesaj de intrare sau ieşire şi vizează diverse operaţii (mutare, ştergere, răspuns/trimitere mai departe automat, tipărire, etc.) pe baza unor criterii (cuvinte cheie în câmpurile de subiect, conţinut, adresă expeditor/destinatar, etc.).
Găsirea mesajelor
Căutarea în fişierul personal de date a unor mesaje e-mail sau orice altă informaţie se face prin funcţia Advanced Find (se pot indica mai multe criterii de căutare).
Calendar
Acest modul permite vizualizarea calendarului (pe zi, săptămână de lucru, săptămână sau lună) în care se pot:
- crea rezervări de intervale orare pentru diverse programări sau evenimente (Appointment)
- crea evenimente care durează o zi întreagă (All Day Event)
- organiza întâlniri (Meeting)
- vizualiza programările grupurilor
- vizualiza mai multe calendare proprii, deschise simultan
- gestiona calendarul altui utilizator
Pentru fiecare dintre aceste elemente adăugate se pot stabili:
- moduri de recurenţă (repetare zilnică/săptămânală/lunară/anuală, condiţia de încheiere)
- adăugarea unui memento (reminder)
Persoane de contact (Contacts)
Modulul pentru persoane de contact (Contacts) permite salvarea datelor asociate unor persoane sub forma unei agende electronice. Se pot salva date personale (nume, adresă, telefon, fax, adresă e-mail, pagină Web, cont IM, poză, data naşterii) sau profesionale (titlu, funcţie, companie, certificat digital).
Se pot crea liste de distribuţii formate din persoane de contact sau alte liste de distribuţii, folosite pentru trimiterea centralizată a unor informaţii către recipiente multiple.
Sarcini (Tasks)
Modulul permite crearea şi gestiunea sarcinilor (activităţi care trebuie duse la bun sfârşit, al căror scop trebuie atins). Sarcina poate fi o activitate ce se desfăşoară o singură dată sau repetitivă (la intervale specificate, până la data când este planificată să se termine).
Exemple de sarcini:
- realizarea referatului la o lucrare de laborator (o singură dată sau repetitivă, la 2 săptămâni)
- raportarea situaţiei financiare către managerul firmei (lunar)
- completarea unei etape dintr-un proiect de lungă durată
- plata unei facturi (lunar)
Notiţe (Notes)
Notiţe temporare (întrebări, idei, observaţii, însemnări) pot fi salvate sub forma unor “etichete” electronice (ferestre de dimensiuni reduse) salvate în modulul Notes.
Jurnal (Journal)
Jurnalul este modulul care înregistrează diverse evenimente de pe calculator, păstrându-se ordinea lor cronologică. Astfel este foarte uşoară regăsirea unei informaţii (fişier deschis la un moment dat, persoană contactată, răspunsul cuiva la o sarcină, o anumită activitate etc.).
Evenimentele monitorizate sunt de multiple feluri:
- fişiere ale programelor Office în care s-a lucrat
- poşta electronică
- acţiuni desfăşurate în toate modulele Outlook
- înregistrarea activităţii pentru o anumită persoană de contact
- apel telefonic, fax, conversaţie, sesiune la distanţă etc. (adăugate manual în jurnal)
