itasistenta blog

Acest capitol abordează:

1. Securitatea în Microsoft Office 2003 (Word, Excel, Powerpoint)
2. Securitatea mesajelor e-mail
3. Securitatea pe Internet

1. Securitatea în Microsoft Office 2003

Documentele create în principalele programe ale suitei Microsoft Office pot fi criptate sau se poate restricţiona accesul la ele (deschidere, modificare). Meniurile Tools conţine opţiunile folosite pentru securizarea documentelor: Tools -> Options | Security sau Tools -> Protect Document / Protection / Security, în funcţie de programul folosit şi versiunea lui.

Protecţie document

• protecţie la deschidere sau modificare prin parolă
• deschidere doar în citire (Read Only)
• ştergerea informaţiilor personale salvate automat cu documentul
• Word: protejarea documentului la modificări ale formatului sau conţinutului documentului, pentru toţi utilizatorii sau doar pentru anumiţi utilizatori
• Excel: protejarea celulelor la modificare sau la vizualizarea formulelor conţinute

Macrocomenzi (Macro)

Diverse niveluri de securitate pentru executarea macrocomenzilor (secvenţe de cod folosite pentru executarea automată a unor activităţi repetitive); uneori aceste comenzi pot avea acţiuni rău intenţionate, fiind asociate programelor tip virus.

Semnături digitale

Certificatele digitale sunt seturi de date emise de autorităţi de certificare recunoscute prin care se verifică identitatea autorilor macrocomenzilor şi autenticitatea acestora (că sunt de încredere).

Managementul drepturilor asupra informaţiei

Information Rights Management (IRM) este o nouă facilitate apărută în Office 2003. Ea permite specificarea drepturilor pentru persoanele care pot accesa şi utiliza documentele sau mesajele e-mail. IRM (meniul File -> Permission) contribuie la:

• prevenirea tipăririi, transmiterii şi copierii informaţiei de către persoane neautorizate
• restrângerea drepturilor de acces la informaţii confidenţiale
• controlul, integritatea şi păstrarea caracterului privat al datelor

2. Securitatea mesajelor e-mail

Principalele pericole propagate prin mecanismul poştei electronice provin din:

• posibilitatea ataşării unor programe sau secvenţe de cod cu acţiune maliţioasă (programe malware sau secvenţe de cod chiar în interiorul mesajului e-mail folosind limbajul HTML)
• disimularea unor adrese Web care trimit prin diverse mecanisme la site-uri din sfera criminalităţii cibernetice (Phishing)
• mesaje comerciale nesolicitate (Spam)

Filtru anti-spam

Există un sistem implementat în Outlook împotriva adreselor e-mail nesigure sau frauduloase (Junk E-mail) cu posibilitatea de a defini liste cu expeditori siguri sau blocaţi, destinatari siguri sau alte criterii (liste de domenii, setul de caractere etc.). Filtrul se bazează pe o analiză complexă a mai multor factori (nume sau adresă expeditor, titlu mesaj, cuvinte cheie, structura mesajului) pentru a determina posibilităţile ca un mesaj e-mail să fie într-adevăr nedorit.

Securizarea mesajelor

Outlook permite securizarea mesajelor trimise sau primite prin:

• criptarea mesajului (pentru a preveni posibilele interceptări şi a asigura confidenţialitatea mesajelor), mecanisme implementate în special cu sistemul cheilor publice-private;
• adăugarea semnăturii digitale (pentru autentificarea expeditorului şi asigurarea autenticităţii mesajului), folosindu-se sistemul certificatelor digitale;
• stabilirea zonelor de securitate prin care se restricţionează descărcarea sau executarea conţinutului activ (scripturi Java, controale ActiveX).

Stocarea datelor personale

Toate informaţiile din Outlook (e-mail, calendare, date de contact etc.) se stochează într-un fişier de date personale (denumit Personal Folders) aflat implicit pe discul local în fişierul Outlook.pst. Outlook  permite criptarea datelor stocate în acest fişier printr-o parolă, compactarea acestuia şi importul/exportul datelor.

3. Securitatea pe Internet

Navigarea pe Internet, dar şi utilizarea poştei electronice, sunt două din mecanismele prin care programe rău intenţionate pot intra în calculator şi afecta securitatea acestuia.

Virus

Program ascuns în interiorul unui fişier de sistem (.exe, .dll, …) sau document (.doc, .xls, .ppt, .mdb) sub formă de macrocomandă, care, odată executat sau deschis:

• se auto-multiplică
• poate infecta calculatorul local sau se poate propaga în întreaga reţea şi avea următoarele acţiuni:
  • poate modifica sau şterge fişiere
  • poate scana agenda de adrese e-mail şi trimite mesaje nedorite tuturor acestor adrese

Program malware (Worms, Trojans, Spyware, Adware)

Program de sine stătător care, odată executat, poate avea diverse acţiuni:

• preluarea controlului sistemului informatic de către o persoană neautorizată
• spionarea activităţii de pe calculator
• multiplicarea în sistem sau în reţeaua locală
• îngreunarea activităţii sau blocarea calculatorului

Surse de infectare:

• fişiere descărcate de pe Internet
• fişiere transferate
  • din reţeaua locală
  • de pe medii portabile: magnetice (dischete, hard-diskuri), optice (CD, DVD), memorii flash
  • prin programe de file-sharing
• fişiere ataşate în mesaje e-mail
• site-uri web periculoase
• documente (macrocomenzi)

Prevenire:

• instalarea celor mai noi, sigure şi stabile versiuni ale sistemelor de operare şi actualizarea permanentă a acestora;
• rularea unei aplicaţii tip firewall şi configurarea lui astfel încât sistemul să fie apărat la eventuale atacuri exterioare;
• instalarea şi rularea unor programe anti-virus & anti-malware cu actualizare periodică, rezidente în memorie, astfel încât să asigure tot timpul protecţia sistemului;
• setarea unui nivel maxim de securitate la deschiderea macrocomenzilor din documente;
• permanenta atenţie a utilizatorului la :
  • navigare pe Internet, pe site-uri nesigure
  • deschiderea fişierelor ataşate în mesaje e-mail, chiar dacă vin din partea unor cunoscuţi
  • descărcarea programelor din surse neverificate
  • furnizarea unor date personale sensibile (adresă, numărul cardului bancar etc.)
• crearea copiilor de siguranţă (backup)

Pe lângă compunerea unui mesaj de poştă electronică în format Plain Text, Microsoft Outlook 2003 poate îmbogăţi aspectul textului prin două metode:

• format Rich Text (meniul Actions -> New Mail Message Using -> Rich Text)
• format HTML (meniul Actions -> New Mail Message Using -> HTML)

Ambele variante sunt realizate printr-un editor vizual înglobat în Outlook, care oferă toate facilităţile (meniuri, butoane, shortcut-uri) pentru realizarea unui text cât mai atrăgător. Ca editor pentru mesaje poate fi folosit şi Microsoft Word 2003.

Formatul HTML (Hypertext Markup Language)

Prezintă avantajul faţă de scrierea în format Rich Text că mesajul poate fi uşor deschis de orice client e-mail, sau interfaţă web. HTML este un limbaj prin care se schimbă modul de prezentare a textului folosindu-se un sistem de marcaje (tags).

Documentele HTML sunt fişiere exclusiv de tip text având codurile speciale de marcare inserate chiar în interiorul textului (spre deosebire de fişierele .doc de exemplu, care sunt fişiere binare, special codate). Prin aceste coduri de marcare se controlează formatarea documentului (font, paragraf), se pot defini legături (links) către alte documente, se introduc imagini, simboluri şi alte elemente grafice.

Codul sursă al unui mesaj e-mail în format HTML este vizibil dacă în modul de vizualizare sau editare a mesajului se dă click dreapta pe conţinutul său şi se alege comanda View Source.

COD DE MARCARE

Codurile de marcare sunt încadrate de două caractere speciale de delimitare pentru a le deosebi de textul propriu-zis al documentului: “<” şi “>”. Toate marcajele HTML conţin aceste caractere şi fiecare caracter de început (“<”) trebuie să aibă un caracter de încheiere  (“>”):

<cod>

ELEMENT DE MARCARE

Un element de marcare este în general format din 2 coduri de marcare (de deschidere si de închidere) care înconjoară conţinutul. Cele mai multe coduri – dar nu toate – trebuie să apară în perechi, pentru a identifica blocul asupra căruia se aplică respectivul cod.

<cod> ...conţinut... </cod>

Există elemente de marcare formate şi dintr-un singur cod (fără a avea codul de încheiere), însă acestea nu se aplică unui anumit conţinut, ci sunt de sine stătătoare.

<cod1> ...conţinut... </cod1>
<cod2>
<cod3>
<cod4> ...conţinut... </cod4>

Elementele de marcare se pot imbrica, dar trebuie păstrată structura ierarhică (un element trebuie să se închidă în interiorul elementului ierarhic superior):

<cod1>...conţinut...<cod2>...conţinut...</cod2>...conţinut...</cod1>

ATRIBUTE

Atributele definesc diferite proprietăţi pentru un element de marcare şi se adaugă doar la marcajul de început al acestuia, de forma:

<cod atribut1=“valoare1” atribut2=“valoare2”... >

Numele atributelor nu sunt case sensitive, dar valorile pot fi case sensitive. Enumerarea mai multor atribute pentru acelaşi element se face separându-le prin spaţiu.

FIŞIER HTML

Forma generală a unui document (fişier) HTML este:

<HTML>
<HEAD>
...
</HEAD>
<BODY>
...
</BODY>
</HTML>

Există 2 marcaje care delimitează documentul, declarându-l de tip HTML. Acestea sunt <HTML> şi </HTML> plasate la începutul, respectiv sfârşitul documentului. În interiorul acestei structuri există 2 blocuri:

Zona de antet (Head) delimitată de marcajele <HEAD> … </HEAD>
Conţine informaţii generale despre document, cuprinzând marcaje ce descriu titlul, informaţii despre autor, cuvinte-cheie despre categoria şi conţinutul site-ului, relaţiile cu alte documente, etc.

Cuprinsul sau conţinutul efectiv al paginii (Body) delimitat de <BODY> … </BODY>
Este cel mai important şi mai cuprinzător marcaj. Aici se găseşte practic întregul conţinut vizibil al documentului.

Marcaje HTML

1. TEXT

1.1 Fonturi, dimensiuni, culori

Marcajul <FONT> … </FONT> poate seta fontul, dimensiunea şi culoarea cu care este scris un text. Atributele marcajului <FONT> care modifică fontul, dimensiunea sau culoarea textului, sunt:

• FACE=”font_1[,font_2][,font_3]” – setează fontul. Se poate indica o listă de fonturi, caz în care se utilizează primul font din listă ce se găseşte instalat în sistemul unde se vizualizează pagina de web. Dacă nici un font nu se găseşte, se foloseşte cel definit implicit în browser.
• SIZE=”x”, SIZE=”+x” sau SIZE=“-x” – specifică dimensiunea fontului, între 1 (cel mai mic) şi 7 (cel mai mare). Semnele plus sau minus în faţa unui număr indică dimensiunea relativă a fontului în raport cu setarea marcajului <BASEFONT>.
• COLOR=”#rrggbb” sau COLOR=”nume_culoare” – setează o culoare aleasă astfel:
  • #rrggbb – o combinaţie de 6 cifre hexazecimale din cele 16 posibile (0-9, A-F) ce dau nuanţele de roşu – verde – albastru (Red – Green – Blue)
  • un nume standardizat de culoare recunoscut de browser-ul Web

<FONT FACE="Tahoma" SIZE="3" COLOR="GRAY"> Exemplu de font</FONT>
<FONT FACE="Tahoma" SIZE="3" COLOR="#808080"> Exemplu de font</FONT>

1.2 Stiluri, efecte

Pentru a scrie un text cu diverse stiluri sau efecte se folosesc marcajele:

<B> … </B> sau <STRONG> … </STRONG> – pentru a scrie îngroşat (Bold)
<I> … </I> sau <EM> … </EM> - pentru a scrie înclinat (Italic)
<U> … </U> – pentru a scrie subliniat (Underline)
<SUP> … </SUP> – pentru a scrie ca exponent ^Superscript
<SUB> … </SUB> – pentru a scrie ca indice _Subscript
<STRIKE> … </STRIKE> – pentru a tăia textul cu o linie orizontală Strikethrough

<STRONG>Text ingrosat</STRONG>
<U><EM> Text subliniat si inclinat</EM></U>

2. PARAGRAF

Elementul <P> … </P> marchează existenţa unui nou paragraf.

2.1 Aliniere

Alinierea implicită a unui paragraf este la stânga ecranului. Pentru alte alinieri se foloseşte atributul:

• ALIGN=”center” sau  ALIGN=”right” – aliniere la centru sau la dreapta

<P>Paragraf initial.</P>
<P ALIGN="RIGHT">Aici incepe un nou paragraf aliniat la dreapta.</P>

2.2 Liste

Listele sunt de două tipuri: neordonate (marcate) şi ordonate (numerotate).

Liste neordonate scot în evidenţă fiecare element component prin adăugarea unui marcaj tipografic (bullet) sau a altui semn distinctiv. Marcaje folosite: <UL> … </UL> (Unordered List) pentru definirea tipului listei şi <LI> … </LI> (List Item) pentru specificarea unui element ala listei. Atribut:

• TYPE=”disc” | “circle” | “square”

<UL TYPE="square">
<LI>Element 1</LI>
<LI>Element 2</LI>
</UL>

Liste ordonate permit numerotarea automată a elementelor listei. Marcaje folosite: <OL> … </OL> (Ordered List) pentru definirea tipului listei şi <LI> … </LI> (List Item) pentru specificarea unui element ala listei. Atribut:

• TYPE=”1″ | “a” | “A” | “i” | “I”

<OL TYPE="a">
<LI>Element 1</LI>
<LI>Element 2</LI>
</OL>

2.3 Titluri şi subtitluri (Headings)

Se pot crea folosind marcajele <H1> … </H1> (dimensiunea cea mai mare a textului) până la <H6> … </H6> (dimensiunea cea mai mică).

<H1>Titlu</H1>
<H4>Subtitlu</H4>

2.4 Linii orizontale (Horizontal Rule)

O linie sau riglă (“rule”) separă vizual o porţiune dintr-o pagină web de restul documentului. Marcajul este <HR> şi permite atributele:

• SIZE=”x” – grosimea liniei
• WIDTH=”x%” – lungimea liniei raportată la lăţimea paginii.

<HR SIZE=”4” WIDTH=”50%”>

3. FUNDAL

Marcajul <BODY> permite, printre altele, două atribute pentru stabilirea pe fundalul paginii a unei culori sau a unei imagini: BGCOLOR şi BACKGROUND.

3.1 Culoare

• BGCOLOR=”#rrggbb” sau BGCOLOR=”nume_culoare”

<BODY BGCOLOR=”#FF0000”>Aceasta pagina are fundal rosu.</BODY>

3.2 Imagine

• BACKGROUND=”fişier_imagine” – specifică fişierul imagine precedat de calea până la el

<BODY BACKGROUND="fundal.gif"> Aceasta pagina are o imagine pe fundal.</BODY>

4. IMAGINI

Marcajul <IMG> se foloseşte pentru introducerea unor imagini în documentele HTML. Atribute:

• SRC=”fişier_imagine” – specifică sursa (source) folosită, precedată eventual de calea până la acel fişier imagine;
• BORDER=”x” – grosimea chenarului imaginii
• WIDTH=”x” – lăţimea imaginii
• HEIGHT=”x” – înălţimea imaginii

<img src="img3.jpg" border="5" width="350" height="25%">

5. LEGĂTURI (LINKS)

Legăturile se bazează pe marcajul HTML <A> – ancoră (anchor). Acesta permite saltul la o altă resursă sau la o anumită poziţie în cadrul aceluiaşi document. Formatul acestui marcaj este:

<A comandă=”ţintă”>…</A>

unde:

- comandă poate fi:

• “HREF” – referinţă (Hypertext REFerence);
• “NAME” – pentru definirea unei etichete (Bookmark) amplasată undeva în document.

- ţinta unui link poate fi:

• resursă Web – poate fi o adresă sau un fişier; se accesează cu comanda “HREF”;
• etichetă - adresă (poziţie) inserată în pagina web curentă sau în alt document HTML.

5.1 Legătură către o etichetă (Bookmark)

1. Se defineşte în document poziţia etichetei:

<A NAME=”et1”>Eticheta 1</A>

2. Se inserează acolo unde se doreşte linkul către acea etichetă:

<A HREF=”#et1”>Salt la Eticheta 1</A>
<A HREF=”doc2.html#pag2”>Pagina 2 din documentul doc2</A>

5.2 Legătură către o altă resursă Web

Resursa accesată poate fi:

• orice fişier, de orice tip, aflat pe calculatorul local, în reţeaua locală (LAN) sau în Internet;
• o adresă de Internet (de orice tip);
• o adresă e-mail (pentru trimiterea unui mesaj prin poşta electronică).

Resursa este identificată printr-o structură URL sub forma:

schema://utilizator:parola@gazdă_Internet:număr_port/cale/până/la/fişier.html?interogare#etichetă

Există următoarele părţi distincte ale acestei sintaxe:

• schema: şir de litere şi/sau cifre prin care se face interacţiunea cu o anumită resursă. Exemple: http – resurse prin protocolul HTTP; https – resurse prin protocolul HTTP Secure; ftp – resurse prin protocolul FTP; mailto – adrese e-mail; file – adresarea unui fişier local. Printre schemele neoficiale: aim, feed, finger, javascript, magnet, mms, skype, ssh, ymsgr.

• structura ierarhică formată din:
  • autoritate:
    • utilizator:parola (specificate câteodată, în special la servere FTP cu autentificare, dar şi la          pagini web cu acces restricţionat)
    • gazdă_Internet (hostname – numele domeniului sau adresa IP)
    • număr_port (câteodată, când resursa este furnizată pe alt port decât cel implicit pentru un           anumit protocol)
  • calea: secvenţă asociată unei structuri arborescente până la resursa solicitată (exemplu: “/cale/până/la/”)
• resursa solicitată (exemplu: “fişier.html”)
• interogare: este exprimată sub forma atribut=valoare, separate prin operatorul & (exemplu: “key1=value1&key2=value2″)
• etichetă: informaţie suplimentară care indică spre o resursă secundară din cadrul resursei principale (de  exemplu, un anumit titlu de capitol dintr-o pagină Web).

<A HREF=”http://www.yahoo.com”>Yahoo</A>
<A HREF=”mailto:user2@example.com”>Trimite mail lui user2</A>
<A HREF=”ftp://ftp.adobe.com/free/acrobat/reader.zip”>Acrobat Reader</A>
<A HREF=”http://books.google.ro/books?id=rIgzQlU6RgAC&printsec=frontcover&dq=html&hl=en&f=false">HTML: a beginner's guide</A>
<A HREF=”http://www.euroqual.pub.ro/sb.htm#download">Download</A>

6. CARACTERE SPECIALE ÎN HTML

Pentru caracterele speciale, inclusiv caracterele “<” şi “>”, limbajul HTML utilizează o sintaxă specială de forma:

&cod;

unde cod poate fi:

• o mnemonică (secvenţă rezervată de caractere cu o anumită semnificaţie);
• un număr, corespunzător codului de 8 biţi International Standards Organization Latin-1 (ISO 8859/1).

Exemplu: Semnul < (“mai mic decât”) se poate introduce într-un document HTML ca:

• mnemonică: &lt;
• cod ISO: &#60;

7. META-INFORMAŢII

Marcajul <META> … </META> furnizează informaţii generale (meta-informaţii) despre un document HTML. Acest marcaj se plasează în secţiunea <HEAD> şi oferă o descriere a conţinutului documentului, informaţii relevante şi utile pentru browsere sau motoare de căutare: autor, descriere, cuvinte cheie, setul de caractere utilizat, limba în care este scrisă pagina, programul utilizat pentru generarea paginii etc. Format:

<META NAME=”…” CONTENT=”…”>
<META HTTP-EQUIV =”…” CONTENT=”…”>

Motoarele de căutare (Search Engines) folosesc o parte din aceste informaţii pentru a indexa şi a ordona paginile Web în funcţie de diverse criterii (limbă, domeniu, cuvinte cheie, relevanţă etc.).

<meta content="numele autorului">
<meta content="nume recenzor, data recenziei">
<meta content="Curs Software birotica">
<meta content="curs, software, birotica, student, facultate, electronica, office">
<meta content="Microsoft FrontPage 4.0">
<meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=utf-8">
<meta http-equiv="Content-Language" content="ro">
<meta content="index, nofollow">
<meta http-equiv="expires" content="Mon, 27 Sep 2010 14:30:00 GMT">
<meta content="7 days">

Este un program de gestionare a informaţiilor personale (PIM – Personal Information Manager) şi de comunicaţii care face parte din suita Microsoft Office. Outlook este o cale eficientă de organizare şi urmărire a tuturor activităţilor de efectuat atât acasă, cât şi la birou. Informaţiile pot fi partajate cu alţi utilizatori (prieteni, colegi, parteneri de afaceri) astfel încât programarea unor sarcini comune într-un departament să se facă foarte uşor, funcţie de orarul fiecăruia, iar comunicarea să fie optimă.

Programul oferă facilităţi prin care:

• se organizează mai bine timpul;
• se controlează activităţile;
• se îmbunătăţeşte lucrul atât pe plan personal, cât şi în echipă;
• se citesc şi organizează mesajele e-mail.

Toate caracteristicile Outlook conlucrează între ele, astfel încât informaţiile specifice unui modul sunt disponibile şi celorlalte. Outlook este integrat şi cu celelalte programe din familia Office (în principal Word, Excel, PowerPoint).

Module componente

• Mail (gestionarea mesajelor de poştă electronică)
• Calendar (creare rezervări şi evenimente, programare întâlniri)
• Contacts (agendă cu informaţii şi date de contact ale altor persoane)
• Tasks (înregistrarea unor sarcini personale sau în interes de serviciu)
• Notes (crearea unor notiţe electronice)
• Journal (urmărirea automată a activităţii şi înregistrarea acţiunilor)

Poştă electronică (Mail)

Acest modul permite gestionarea mesajelor de poştă electronică (descărcare, citire, scriere, organizare în foldere şi sortare). Principalele acţiuni în cadrul acestui modul sunt:

Adăugarea/Configurarea unui cont e-mail

Necesită ca adresa e-mail să fie anterior creată pe un server, iar acesta să suporte protocoalele pentru citirea poştei electronice acceptate de Outlook (POP3, IMAP, HTTP, Microsoft Exchange).

Compunerea unui mesaj e-mail

- Mesajul poate fi scris în format Plain Text, Rich Text sau HTML utilizând editorul propriu sau Microsoft Word.

• Plain Text: text simplu, fără formatări; mesajele scrise în acest format sunt accesibile tuturor clienţilor e-mail;
• Rich Text: formatări ale fontului (font, dimensiune, stil, culoare, efecte) şi paragrafului (aliniere, marcatori, indentare); mesajele sunt accesibile însă doar programelor tip Outlook;
• HTML (Hypertext Markup Language): limbaj ce permite crearea mesajelor folosind text formatat, cu diverse proprietăţi pentru fonturi, stiluri, culori, fundaluri (Stationery), imagini; este formatul recomandat de scriere a unui mesaj.

- Adăugarea unor semnături la sfârşitul mesajului (formule de încheiere, autor, informaţii de contact)
- Verificare gramaticală şi sintactică
- Alegerea destinatarului (destinatarilor) facilitată de agenda de adrese (Address Book) şi modulul Contacts

Gestiunea mesajelor e-mail primite

- Citirea (descărcarea mesajelor pe calculatorul local, cu posibilitatea de a le păstra şi pe server)
- Răspunsul la un mesaj (Reply), trimiterea mai departe (Forward)
- Sortarea mesajelor în foldere pe multiple criterii (importanţă, flag, categorie etc.)
- Gruparea arborescentă a mesajelor după orice câmp de sortare

Organizarea mesajelor în foldere

Există foldere create implicit pentru funcţii dedicate:

• Inbox – mesaje primite
• Outbox – mesaje păstrate temporar până la trimitere (de exemplu atunci când nu există conexiune Internet)
• Drafts – salvarea mesajelor în lucru
• Sent Items – salvarea automată a mesajelor trimise
• Junk E-mail – mesaje nedorite primite
• Deleted Items – păstrarea temporară a tuturor elementelor Outlook şterse (e-mailuri, programări, evenimente, întâlniri, sarcini, etc.) până la ştergerea definitivă

Se pot crea ulterior alte foldere, în funcţie de preferinţele fiecărui utilizator.

Mesajele e-mail pot fi mutate manual (prin drag&drop din folderul de intrare Inbox într-un alt folder) sau automat folosind un sistem complex de reguli şi alerte (Rules and Alerts). Crearea unei reguli se face pentru un mesaj de intrare sau ieşire şi vizează diverse operaţii (mutare, ştergere, răspuns/trimitere mai departe automat, tipărire, etc.) pe baza unor criterii (cuvinte cheie în câmpurile de subiect, conţinut, adresă expeditor/destinatar, etc.).

Găsirea mesajelor

Căutarea în fişierul personal de date a unor mesaje e-mail sau orice altă informaţie se face prin funcţia Advanced Find (se pot indica mai multe criterii de căutare).

Calendar

Acest modul permite vizualizarea calendarului (pe zi, săptămână de lucru, săptămână sau lună) în care se pot:

• crea rezervări de intervale orare pentru diverse programări sau evenimente (Appointment)
• crea evenimente care durează o zi întreagă (All Day Event)
• organiza întâlniri (Meeting)
• vizualiza programările grupurilor
• vizualiza mai multe calendare proprii, deschise simultan
• gestiona calendarul altui utilizator

Pentru fiecare dintre aceste elemente adăugate se pot stabili:

• moduri de recurenţă (repetare zilnică/săptămânală/lunară/anuală, condiţia de încheiere)
• adăugarea unui memento (reminder)

Persoane de contact (Contacts)

Modulul pentru persoane de contact (Contacts) permite salvarea datelor asociate unor persoane sub forma unei agende electronice. Se pot salva date personale (nume, adresă, telefon, fax, adresă e-mail, pagină Web, cont IM, poză, data naşterii) sau profesionale (titlu, funcţie, companie, certificat digital).

Se pot crea liste de distribuţii formate din persoane de contact sau alte liste de distribuţii, folosite pentru trimiterea centralizată a unor informaţii către recipiente multiple.

Sarcini (Tasks)

Modulul permite crearea şi gestiunea sarcinilor (activităţi care trebuie duse la bun sfârşit, al căror scop trebuie atins). Sarcina poate fi o activitate ce se desfăşoară o singură dată sau repetitivă (la intervale specificate, până la data când este planificată să se termine).

Exemple de sarcini:

• realizarea referatului la o lucrare de laborator (o singură dată sau repetitivă, la 2 săptămâni)
• raportarea situaţiei financiare către managerul firmei (lunar)
• completarea unei etape dintr-un proiect de lungă durată
• plata unei facturi (lunar)

Notiţe (Notes)

Notiţe temporare (întrebări, idei, observaţii, însemnări) pot fi salvate sub forma unor “etichete” electronice (ferestre de dimensiuni reduse) salvate în modulul Notes.

Jurnal (Journal)

Jurnalul este modulul care înregistrează diverse evenimente de pe calculator, păstrându-se ordinea lor cronologică. Astfel este foarte uşoară regăsirea unei informaţii (fişier deschis la un moment dat, persoană contactată, răspunsul cuiva la o sarcină, o anumită activitate etc.).

Evenimentele monitorizate sunt de multiple feluri:

• fişiere ale programelor Office în care s-a lucrat
• poşta electronică
• acţiuni desfăşurate în toate modulele Outlook
• înregistrarea activităţii pentru o anumită persoană de contact
• apel telefonic, fax, conversaţie, sesiune la distanţă etc. (adăugate manual în jurnal)

Cuprins:

1. Microsoft Outlook 2003 – prezentare
2. Crearea unui mesaj e-mail în Microsoft Outlook 2003. Mesaje în format HTML
3. Securitatea sistemului informatic

Prezentare (Slide show)

Prezentarea Powerpoint este stocată într-un fişier cu extensia .ppt (sau .pps) şi este constituită din unul sau mai multe diapozitive (slides) rulate într-o anumită ordine.

Diapozitiv (Slide)

Componenta de bază a unei prezentări Powerpoint este diapozitivul. Acesta corespunde unei pagini (unui ecran) al prezentării. Un slide poate conţine orice tip de obiect disponibil în Office sau, prin tehnologia OLE (Object Linking and Embedding), orice document accesibil în Windows.

Slide-ul poate conţine text, tabele, obiecte grafice (diagrame, text artistic, imagini, desene, organigrame, grafice), fişiere audio şi video, alte tipuri de obiecte (în funcţie de aplicaţiile instalate în sistem), legături către diverse tipuri de documente ale pachetului Office (documente Word, foi de calcul Excel, baze de date Access etc.) sau către orice alt tip de fişier din sistem.

Operaţiile posibile cu slide-urile unei prrezentări:

• adăugare slide nou:
  • slide gol – meniul Insert -> New Slide
  • slide-uri din alte prezentări Powerpoint sau pagini web – meniul Insert -> Slides from Files
  • prin conversie automată din alte formate de fişiere – documente Word (.doc), Text îmbogăţit (Rich Text Format .rtf), Text plan (.txt) sau Pagini web (.htm, .html)
• ştergere (Cut sau tasta Delete)
• ascundere - meniul SlideShow -> Hide Slide
• schimbarea ordinii (prin drag&drop cu mouse-ul)
• multiplicare prin Copy & Paste sau din meniul Insert -> Duplicate Slide

Structura diapozitivului (Slide Layout)

Modul de organizare a elementelor de pe un diapozitiv constituie layout-ul său. Există mai multe modele predefinite, cu diverse combinaţii de obiecte ce se pot insera (tabele, grafice, text artistic, imagini, diagrame, organigrame sau elemente multimedia) – meniul Format -> Slide Layout.

Proiectarea diapozitivului (Slide Design)

Permite particularizarea diferitelor elemente existente pe un slide.

Şabloane (Design Templates)

Permite aplicarea unui anumit fundal (imagine grafică) pentru diapozitivul curent sau pentru toate diapozitivele din prezentare – meniul Format -> Slide Design | Design Templates.

Scheme de culori (Color Schemes)

Pentru un şablon se pot aplica seturi de culori predefinite sau se pot particularize aceste culori pentru diverse elemente (fundal, chenar, text, hyperlink-uri, etc.) – meniul Format -> Slide Design | Color Schemes.

Scheme de animaţii (Animation Schemes)

Aplicarea unui tip de animaţie predefinit pentru toate diapozitivele din prezentare – meniul Format -> Slide Design | Animation Schemes

Fundal (Background)

Aplicarea unei culori sau unui efect de umplere (gradient, textură, imagine) pe fundalul unuia sau tuturor diapozitivelor – meniul Format -> Background

Diapozitivul principal (Slide Master)

Este un element în care se stochează informaţii generale despre şablon: fonturi, stiluri, dimensiunile şi poziţiile diverselor obiecte din slide, fundalul şi culorile. Scopul acestui diapozitiv este de a permite utilizatorului realizarea unor modificări globale, la nivelul întregii prezentări. Orice modificare efectuată asupra proprietăţilor unui element din master slide se va propaga la toate diapozitivele din prezentare, precum şi la cele adăugate ulterior.

Principalele facilităţi ale programului Microsoft Powerpoint 2003

• Animaţii (Animation) - se pot adăuga diverse efecte de animaţie (apariţie, deplasare, dispariţie), cu diverse proprietăţi.
• Acţiuni (Action Settings) – la clic pe obiect sau plasarea indicatorului mouse-ului pe un obiect se poate defini o acţiune:
  • hyperlink (legătură) către diverse destinaţii: un anumit slide, un alt fişier de pe disc sau chiar o adresă de Web;
  • executarea unui program sau a unor macro-comenzi.
• Tranziţii (Transitions) – efecte de animaţie la trecerea (tranziţia) de la un slide la altul. La acest capitol se pot insera temporizări (trecerea automată, după un număr de secunde, de la un slide la altul – implicit trecerea se face la click de mouse), se poate modifica viteza de tranziţie şi sunetul care să însoţească efectul.

Moduri de vizualizare

Se activează din meniul View.

Normal

Este modul implicit de editare a unui slide.

Slide sorter

Permite o vedere de ansamblu asupra întregii prezentări (slide-urile sunt văzute în miniatură şi sunt facilitate acţiuni la nivel general: operaţii cu slide-urile, modificarea formatului întregii prezentări, scheme de animaţii, tranziţii).

Slide Show

Este modul de vizualizare în care prezentarea este expusă audienţei, pe întregul ecran (meniul SlideShow -> View Show). Prezentarea rulează conform specificaţiilor (meniul SlideShow -> Set Up Show) şi timpilor alocaţi fiecărui slide. Toate elementele funcţionează conform opţiunilor setate. În acest mod de vizualizare sunt permise:

• navigarea înainte-înapoi şi saltul la un anumit slide din prezentare;
• terminarea prezentării;
• activarea unui mod de lucru în care sunt permise evidenţieri, desene, sublinieri etc.

Notes Page

În acest mod de vizualizare se pot introduce informaţii suplimentare (rezumat, ale notiţe, etc.) despre ideile expuse (vizibile în acest mod de lucru în partea de jos a slide-ului). Notiţele nu sunt vizibile în celelalte moduri de lucru, fiind utile însă prezentatorului atunci când prezentarea rulează pe două monitoare / ecrane: unul al autorului şi unul pentru audienţă. Pentru activarea acestei facilităţi este necesar hardware special (placă video cu suport pentru două monitoare).

Alte facilităţi ale programului Powerpoint

Package for CD – permite “împachetarea” prezentării, împreună cu fişierele legate şi cu alte resurse (fonturi, un program pentru vizualizarea prezentării, etc.) pe un CD sau într-un folder, astfel încât prezentarea să poată fi rulată pe orice calculator cu sistem Windows modern, fără a fi nevoie de programul Powerpoint instalat.

Inserare elemente multimedia (sunet, filme) – meniul Insert -> Movies and Sounds

Planificarea timpilor – meniul SlideShow -> Rehearse Timings

Înregistrarea textului - meniul SlideShow -> Record Narration

Workbook

Registrul (fişierul) de lucru stochează datele ce vor fi prelucrate. Acesta poate conţine una sau mai multe foi de lucru (worksheet), ceea ce permite organizarea a diferite tipuri de informaţii într-un singur fişier (workbook).

Worksheet

Foaia de lucru (worksheet) poate fi o matrice de celule (Cells) cu date, o reprezentare grafică (Chart), o secvenţă de comenzi macro sau o fereastră de dialog. Foile de lucru apar în partea stânga-jos a ecranului sub formă tabulară. Sunt permise următoarele operaţii asupra foilor de lucru (prin clic dreapta pe numele foilor):

• adăugare (sau din meniul Insert->Worksheet)
• ştergere
• redenumire (sau din meniul Format->Sheet ->Rename)
• schimbarea ordinii foilor (prin tragerea cu mouse-ul)
• copierea sau mutarea în alt fişier Excel
• marcarea cu o culoare
• gruparea a două sau mai multe foi de calcul pentru completarea simultană a datelor în tot grupul
• ascunderea / afişarea unei foi de calcul (din meniul Format->Sheet->Hide / Unhide)

Row

Rândurile sunt numerotate cu cifre arabe care apar în partea stângă a ecranului. Excel 2003 are 65.536 rânduri.

Column

Coloanele sunt identificate prin litere (una sau combinaţii de două litere, de la A la Z, apoi AA, AB, …, HZ, IA până la IV). Sunt 256 coloane într-o foaie de lucru Excel.

Cell

Celula este unitatea elementară cu care operează programele de calcul tabelar. Intersecţia unui rând (Row) cu o coloană (Column) determină o celulă, identificată în mod unic de adresa ei. Celula poate conţine date alfanumerice (numere, text, caractere speciale), formule de calcul, funcţii.

Address

Adresa unei celule conţine informaţii pentru identificarea unică a celulei. Ea este alcătuită din:

• litera sau combinaţia de litere ce desemnează coloana;
• numărul ce identifică rândul în care figurează celula.

Exemplu: A1

Range

Zona (domeniul) este un grup de celule adiacente situate pe mai multe rânduri sau coloane. O zonă poate avea doar formă dreptunghiulară sau pătrată, celulele dintr-o zonă fiind prelucrate simultan, în acelaşi mod. Termenul Range se foloseşte pentru a indica adresa zonei, sub forma:

adresa_start:adresa_stop

unde adresa_start este adresa celulei din colţul stânga-sus al zonei (celula de început), iar adresa_stop este adresa celulei din colţul dreapta-jos al zonei (celula finală). Cele două adrese sunt separate prin operatorul “:” (două puncte).

Exemple:

Referinţe relative, referinţe absolute, referinţe mixte

La crearea unei formule se foloseşte de obicei referinţa relativă a unei celule sau a unui domeniu de celule (la copierea formulei în altă celulă, Excel va adapta adresele celulelor implicate în prima formulă, relativ la noua poziţie). Pentru ca referinţele să rămână neschimbate la copierea formulelor se foloseşte referinţa absolută prin inserarea în adresa celulei a caracterului $ în faţa liniei şi coloanei. Referinţa mixtă presupune păstrarea fixă doar a liniei sau doar a coloanei din adresa unei celule.

Exemplu: adresa celulei A5 (în referinţă relativă) se va transforma în

• $A$5 în referinţă absolută;
• $A5 sau A$5 în referinţă mixtă.

Referinţe 3-D, referinţe externe, referinţe  la distanţă

Referinţele pot accesa celule nu numai din foaia de lucru curentă, ci şi din alte locaţii: din altă foaie a fişierului de lucru curent (referinţă 3-D), o foaie de lucru din alt fişier Excel (referinţă externă) sau chiar date din alte aplicaţii (referinţe la distanţă).

Exemple:

• Sheet1!$A$2 – referinţă 3-D pentru accesarea celulei A2 din foaia de lucru Sheet1 a documentului curent
• ‘c:\[fisier.xls]Sheet1′!$A$2 – referinţă externă pentru accesarea celulei A2 din foaia de lucru Sheet1 a documentului fisier.xls aflat în rădăcina drive-ului C:

Formule

Formulele sunt expresii prin intermediul cărora se realizează calcule matematice cu datele din celulele foii de lucru. Marcarea conţinutului unei celule ca formulă se face introducând semnul “=” la începutul celulei. Excel va evalua formula şi va afişa în celulă direct rezultatul ei.

O formulă se poate compune din:

- operatori

Formula este evaluată de la stânga la dreapta. Ordinea operatorilor este dată descrescător în tabelul de mai jos:

În orice formulă se pot folosi paranteze rotunde pentru a modifica precedenţa implicită a operatorilor.

- operanzi

• constante numerice:
  • numere întregi sau reale, cu sau fără semn (maxim 15 cifre). Numerele pot fi reprezentate cu parte întreagă şi fracţionară (exemplu: 1,234) sau în format ştiinţific, de forma a,bbbE(+/-)cc (exemplu 1,23E+00). Un număr poate conţine şi caracterele cu o semnificaţie specială din tabelul de mai jos.
  • dată calendaristică şi timp

• şiruri de caractere alfanumerice – litere, cifre, caractere speciale, toate plasate între ghilimele (maxim 256 caractere)
• logice - TRUE sau FALSE (se scriu ca atare sau pot rezulta din evaluarea unor expresii logice)

• variabile
  • referinţe (adrese de celule, nume sau etichete)
  • funcţii (Functions)

O formulă poate avea numai un operand sau numai o funcţie.

Exemple:

=10

=EXP(2)

Când o formulă este introdusă greşit sau rezultatul ei nu poate fi calculat se afişează mesajul #VALUE!.

Funcţii (Functions)

Funcţiile se folosesc pentru realizarea unor calcule complexe, ce nu s-ar putea efectua în mod uzual folosind operatorii şi operanzii tipici. Utilizatorul poate folosi numeroasele funcţii predefinite în Excel, dar îşi poate crea şi propriile funcţii.

Funcţiile se pot introduce direct în celulă sau în Bara de formule. Un mesaj informativ (tooltip) ajută utilizatorul la modul de introducere a argumentelor funcţiei. Accesarea listei de funcţii predefinite se face din butonul Insert Function, meniul Insert->Function sau combinaţia de taste Shift+F3. Fereastra ce apare prezintă pe scurt scopul funcţiei, modul de introducere a argumentelor şi face un calcul rapid al rezultatului în momentul în care se introduc argumentele.

Forma generală a unei funcţii este:

nume_funcţie (argument1; argument2; …)

unde:
nume_funcţie – este un nume unic, compus din două sau mai multe caractere;
argumente – un argument sau o listă de argumente, introduse într-o ordine predefinită şi respectând o anumită structură.

Argumentele unei funcţii pot fi: constante, referinţe la celule sau zone de celule, etichete, matrice de celule sau chiar alte formule şi funcţii (se pot realiza maxim 7 niveluri de funcţii imbricate). Câteva dintre funcţiile Excel uzuale:

Label, Name

În apelarea celulelor, în locul adresei (adreselor) se pot folosi etichete (Label) sau nume (Name) pentru a se uşura specificarea celulelor implicate în formulă.

Exemple:

Pentru Etichete (dacă opţiunea Tools->Options | Calculation | Accept labels in formulas este bifată):
Formula “=ian Produs2″ va avea ca rezultat: 45
Formula “=sum(Produs4)” va avea ca rezultat: 132

Pentru Nume, dacă se alocă domeniului B2:E4 numele “productie”, atunci:
Formula “=sum(productie)” va avea ca rezultat: 1324

Alte facilităţi ale programului Excel

Formatarea celulelor – meniul Format->Cells
Specificarea tuturor proprietăţilor unei celule. Categoriile de proprietăţi ce se pot modifica pentru o celulă sunt:

• număr: permite afişarea conţinutului unei celule în mai multe moduri – cu un număr specificat de zecimale, tip monedă, contabilitate, dată/oră, procent, fracţie, ştiinţific (cu un număr specificat de zecimale), text, special sau particularizat;
• aliniament: alinierea conţinutului pe orizontală şi verticală, orientarea textului, îmbinarea celulelor etc.);
• font: tipul fontului, stiluri, dimensiuni, subliniere, culori, alte efecte;
• chenar: stilul, culoarea şi laturile la care celula să aibă chenar;
• culoare de umplere şi un model de fundal;
• protejarea conţinutului celulei la modificare sau la vizualizarea formulei (funcţionale doar dacă foaia de lucru sau registrul de lucru au fost protejate anterior)

Formatarea condiţională – meniul Format->Conditional Formatting
Dacă valoarea dintr-o celulă îndeplineşte anumite condiţii, acea celulă poate fi afişată într-un mod diferit faţă de celelalte (ca font, chenar sau culoare de umplere).

Formatarea liniilor, coloanelor – meniul Format->Row, Format->Column
Se referă la dimensiunea acestora (înălţimea sau lăţimea) şi posibilitatea de a le ascunde.

Format predefinit – meniul Format->AutoFormat
Aplicarea rapidă a unor proprietăţi la nivel de font, culori de umplere, chenare, alinieri şi dimensiuni.

Stiluri – meniul Format->Style
Aplicarea sau particularizarea unor stiluri predefinite.

Umplerea  celulelor – meniul Edit->Fill
Un domeniul de celule poate fi completat automat cu constante (text sau numerice), formule (păstrându-se adresele relative ale celulelor implicate în formule) sau cu serii de date.

Sortarea datelor – meniul Data->Sort
Acestea se pot sorta după câmpurile (coloanele) tabelului, în ordine crescătoare / descrescătoare (pentru date numerice), respectiv alfabetică / invers alfabetică (A->Z sau Z->A, pentru date de tip text).

Filtrare – meniul Data->Filter
Permite afişarea înregistrărilor dintr-o listă care îndeplinesc un anumit set de condiţii (valori numerice în anumite intervale, un anumit conţinut al celulelor etc.).

Formulare – meniul Data->Form
Introducerea datelor într-o listă prin intermediul unei ferestre de dialog cu casete text. Listele pot fi văzute ca o bază de date în care rândurile sunt înregistrări (records), iar coloanele sunt câmpuri (fields).

Subtotaluri – meniul Data->Subtotals
Metodă de a sintetiza informaţia, prin gruparea pe diverse criterii şi efectuarea unor calcule centralizatoare – sume, medii, maxim, minim, numărare etc.

Tabele pivot – meniul Data->PivotTable and PivotChart Report
Modalitate de a centraliza datele dintr-un tabel şi a obţine rapid diverse rapoarte sau situaţii.

Restricţionarea celulelor – meniul Data->Validation
Conţinutul unei celule poate fi limitat la o anumită listă de valori, numere într-un anumit format sau într-un anumit domeniu, texte de o anumită lungime etc.

Căutare scop (obiectiv) – meniul Tools->Goal Seek
Se calculează datele de intrare care permit obţinerea unui rezultat cunoscut (sau la care se doreşte să se ajungă).

Adăugare comentarii la o celulă – meniul Insert->Comment

Protejarea unei foi – meniul Tools->Protection->Protect Worksheet, meniul Tools->Protection->Protect Workbook
Protecţia se realizează împotriva unor tentative de modificare a foii sau a întregului fişier (la deschidere).

Reprezentare grafică – meniul Insert->Chart
Datele (introduse manual sau calculate în urma unor formule) pot fi reprezentate pe grafice (Chart) în diverse formate şi cu numeroase opţiuni.

Importul din alte fişiere sau surse de date – meniul Data->Import External Data

Gestiunea documentelor

• Crearea unui document nou (File->New) – se poate crea un document gol (blank document) sau un document pe baza unui şablon (template) predefinit – scrisori de afaceri, fax-uri, memo-uri, rapoarte, curriculum vitae, etc. Alte opţiuni sunt: crearea unui mesaj de poştă electronică (e-mail) şi crearea unei pagini Web.
• Deschiderea unui document existent (File->Open) – Word poate deschide, pe lângă formatele proprii .doc, .dot şi formatul .txt (text în clar), şi alte tipuri de fişiere document, create fie în versiuni anterioare (Word 6.0, Word 97, Word 2000), fie cu alte procesoare de texte (.rtf – Rich Text Format, .wk1 – Lotus 1-2-3, .xls, .xlw – Excel, .wps -  Works, .wpd – Word Perfect 6). O altă categorie de fişiere ce se pot deschide pentru editare în Word o reprezintă fişierele cu extensiile .htm, .html (pagini Web).
• Salvarea unui document (File->Save) – se poate face atât în formatele .doc, .dot, .html, .rtf, .txt, cât şi în alte formate,  folosind diverse filtre şi module (plug-ins) instalate odată cu pachetul Office (salvarea în alte formate sau versiuni anterioare se poate face cu pierdere de informaţii sau modificări ale unor proprietăţi).
• Recuperarea datelor pierdute – programul Application Recovery este destinat închiderii controlate a aplicaţiilor care nu mai răspund la comenzi şi permite recuperarea datelor din documentele deschise în aplicaţiile care nu mai răspund sau închiderea aplicaţiilor (cu pierderea datelor nesalvate).
• Căutarea unui document (File->File Search) – permite găsirea unui document fie pe baza numelui (integral sau un fragment), fie pe baza unor valori din anumite câmpuri (nume, extensie, dimensiune, data creării sau data ultimei accesări, autor, număr de cuvinte, linii sau pagini, cuvinte cheie).

Distribuirea documentelor

• În format electronic

• documentul poate fi trimis electronic (File->Send To) către diverse recipiente: poştă electronică, fax, un folder Exchange Server, o prezentare Powerpoint, un participant la întâlnire online (Netmeeting) etc.
• Accesul la un document prin copierea lui într-un folder partajat din reţea (share folder). Documentul va fi disponibil pentru citire sau scriere doar acelor membri ai reţelei ale căror drepturi de acces sunt setate corespunzător (acces în folder, citire, suprascriere, salvare).
• Posibilitatea lucrului în echipă, fiind permise mai multe funcţii pentru modificarea documentului de către mai mulţi utilizatori şi înlesnirea comunicării între membrii echipei. Câteva dintre aceste facilităţi: urmărirea modificărilor unui document (Tools->Track Changes), compararea şi îmbinarea documentelor (Tools->Compare and Merge Documents), crearea şi partajarea unui spaţiu comun de lucru (Tools->Shared Workspace), colaborarea online (Tools->Online Collaboration).
• Publicarea online (pe un server web sau ftp) permite accesarea (publică sau pe baza unui username şi parolă) a documentului de către orice persoană prin intermediul reţelei Internet.

• Tipărit

• Tipărirea (File->Print) unui document se poate face după instalarea unei imprimante în sistem (locală, imprimantă de reţea, driver virtual). Sunt disponibile mai multe opţiuni în cadrul ferestrei de dialog Print (alegerea paginilor ce vor fi tipărite, numărul de copii, modul de aşezare a foilor tipărite, tipărirea către un fişier, etc.).

Protejarea documentelor

• Versiunile (File->Versions) permit salvarea diverselor forme (versiuni) ale documentului în acelaşi fişier.
• Urmărirea modificărilor (Tools->Track Changes) este utilă în cazul în care mai mulţi utilizatori fac modificări succesive unui document. Track Changes permite înregistrarea modificărilor făcute în timp şi acceptarea sau respingerea acestora.
• Protejarea documentului (Tools->Protect Document) permite protejarea (prin introducerea unei parole opţionale) a modificărilor urmărite, comentariilor sau formularelor dintr-un document.
• Limitarea accesului la un fişier (File->Save as | Tools->Security Options) se poate face prin stabilirea unei parole la deschidere sau parole la modificare.
• Deschiderea unui document doar în citire (Open Read-Only) sau Deschiderea unei copii a documentului (Open as Copy) – o metodă de protejare a conţinutului fişierului original este deschiderea acestuia doar în citire sau ca o copie (File->Open, buton Open).
• Alte metode de protejare a documentelor sunt: setarea nivelului de securitate pentru macrocomenzi (Tools->Macro->Security), definirea unor surse de încredere (Trusted Sources) şi semnăturile digitale (Tools->Options | Security->Digital Signatures).

Transferul datelor

Problema accesibilităţii datelor a fost rezolvată în mediul Windows prin utilizarea a 3 metode:

• import / export – Word poate deschide (File->Open) din şi salva (File->Save) în diferite formate de fişiere
• transfer prin Clipboard – Transferul datelor se poate face folosind o zonă de memorie temporară numită Clipboard. În această memorie se păstrează ultimele informaţii copiate, acestea fiind disponibile pentru o accesare ulterioară. Datele stocate sunt disponibile atât programului Word, cât şi altor programe (din pachetul Office sau chiar din mediul Windows). Transferul datelor se face pin succesiunea comenzilor Copy (Edit->Copy) + Paste (Edit->Paste) sau Cut (Edit->Cut) + Paste.
• utilizarea tehnicii OLE (Object Linking and Embedding) – permite transferul datelor între aplicaţii prin încapsulare (embedding) – informaţia originală este copiată în documentul destinaţie – sau legare dinamică (linking) – este realizată o legătură şi nu o înglobare a obiectului sursă (Edit->Paste Special, (Edit->Paste as Hyperlink).

Formatarea documentelor

Formatarea la nivel de caracter

• tipul fontului (Font), dimensiunea (Size), stilul (Font Style), culoarea (Font Color), stilul de subliniere (Underline style), alte efecte (Effects) – meniul Format->Font | Font
• spaţierea textului pe orizontală şi poziţia pe verticală – meniul Format->Font | Character Spacing
• efecte de animaţii – meniul Format->Font | Text Effects
• stabilirea unor chenare şi fundaluri pentru text – meniul Format->Borders and Shading | Borders, meniul Format->Borders and Shading | Shading

Formatarea la nivel de paragraf

• alinierea (Align), indentarea (Indent) şi spaţierea pe verticală (Line Spacing) – meniul Format-> Paragraph
• stabilirea unor chenare şi fundaluri pentru paragraf – meniul Format->Borders and Shading | Borders, meniul Format->Borders and Shading | Shading
• poziţia tabulatoarelor (Tabs) – meniul Format->Tabs
• crearea de liste marcate şi numerotate – meniul Format->Bullets and Numbering
• formatarea paragrafului pe coloane tip ziar  - meniul Format->Columns
• introducerea şi organizarea tabelelor (Tables): introducerea sau ştergerea unor celule, linii sau coloane; îmbinarea sau scindarea unei celule; formatarea chenarului, culorii de umplere şi dimensionarea celulelor; schimbarea direcţiei textului; sortarea datelor; calculul unor expresii matematice  – meniul Table
• inserarea unei majuscule încorporate  - meniul Format->Drop Cap
• aplicarea unor stiluri predefinite sau create de utilizator (particularizate pentru fonturi, culori şi spaţieri sau alte proprietăţi) – meniul Format->Styles and Formatting

Formatarea la nivel de pagină

• stabilirea marginilor paginii – meniul File->Page Setup | Margins
• opţiuni privind orientarea paginii (Orientation) – meniul File->Page Setup | Margins
• stabilirea dimensiunilor hârtiei (Paper size) – meniul File->Page Setup | Paper
• stabilirea unor chenare şi fundaluri pentru întreaga pagină – meniul Format->Borders and Shading | Page Border
• inserarea unor salturi forţate la o pagină nouă sau o coloană nouă – meniul Insert->Break | Break type

Formatarea la nivel de document

• inserarea unor note de subsol (Footnote) sau note de final (Endnote) – meniul Insert->Reference->Footnote
• împărţirea documentului în secţiuni (Sections), zone formate din una sau mai multe pagini cu aceleaşi proprietăţi (margini, orientare, chenare, etc.) – meniul Insert->Break | Section break type
• definirea antetului (Header) şi subsolului (Footer), zone speciale în care informaţiile (numărul paginii curente, numărul total de pagini, capitolul, autorul, data, etc.) se repetă automat pe fiecare pagină din document (mai precis, pe fiecare pagină dintr-o secţiune) – meniul View->Header and Footer
• aplicarea pe fundal, în spatele textului, a unui element repetitiv (text sau imagine) pe fiecare pagină din document – meniul Format->Background->Printed Watermark
• salvarea unui document ca pagină Web (extensie .htm, .html) permite editarea unor caracteristici specifice acestui tip special de document: inserarea unor cadre (Frames), aplicarea unor teme predefinite (Theme), schimbarea fundalului (Background) – meniul Format->Frames, meniul Format->Theme, meniul Format->Background.

Facilităţi în editarea textului

• anulare (Undo) / repetare (Repeat) acţiune – meniul Edit->Undo, meniul Edit->Repeat
• inserarea caracterelor speciale (Symbol) – meniul Insert->Symbol
• inserarea unor legături (Hyperlink) şi etichete (Bookmark) pentru navigarea între documente interconectate sau saltul în cadrul unui document – meniul Insert->Hyperlink, meniul Insert->Bookmark
• inserare unor câmpuri speciale (Field), variabile ce furnizează automat anumite informaţii – meniul Insert->Field
• modificarea direcţiei textului (Text Direction) – meniul Format->Text Direction
• găsirea şi înlocuirea textului (Find, Replace) – meniul Edit->Find, meniul Edit->Replace
• schimbarea după caz a caracterelor în/din majuscule şi/sau minuscule (Change Case) – meniul Format->Change Case
• caracteristici specifice limbii în care este scris un text: Stabilire limbă (Set Language), Traduceri (Translate), Lexicon (Thesaurus), Despărţire în silabe (Hyphenation), Verificarea corectitudinii cuvintelor (Spelling and Grammar) – meniul Tools->Language, meniul Tools->Spelling and Grammar

Lucrul cu obiecte

Într-un document Word se pot insera şi modifica proprietăţile (culoare, stil şi efecte ale chenarului şi fundalului, dimensiunea obiectului, aşezarea faţă de text, etc.) pentru mai multe tipuri de obiecte:

• imagini din miniaturi (Clipart), fişier imagine de pe disc (From File) sau direct de la scanner sau camera web (From Scanner or Camera) – meniul Insert->Picture
• forme predefinite (Autoshapes) – meniul Insert->Picture
• casete de text (Textbox) şi casete de text legate (Text Box Link) – meniul Insert->Textbox
• text decorativ (WordArt) – meniul Insert->Picture
• grafice pentru seturi de date (Chart) – meniul Insert->Picture
• organigrame (Organization Chart) – meniul Insert->Picture
• diagrame (Diagram) – meniul Insert->Diagram
• expresii matematice (Equation) – meniul Insert->Object->Microsoft Equation 3.0

Folosind bara de butoane Drawing (meniul View->Toolbars), obiectele selectate se pot:

• grupa (Group)
• ordona pe straturi (Order)
• alinia sau distribui (Align or Distribute)
• roti cu un unghi oarecare (Rotate)
• oglindi pe orizontală sau verticală (Flip)

De asemenea, tot din bara de butoane Drawing, anumitor obiecte li se pot aplica:

• umbre (Shadow Style)
• efecte de spaţialitate (3-D Style)

Moduri de vizualizare a documentului

Word oferă mai multe moduri de vizualizare a unui document în editare, în funcţie de specificul fiecărui format sau destinaţie a acestuia:

• Normal – optimizat pentru tastarea, editarea şi formatarea rapidă a textului
• Web Layout (Aspect pagină web) – când se lucrează cu pagini Web
• Print Layout (Aspect pagină imprimată) – prezintă documentul aşa cum va fi el tipărit (toate elementele documentului sunt afişate în poziţiile în care vor apărea şi pe pagina tipărită). Necesită mai multă memorie şi navigarea prin document poate fi încetinită dacă există o machetare complexă.
• Reading Layout (Aspect citire) – optimizează vizualizarea documentului pentru citire
• Outline (Aspect schiţă) – permite o mai bună examinare şi gestionare a structurii documentului organizat pe capitole şi subcapitole

Alte facilităţi ale programului Word

• corectarea automată pe baza unor reguli (AutoCorrect) – meniul Tools->AutoCorrect Options
• completarea automată a unor scrisori, tipărirea pe plicuri sau etichete – meniul Tools->Letters and Mailings->Letter Wizard, meniul Tools->Letters and Mailings->Envelopes and Labels
• numerotarea automată a figurilor, expresiilor matematice sau tabelelor – meniul Insert->Reference->Caption
• crearea automată a unor referinţe (câmpuri cu legături) la diverse elemente din document (etichete, note de subsol, figuri, tabele, expresii matematice) – meniul Insert->Reference->Cross-reference
• generare automată a unor tabele cu indecşi tip cuprins pentru capitole şi subcapitole, figuri, etc. – meniul Insert->Reference->Index and Tables
• generare automată a unor documente personalizate pentru corespondenţă – meniul Tools->Letters and Mailings->Mail Merge
• macro comenzi (succesiune de comenzi care automatizează activităţi repetitive sau activităţi complexe) folosind limbajul VBA (Visual Basic for Applications) – meniul Tools->Macro->Macros, meniul Tools->Macro->Visual Basic Editor
• editor de scripturi pentru editarea paginilor web şi inserarea unor secvenţe de coduri (scripts) scrise în Microsoft Visual Basic Scripting Edition (VBScript) sau Javascript – meniul Tools->Macro->Microsoft Script Editor

Noile tehnologii Web 2.0 (de exemplu Ajax – Asynchronous JavaScript and XML) au permis crearea unor aplicaţii online comparabile ca facilităţi cu aplicaţiile desktop. Unele dintre aceste aplicaţii online oferă un puternic suport de colaborare multi-user şi actualizări în timp real din surse online de date (stocuri, rate de schimb, etc.).

Bazate pe platformele Adobe Flash, Java sau Microsoft Silverlight, aplicaţiile online sunt rulate cu un browser web prin intermediul unui plug-in sau tehnologii independente tip applet sau virtual machine. Astfel de aplicaţii permit crearea online a unui document, fişier de calcul tabelar, prezentare sau formular Web. Documentele se pot stoca online şi partaja cu alţi utilizatori sau exporta în cele mai populare formate.
Exemplu aplicaţie online: Google Docs, docs.google.com

Google Docs text

Google Docs Spreadsheet

Google Docs Presentation

Este o suită gratuită şi open source, destinată iniţial mediului K Desktop Environment (KDE) din Linux. Pornită din 1998, prima versiune oficială a fost lansată oficial în 2000 ca parte a KDE 2.0. Versiunea curentă KOffice este 2.3 (decembrie 2010).
Adresă Web: www.koffice.org

În 2010 proiectul KOffice s-a scindat, luând naştere suita Calligra, care include următoarele componente:

• Words, fost KWord (procesor de texte)
• Tables, fost KSpread (calcul tabelar)
• Stage, fost KPresenter (prezentări)
• Kexi (baze de date)
• Flow (fost Kivio), aplicaţie pentru desenarea diagramelor
• Karbon14, editor de grafică vectorială
• Krita, editare imagini

Adresă Web: www.calligra-suite.org

Calligra KWord	Calligra KSpread	Calligra KPresenter
Calligra Kexi	Calligra Flow	Calligra Karbon
Calligra Krita