Meniu: Tools -> Letters and Mailings -> Mail Merge…
Bară de butoane: Mail Merge
Este o modalitate comodă de a îmbina informaţiile din mai multe surse (documente de mai multe tipuri sau surse de date) într-un singur document pentru corespondenţă (şi nu numai). Comanda Mail Merge generează paşii de parcurs în realizarea unui astfel de document:
1. Alegerea tipului de document care va fi generat
Se pot crea scrisori (letters), mesaje e-mail, plicuri (envelopes), etichete (labels) sau cataloage cu adrese (directory).
2. Specificarea documentului principal (“main document“)
Acesta poate fi documentul curent, un şablon (template) sau un alt document existent.
3. Definirea sursei de date (Data Source), fişierul cu informaţiile care trebuie îmbinate
Sursa de date poate fi:
- o listă (tabel) dintr-un un fişier existent pe disc, în formatele:
- document Word (.doc);
- document Rich Text Format (.rtf);
- text ASCII (.txt);
- pagină Web (.htm, .html);
- foaie de calcul Excel (.xls);
- bază de date Access (.mdb), Microsoft Works (.wdb), Lotus 1-2-3 (.wk?), Paradox (.dbf) sau dBase (.db);
- agenda (Address Book) din Outlook (.pab);
- o conexiune la un server (Microsoft SQL, Oracle) sau altă bază de date prin mecanismul ODBC (Open Database Connectivity) care permite conexiuni la diverse DBMS (Database Management Systems).
- informaţiile de contact disponibile în Outlook (nume, adrese e-mail, adrese poştale, telefoane etc.);
- o listă nouă de adrese, formată din câteva câmpuri standard implicite (titlu, nume, prenume, adresă, telefon, alte informaţii de contact). În această listă câmpurile se pot edita, ordona sau pot fi adăugate câmpuri noi, iar datele se pot filtra şi sorta.
4. Scrierea efectivă a documentului principal (scrisorii)
Documentul principal va conţine:
- informaţia comună, generală, regăsită pe fiecare pagină din documentul generat la final;
- informaţia particularizată, specifică fiecărui destinatar (recipient). Aceasta este formată nu numai din datele de contact (nume, adresă etc.), dar şi din alte date extrase din câmpurile sursei de date. Informaţia specifică fiecărui destinatar este introdusă cu ajutorul câmpurilor de îmbinare (Merge Field) care fac legătura cu sursa de date (butonul Insert Merge Fields).
5. Generarea documentului final
Butonul Mail Merge Recipients permite:
- selectarea înregistrărilor care vor fi folosite;
- filtrarea înregistrărilor după diverse câmpuri (există operatori de comparare şi operatori logici);
- sortarea înregistrărilor (ascendentă sau descendentă).
Înaintea generării rezultatului final există posibilitatea verificării eventualele erori (butonul Check for Errors).
Datele astfel îmbinate pot fi trimise către:
- un document nou (Merge to New Document)
- imprimantă (Merge to Printer)
- poştă electronică (Merge to E-mail)
- fax (Merge to Fax)
