Meniu: File->Send to…
Buton: E-mail (bara de butoane Standard)
Comanda Send to permite trimiterea electronică a documentului către diverse recipiente, în funcţie de configuraţia hardware şi software a calculatorului: poştă electronică, fax, un folder Exchange Server, o prezentare Powerpoint, un participant la întâlnire online (Netmeeting) etc. În toate cazurile, sistemul trebuie să îndeplinească cerinţele hardware şi software necesare pentru ca trimiterea electronică să se desfăşoare cu succes:
- pentru comunicaţia prin Internet:
- hardware: placă de reţea; conexiune fizică la un furnizor de servicii Web;
- software: configurare sistem pentru accesarea reţelei; client e-mail configurat.
- pentru comunicaţia prin fax:
- hardware: placă fax-modem; conexiune fizică la o linie telefonică funcţională;
- software: configurarea sistemului (drivere, program pentru trimiterea faxurilor).
Poştă electronică
Trimiterea unui document prin e-mail este facilitată de prezenţa butonului E-mail pe bara de butoane Standard, prin care se accesează clientul instalat pentru gestiunea poştei electronice (Outlook este programul din pachetul Office destinat acestui scop). Documentul este plasat în corpul mesajului e-mail (Body) şi poate fi trimis la o adresă e-mail specificată sau extrasă din lista Contacts. Înainte de a fi trimis prin e-mail, documentul este automat salvat.
Alte moduri de transmitere a unui document prin e-mail:
- fişier ataşat – Mail Recipient (As Attachment);
- fişier ataşat pentru recenzie – Mail Recipient (for Review) – documentul poate fi ataşat obişnuit (Regular attachment) sau trimis într-un spaţiu de lucru pentru documente (Document Workspace);
- stabilirea unei liste de destinatari (Routing Recipient) care vor recenza documentul succesiv, într-o ordine specificată la trimitere, urmând ca în final documentul să revină la autor.
Exchange Folder
Documentul va fi copiat într-un folder din Exchange Server.
Participant la întâlnire online (Online Meeting Participant)
Trimiterea directă a fişierului către un destinatar conectat la programul de conversaţie online Net Meeting
Fax
Trimiterea unui document prin aplicaţia de fax permite economisirea de timp şi hârtie, deoarece nu mai este nevoie de tipărirea documentului şi apoi trimiterea lui printr-un fax clasic. Se poate folosi:
- propriul echipament fax-modem (Recipient using a Fax Modem);
- Internet Fax Service, un serviciu online pe bază de abonament pentru trimiterea fax-urilor.
În primul caz, Word lansează Fax Wizard, o aplicaţie care pregăteşte trimiterea faxului prin specificarea paginii de titlu şi a destinatarilor. Programul utilizat pentru trimiterea faxului poate fi Microsoft Fax sau orice alt program destinat acestui scop (instalat ca o imprimantă virtuală). În lipsa acestor programe, Word permite tipărirea documentului (eventual însoţit de pagina de titlu, dacă s-a optat pentru ea), şi apoi trimiterea lui prin sistemul clasic de fax.
Prezentare Powerpoint
Va fi lansat programul Powerpoint, iar documentul Word va fi convertit într-o prezentare Powerpoint.
Alte moduri de distribuire electronică a unui document
Partajarea unui document
Dacă documentul trebuie accesat de către mai mulţi utilizatori (în vederea completării sau utilizării individuale), poate fi copiat într-un folder partajat din reţeaua companiei (share folder). Documentul va fi disponibil pentru citire sau scriere doar acelor membri ai reţelei ale căror drepturi de acces sunt setate corespunzător (acces în folder, citire, suprascriere, salvare). În cazul în care mai mulţi utilizatori trebuie să facă modificări documentului original, o funcţie utilă este urmărirea modificărilor (Track Changes).
Publicarea electronică a unui document pe Web
Prin publicarea online, documentul devine accesibil oricărei persoane cu acces la reţeaua mondială Internet. Documentul poate fi publicat în format .doc, convertit în alte formate cunoscute pe Internet (de exemplu, formatul .pdf) sau salvat ca pagină Web – vezi Publicarea unui document pe Web.
