itasistenta blog

Meniu:    File->Versions…
File->Save as | Tools | Save Version…

Comanda Versions permite salvarea diverselor forme (versiuni) ale unui document, la momente diferite, în acelaşi fişier. În fişier se vor păstra doar modificările între versiuni şi nu documentele individuale în întregime, astfel încât fişierul cu versiuni va ocupa mai puţin decât dacă s-ar salva fiecare document în parte. Se poate activa la un moment dat o anumită versiune a documentului şi lucra pe acea versiune (modificare, tipărire etc.). Implicit se va deschide ultima versiune a documentului. Prezenţa versiunilor într-un document este indicată şi pe bara de stare (Status Bar).

Salvarea versiunilor este utilă de exemplu în cadrul procesului de recenzie: documentul iniţial este trimis spre recenzie, apoi documentul modificat conform observaţiilor recenzenţilor poate fi salvat în acelaşi fişier, ca o nouă versiune. Se pot vedea şi compara astfel cele două versiuni ale documentului.

Salvarea versiunilor poate fi făcută manual (comanda Versions din meniul File) sau automat. Opţiunea “Automatically save a version on close” din fereastra Versions permite salvarea automată a formei (versiunii) unui document la fiecare salvare. O astfel de opţiune poate fi utilă pentru a înregistra momentul modificării şi cine a efectuat modificarea, în special pentru documente legale.

În anumite situaţii este însă indicată salvarea unei versiuni a documentului ca fişier nou:

• trimiterea unui document la reexaminare: este recomandabilă trimiterea celei mai recente versiuni, şi nu un document care să conţină şi alte versiuni (recenzenţii să nu poată accesa versiuni mai vechi ale documentului);
• pentru a compara automat versiunea curentă a documentului cu una mai veche: se foloseşte funcţia de Comparare şi îmbinare documente (Compare and Merge Documents) din meniul Tools.

Salvarea manuală a unei versiuni este un concept diferit faţă de crearea unei copii de siguranţă (opţiunea Always create backup copy din meniul Tools->Options |Save|): aceasta din urmă va suprascrie ultima copie de siguranţă, la orice nouă salvare.

Meniu: Tools->Compare and Merge Documents….

Comanda permite îmbinarea a două documente, evidenţiind diferenţele între ele prin marcaje de urmărire (meniul View->Markup) specifice Urmăririi modificărilor (Track Changes). Comparând cele două fişiere, Word indică locurile în care există diferenţe, existând posibilitatea de acceptare sau respingere a oricărei modificări.

Îmbinarea documentelor se poate face în documentul curent sau într-un document nou.

Meniu: Window->Compare Side by Side with…

Comanda împarte optim ecranul în două ferestre verticale, în care vor fi deschise cele două documente comparate. Bara de butoane Compare Side care apare permite sincronizarea deplasării în cele două ferestre, astfel încât cele două documente comparate să afişeze în permanenţă zonele corespondente, iar diferenţele dintre cele două documente să fie uşor de remarcat.

Meniu:    Tools ->Shared Workspace

Un spaţiu de lucru pentru documente (Document Workspace) este o zonă virtuală centrată pe unul sau mai multe documente, organizată ca un site găzduit prin serviciul Windows SharePoint Services. În acest spaţiu, o echipă poate partaja documente, legături la alte resurse, sarcini de îndeplinit. Membrii echipei pot lucra împreună la un document, direct în spaţiul de lucru sau pe propriile calculatoare (programul cu care lucrează – Word 2003, Excel 2003, PowerPoint 2003 sau Visio 2003 – va aduce periodic actualizări din spaţiul de lucru). De asemenea, membrii pot actualiza conţinutul documentului din spaţiul de lucru cu propriile modificări. Rezolvarea conflictelor între versiuni se face diferit în fiecare din aplicaţiile prezentate.

Crearea unui spaţiu de lucru pentru documente se face:

• prin ataşarea unui fişier partajat (Shared attachment) în Microsoft Outlook. Spre deosebire de ataşarea uzuală, în care o copie a fişierului ataşat este trimisă separat fiecărui destinatar, ataşarea unui fişier partajat plasează o copie a acestuia şi într-un spaţiu de lucru partajat, unde va fi automat actualizată cu modificările efectuate de ceilalţi membri ai spaţiului. Numele spaţiului de lucru va avea acelaşi nume ca al fişierului ataşat. Expeditorul devine administratorul spaţiului, iar destinatarii devin membri.
• prin utilizarea panoului Shared Workspace (comanda Shared Workspace din meniul Tools) existent în aplicaţiile Office prezentate mai sus;
• prin executarea unor comenzi în site-ul Windows SharePoint Services.

Membrii pot accesa un spaţiu partajat printr-un browser Web sau printr-o aplicaţie a suitei Office. Se pot seta alerte pentru a primi notificări prin poşta electronică în cazul în care un element din spaţiul partajat se modifică.

În acest meniu sunt grupate următoarele comenzi: Meet Now, Schedule Meeting şi Web Discussions.

Meet Now

Meniu:  Tools ->Online Collaboration-> Meet Now

Comanda lansează programul Net Meeting, ale cărui principale facilităţi sunt: video-conferinţă cu unul sau mai mulţi participanţi, apel VoIP (Voice over IP), mesaje text în timp real (Chat), partajare aplicaţie (Sharing), tabla albă (Whiteboard), transfer de fişiere (File Transfer). Clientul Netmeeting se poate conecta la un server public ILS (Internet Locator Server) – un server director pentru clienţi Netmeeting – sau poate efectua legătura direct cu destinatarul, prin specificarea adresei IP.

Schedule Meeting

Meniu:  Tools ->Online Collaboration-> Schedule Meeting…

Comanda facilitează trimiterea unei invitaţii de participare la o întâlnire (Meeting) folosind programul Microsoft Outlook. Pe lângă informaţiile uzuale introduse (destinatar, tema întâlnirii, data şi ora, stabilirea unui reminder), se poate specifica:
- dacă se utilizează Meeting Workspace, un site Web care centralizează toate informaţiile legate de o întâlnire: agenda, lista invitaţiilor, documentele necesare. Ulterior se pot publica rezultatele întâlnirii şi urmări sarcini trasate.
- dacă întâlnirea este online, utilizând una din aplicaţiile Microsoft NetMeeting, Windows Media Services sau Microsoft Exchange.

Discuţii document Web (Web Discussions)

Meniu:  Tools ->Online Collaboration-> Web Discussions
Bara de butoane: Web Discussions

Această caracteristică permite adăugarea unor discuţii (comentarii) pentru documente Office şi pagini Web. Discuţiile apar odată cu documentul, însă sunt stocate pe un server de discuţii (server Web care execută Microsoft Windows SharePoint Services).

Discuţiile sunt disponibile pentru vizualizare sau adăugare prin intermediul unui browser Web sau al aplicaţiei Office folosite (Word, Excel sau PowerPoint). Se pot adăuga răspunsuri la discuţii, iar filtrările posibile sunt după dată sau după numele de utilizator. Discuţiile sunt:
- generale, când se referă la întregul document;
- interne, când se referă la o anumită parte a documentului.