Obiectivul prelucrării datelor constă în transformarea datelor în informaţii care să constituie baza luării deciziilor.
Prelucrarea datelor
Pentru a deveni informaţii, datele trebuie trecute prin următoarele etape:
- introducere (culegere)
- prelucrare (manipulare)
- extragere (distribuire)
în vederea îndeplinirii anumitor cerinţe.
Prelucrarea datelor se poate realiza:
- manual;
- automat, prin intermediul unui SISTEM DE PRELUCRARE AUTOMATĂ A DATELOR (SPAD) – prelucrarea automată a datelor presupune resurse materiale (echipamente electronice de calcul) şi resurse umane (operatori, programatori, analişti) – organizate într-o formă care să le permită funcţionarea într-un ansamblu.
Fluxul prelucrării automate a datelor
INTRODUCEREA DATELOR
Este procesul de culegere a acestora şi scrierea lor într-o formă accesibilă echipamentelor electronice de calcul, care vor efectua prelucrarea.
ETAPE:
Culegerea datelor de la diverse surse şi reunirea lor într-un singur loc unde vor fi transmise pentru a fi prelucrate (datele de intrare se fac compatibile cu prelucrările din interiorul sistemului informatic).
- prin introducere manuală a datelor (text sau date numerice);
- înregistrare cu echipamente adecvate a sunetului si imaginii (înregistrare audio/video, scanare) – conversii ale informaţiilor din formă analogică în formă digitală efectuate la introducerea datelor în sistemul informatic (conversii de intrare);
- preluare din fişiere deja create, dintr-o reţea locală de date sau din reţele de comunicaţii (naţionale sau internaţionale, publice sau private) – cu respectarea drepturilor de autor.
Verificarea dacă datele culese sunt corecte şi complete; aceasta este o etapă deosebit de importantă deoarece în cele mai multe cazuri, erorile rezultate dintr-un SPAD au la bază erorile generate de introducerea eronată a datelor.
Codificarea datelor într-o formă accesibilă pentru a fi interpretate de către echipamentele electronice de calcul, în vederea prelucrării.
PRELUCRAREA DATELOR
După introducerea datelor, acestea sunt memorate şi supuse diverselor operaţii de prelucrări:
Clasificarea datelor care îndeplinesc anumite criterii (răspund unor cerinţe)
Sortarea datelor în ordine crescătoare sau descrescătoare, numerică sau alfabetică
Aceste prelucrări sunt utile în optimizarea funcţiei de căutare (este important ca răspunsul la o interogare să fie obţinut într-un timp cât mai scurt, ideal în timp real).
Operaţii de prelucrare propriu-zisă
- calcule aritmetice sau logice;
- operaţii asupra datelor referitoare la forma lor (operaţii specifice pentru texte, documente, imagini).
Memorarea datelor pe diverse suporturi de date, în vederea regăsirii şi/sau prelucrării ulterioare a acestora.
Funcţia de memorare şi regăsire a informaţiei – stocarea informaţiei în cadrul sistemului şi posibilitatea de a o accesa ulterior pentru diverse prelucrări sau doar ca răspuns la interogări efectuate asupra colecţiei de date din sistem (găsirea unor informaţii care răspund la anumite cerinţe).
Foarte importante sunt operaţiile de backup (realizarea unor copii de siguranţă, atât pentru stocarea în siguranţă a datelor, cât şi pentru asigurarea unei securităţi şi confidenţialităţi a datelor).
EXTRAGEREA REZULTATELOR PRELUCRĂRII
În urma prelucrării datelor, acestea devin informaţii care pot fi distribuite utilizatorilor, într-o formă accesibilă acestora. Extragerea rezultatelor prelucrării presupune:
Regăsirea datelor din memorie în vederea utilizării acestora ca informaţii pentru luarea deciziilor.
Conversia (decodificarea) datelor din forma sub care au fost prelucrate, într-un alt format, accesibil utilizatorului (tipărire pe hârtie sau alte suporturi, ieşire audio-video). Conversia din forma digitală în forma analogică se face în vederea realizării unei compatibilităţi cu echipamentele analogice de redare sau transmitere a informaţiei audio-vizuală (conversii de ieşire).
Transmiterea informaţiilor la locul solicitat de utilizator. Rezultatele pot fi accesate:
- din interiorul sistemului informatic (prin intermediul reţelei locale);
- transmise analog (sistemul clasic de curierat) sau digital printr-o reţea de telecomunicaţii, publică/privată, naţională/internaţională, pe cablu sau unde radio.
Rezumarea datelor ce constă în prezentarea sub o formă concisă a anumitor rezultate ale prelucrării – generarea de situaţii sau rapoarte; În cel mai simplu caz, rezultatele unei consultări (interogări – query) se vor afişa pe ecran sau tipări la imprimantă. Este necesar ca forma rezultatelor să fie sugestivă si convenabilă pentru utilizatorii sistemului informatic; în acest sens, se folosesc frecvent imagini si reprezentări grafice ale datelor. Operaţiile de consultare nu afectează conţinutul bazei de informaţii.
REACŢIE (FEEDBACK)
Informaţiile obţinute în urma prelucrării pot răspunde cerinţelor pentru care au fost prelucrate datele sau pot fi afectate de erori provenite din diverse etape ale prelucrării.
Feedback – mecanism de reglare ce constă în evaluarea rezultatelor prelucrării şi efectuarea de modificări corespunzătoare în faza de introducere şi/sau prelucrare a datelor în vederea asigurării de informaţii corecte rezultate în urma reluării prelucrării datelor.
