Gestiunea documentelor
- Crearea unui document nou (File->New) – se poate crea un document gol (blank document) sau un document pe baza unui şablon (template) predefinit – scrisori de afaceri, fax-uri, memo-uri, rapoarte, curriculum vitae, etc. Alte opţiuni sunt: crearea unui mesaj de poştă electronică (e-mail) şi crearea unei pagini Web.
- Deschiderea unui document existent (File->Open) – Word poate deschide, pe lângă formatele proprii .doc, .dot şi formatul .txt (text în clar), şi alte tipuri de fişiere document, create fie în versiuni anterioare (Word 6.0, Word 97, Word 2000), fie cu alte procesoare de texte (.rtf – Rich Text Format, .wk1 – Lotus 1-2-3, .xls, .xlw – Excel, .wps - Works, .wpd – Word Perfect 6). O altă categorie de fişiere ce se pot deschide pentru editare în Word o reprezintă fişierele cu extensiile .htm, .html (pagini Web).
- Salvarea unui document (File->Save) – se poate face atât în formatele .doc, .dot, .html, .rtf, .txt, cât şi în alte formate, folosind diverse filtre şi module (plug-ins) instalate odată cu pachetul Office (salvarea în alte formate sau versiuni anterioare se poate face cu pierdere de informaţii sau modificări ale unor proprietăţi).
- Recuperarea datelor pierdute – programul Application Recovery este destinat închiderii controlate a aplicaţiilor care nu mai răspund la comenzi şi permite recuperarea datelor din documentele deschise în aplicaţiile care nu mai răspund sau închiderea aplicaţiilor (cu pierderea datelor nesalvate).
- Căutarea unui document (File->File Search) – permite găsirea unui document fie pe baza numelui (integral sau un fragment), fie pe baza unor valori din anumite câmpuri (nume, extensie, dimensiune, data creării sau data ultimei accesări, autor, număr de cuvinte, linii sau pagini, cuvinte cheie).
Distribuirea documentelor
• În format electronic
- documentul poate fi trimis electronic (File->Send To) către diverse recipiente: poştă electronică, fax, un folder Exchange Server, o prezentare Powerpoint, un participant la întâlnire online (Netmeeting) etc.
- Accesul la un document prin copierea lui într-un folder partajat din reţea (share folder). Documentul va fi disponibil pentru citire sau scriere doar acelor membri ai reţelei ale căror drepturi de acces sunt setate corespunzător (acces în folder, citire, suprascriere, salvare).
- Posibilitatea lucrului în echipă, fiind permise mai multe funcţii pentru modificarea documentului de către mai mulţi utilizatori şi înlesnirea comunicării între membrii echipei. Câteva dintre aceste facilităţi: urmărirea modificărilor unui document (Tools->Track Changes), compararea şi îmbinarea documentelor (Tools->Compare and Merge Documents), crearea şi partajarea unui spaţiu comun de lucru (Tools->Shared Workspace), colaborarea online (Tools->Online Collaboration).
- Publicarea online (pe un server web sau ftp) permite accesarea (publică sau pe baza unui username şi parolă) a documentului de către orice persoană prin intermediul reţelei Internet.
• Tipărit
- Tipărirea (File->Print) unui document se poate face după instalarea unei imprimante în sistem (locală, imprimantă de reţea, driver virtual). Sunt disponibile mai multe opţiuni în cadrul ferestrei de dialog Print (alegerea paginilor ce vor fi tipărite, numărul de copii, modul de aşezare a foilor tipărite, tipărirea către un fişier, etc.).
Protejarea documentelor
- Versiunile (File->Versions) permit salvarea diverselor forme (versiuni) ale documentului în acelaşi fişier.
- Urmărirea modificărilor (Tools->Track Changes) este utilă în cazul în care mai mulţi utilizatori fac modificări succesive unui document. Track Changes permite înregistrarea modificărilor făcute în timp şi acceptarea sau respingerea acestora.
- Protejarea documentului (Tools->Protect Document) permite protejarea (prin introducerea unei parole opţionale) a modificărilor urmărite, comentariilor sau formularelor dintr-un document.
- Limitarea accesului la un fişier (File->Save as | Tools->Security Options) se poate face prin stabilirea unei parole la deschidere sau parole la modificare.
- Deschiderea unui document doar în citire (Open Read-Only) sau Deschiderea unei copii a documentului (Open as Copy) – o metodă de protejare a conţinutului fişierului original este deschiderea acestuia doar în citire sau ca o copie (File->Open, buton Open).
- Alte metode de protejare a documentelor sunt: setarea nivelului de securitate pentru macrocomenzi (Tools->Macro->Security), definirea unor surse de încredere (Trusted Sources) şi semnăturile digitale (Tools->Options | Security->Digital Signatures).
Transferul datelor
Problema accesibilităţii datelor a fost rezolvată în mediul Windows prin utilizarea a 3 metode:
- import / export – Word poate deschide (File->Open) din şi salva (File->Save) în diferite formate de fişiere
- transfer prin Clipboard – Transferul datelor se poate face folosind o zonă de memorie temporară numită Clipboard. În această memorie se păstrează ultimele informaţii copiate, acestea fiind disponibile pentru o accesare ulterioară. Datele stocate sunt disponibile atât programului Word, cât şi altor programe (din pachetul Office sau chiar din mediul Windows). Transferul datelor se face pin succesiunea comenzilor Copy (Edit->Copy) + Paste (Edit->Paste) sau Cut (Edit->Cut) + Paste.
- utilizarea tehnicii OLE (Object Linking and Embedding) – permite transferul datelor între aplicaţii prin încapsulare (embedding) – informaţia originală este copiată în documentul destinaţie – sau legare dinamică (linking) – este realizată o legătură şi nu o înglobare a obiectului sursă (Edit->Paste Special, (Edit->Paste as Hyperlink).
Formatarea documentelor
Formatarea la nivel de caracter
- tipul fontului (Font), dimensiunea (Size), stilul (Font Style), culoarea (Font Color), stilul de subliniere (Underline style), alte efecte (Effects) – meniul Format->Font | Font
- spaţierea textului pe orizontală şi poziţia pe verticală – meniul Format->Font | Character Spacing
- efecte de animaţii – meniul Format->Font | Text Effects
- stabilirea unor chenare şi fundaluri pentru text – meniul Format->Borders and Shading | Borders, meniul Format->Borders and Shading | Shading
Formatarea la nivel de paragraf
- alinierea (Align), indentarea (Indent) şi spaţierea pe verticală (Line Spacing) – meniul Format-> Paragraph
- stabilirea unor chenare şi fundaluri pentru paragraf – meniul Format->Borders and Shading | Borders, meniul Format->Borders and Shading | Shading
- poziţia tabulatoarelor (Tabs) – meniul Format->Tabs
- crearea de liste marcate şi numerotate – meniul Format->Bullets and Numbering
- formatarea paragrafului pe coloane tip ziar - meniul Format->Columns
- introducerea şi organizarea tabelelor (Tables): introducerea sau ştergerea unor celule, linii sau coloane; îmbinarea sau scindarea unei celule; formatarea chenarului, culorii de umplere şi dimensionarea celulelor; schimbarea direcţiei textului; sortarea datelor; calculul unor expresii matematice – meniul Table
- inserarea unei majuscule încorporate - meniul Format->Drop Cap
- aplicarea unor stiluri predefinite sau create de utilizator (particularizate pentru fonturi, culori şi spaţieri sau alte proprietăţi) – meniul Format->Styles and Formatting
Formatarea la nivel de pagină
- stabilirea marginilor paginii – meniul File->Page Setup | Margins
- opţiuni privind orientarea paginii (Orientation) – meniul File->Page Setup | Margins
- stabilirea dimensiunilor hârtiei (Paper size) – meniul File->Page Setup | Paper
- stabilirea unor chenare şi fundaluri pentru întreaga pagină – meniul Format->Borders and Shading | Page Border
- inserarea unor salturi forţate la o pagină nouă sau o coloană nouă – meniul Insert->Break | Break type
Formatarea la nivel de document
- inserarea unor note de subsol (Footnote) sau note de final (Endnote) – meniul Insert->Reference->Footnote
- împărţirea documentului în secţiuni (Sections), zone formate din una sau mai multe pagini cu aceleaşi proprietăţi (margini, orientare, chenare, etc.) – meniul Insert->Break | Section break type
- definirea antetului (Header) şi subsolului (Footer), zone speciale în care informaţiile (numărul paginii curente, numărul total de pagini, capitolul, autorul, data, etc.) se repetă automat pe fiecare pagină din document (mai precis, pe fiecare pagină dintr-o secţiune) – meniul View->Header and Footer
- aplicarea pe fundal, în spatele textului, a unui element repetitiv (text sau imagine) pe fiecare pagină din document – meniul Format->Background->Printed Watermark
- salvarea unui document ca pagină Web (extensie .htm, .html) permite editarea unor caracteristici specifice acestui tip special de document: inserarea unor cadre (Frames), aplicarea unor teme predefinite (Theme), schimbarea fundalului (Background) – meniul Format->Frames, meniul Format->Theme, meniul Format->Background.
Facilităţi în editarea textului
- anulare (Undo) / repetare (Repeat) acţiune – meniul Edit->Undo, meniul Edit->Repeat
- inserarea caracterelor speciale (Symbol) – meniul Insert->Symbol
- inserarea unor legături (Hyperlink) şi etichete (Bookmark) pentru navigarea între documente interconectate sau saltul în cadrul unui document – meniul Insert->Hyperlink, meniul Insert->Bookmark
- inserare unor câmpuri speciale (Field), variabile ce furnizează automat anumite informaţii – meniul Insert->Field
- modificarea direcţiei textului (Text Direction) – meniul Format->Text Direction
- găsirea şi înlocuirea textului (Find, Replace) – meniul Edit->Find, meniul Edit->Replace
- schimbarea după caz a caracterelor în/din majuscule şi/sau minuscule (Change Case) – meniul Format->Change Case
- caracteristici specifice limbii în care este scris un text: Stabilire limbă (Set Language), Traduceri (Translate), Lexicon (Thesaurus), Despărţire în silabe (Hyphenation), Verificarea corectitudinii cuvintelor (Spelling and Grammar) – meniul Tools->Language, meniul Tools->Spelling and Grammar
Lucrul cu obiecte
Într-un document Word se pot insera şi modifica proprietăţile (culoare, stil şi efecte ale chenarului şi fundalului, dimensiunea obiectului, aşezarea faţă de text, etc.) pentru mai multe tipuri de obiecte:
- imagini din miniaturi (Clipart), fişier imagine de pe disc (From File) sau direct de la scanner sau camera web (From Scanner or Camera) – meniul Insert->Picture
- forme predefinite (Autoshapes) – meniul Insert->Picture
- casete de text (Textbox) şi casete de text legate (Text Box Link) – meniul Insert->Textbox
- text decorativ (WordArt) – meniul Insert->Picture
- grafice pentru seturi de date (Chart) – meniul Insert->Picture
- organigrame (Organization Chart) – meniul Insert->Picture
- diagrame (Diagram) – meniul Insert->Diagram
- expresii matematice (Equation) – meniul Insert->Object->Microsoft Equation 3.0
Folosind bara de butoane Drawing (meniul View->Toolbars), obiectele selectate se pot:
- grupa (Group)
- ordona pe straturi (Order)
- alinia sau distribui (Align or Distribute)
- roti cu un unghi oarecare (Rotate)
- oglindi pe orizontală sau verticală (Flip)
De asemenea, tot din bara de butoane Drawing, anumitor obiecte li se pot aplica:
- umbre (Shadow Style)
- efecte de spaţialitate (3-D Style)
Moduri de vizualizare a documentului
Word oferă mai multe moduri de vizualizare a unui document în editare, în funcţie de specificul fiecărui format sau destinaţie a acestuia:
- Normal – optimizat pentru tastarea, editarea şi formatarea rapidă a textului
- Web Layout (Aspect pagină web) – când se lucrează cu pagini Web
- Print Layout (Aspect pagină imprimată) – prezintă documentul aşa cum va fi el tipărit (toate elementele documentului sunt afişate în poziţiile în care vor apărea şi pe pagina tipărită). Necesită mai multă memorie şi navigarea prin document poate fi încetinită dacă există o machetare complexă.
- Reading Layout (Aspect citire) – optimizează vizualizarea documentului pentru citire
- Outline (Aspect schiţă) – permite o mai bună examinare şi gestionare a structurii documentului organizat pe capitole şi subcapitole
Alte facilităţi ale programului Word
- corectarea automată pe baza unor reguli (AutoCorrect) – meniul Tools->AutoCorrect Options
- completarea automată a unor scrisori, tipărirea pe plicuri sau etichete – meniul Tools->Letters and Mailings->Letter Wizard, meniul Tools->Letters and Mailings->Envelopes and Labels
- numerotarea automată a figurilor, expresiilor matematice sau tabelelor – meniul Insert->Reference->Caption
- crearea automată a unor referinţe (câmpuri cu legături) la diverse elemente din document (etichete, note de subsol, figuri, tabele, expresii matematice) – meniul Insert->Reference->Cross-reference
- generare automată a unor tabele cu indecşi tip cuprins pentru capitole şi subcapitole, figuri, etc. – meniul Insert->Reference->Index and Tables
- generare automată a unor documente personalizate pentru corespondenţă – meniul Tools->Letters and Mailings->Mail Merge
- macro comenzi (succesiune de comenzi care automatizează activităţi repetitive sau activităţi complexe) folosind limbajul VBA (Visual Basic for Applications) – meniul Tools->Macro->Macros, meniul Tools->Macro->Visual Basic Editor
- editor de scripturi pentru editarea paginilor web şi inserarea unor secvenţe de coduri (scripts) scrise în Microsoft Visual Basic Scripting Edition (VBScript) sau Javascript – meniul Tools->Macro->Microsoft Script Editor
