Meniu:
Tools->Options | Save | Save data only for forms
Save data only for forms (din fereastra Save / Save as, buton Tools -> Save Options)
Este posibilă salvarea opţiunilor exprimate la completarea unui formular (form) în Word pentru a fi ulterior importate în alte programe specializate pentru prelucrarea datelor (salvare ca bază de date, sortare, creare grafice şi rapoarte).
Prin bifarea opţiunii Save data only for forms se vor salva doar informaţiile introduse în formular (conţinutul casetelor text şi opţiunile introduse în casetele de selectare sau casetele derulante). Datele vor fi separate prin “;” şi se vor salva implicit într-un fişier text simplu (Plain Text), însă se pot alege şi alte formate uzuale (.doc, .rtf, .html, .xml). Avantajul oferit de formatul text (.txt) este că poate fi deschis cu uşurinţă în alte programe (Microsoft Excel, Microsoft Access, dar şi în programe ale altor producători) şi convertit în formatele corespunzătoare (tip .xls – Foaie de lucru Excel sau .mdb – Bază de date Access).
O atenţie specială la salvare trebuie acordată tipului de codare a fişierului text, atunci când datele conţin simboluri sau caractere speciale (de exemplu, diacritice). În acest caz este indicat să se aleagă o codare Unicode pe 8 biţi (UTF-8), format acoperitor pentru toate simbolurile existente. Când codarea implicită nu acoperă toate simbolurile introduse în casetele text ale formularului, aceste caractere vor fi evidenţiate cu roşu. Alegerea unei codări improprii va duce la pierderea caracterelor evidenţiate.
