Meniu: File->Versions…
File->Save as | Tools | Save Version…
Comanda Versions permite salvarea diverselor forme (versiuni) ale unui document, la momente diferite, în acelaşi fişier. În fişier se vor păstra doar modificările între versiuni şi nu documentele individuale în întregime, astfel încât fişierul cu versiuni va ocupa mai puţin decât dacă s-ar salva fiecare document în parte. Se poate activa la un moment dat o anumită versiune a documentului şi lucra pe acea versiune (modificare, tipărire etc.). Implicit se va deschide ultima versiune a documentului. Prezenţa versiunilor într-un document este indicată şi pe bara de stare (Status Bar).
Salvarea versiunilor este utilă de exemplu în cadrul procesului de recenzie: documentul iniţial este trimis spre recenzie, apoi documentul modificat conform observaţiilor recenzenţilor poate fi salvat în acelaşi fişier, ca o nouă versiune. Se pot vedea şi compara astfel cele două versiuni ale documentului.
Salvarea versiunilor poate fi făcută manual (comanda Versions din meniul File) sau automat. Opţiunea “Automatically save a version on close” din fereastra Versions permite salvarea automată a formei (versiunii) unui document la fiecare salvare. O astfel de opţiune poate fi utilă pentru a înregistra momentul modificării şi cine a efectuat modificarea, în special pentru documente legale.
În anumite situaţii este însă indicată salvarea unei versiuni a documentului ca fişier nou:
- trimiterea unui document la reexaminare: este recomandabilă trimiterea celei mai recente versiuni, şi nu un document care să conţină şi alte versiuni (recenzenţii să nu poată accesa versiuni mai vechi ale documentului);
- pentru a compara automat versiunea curentă a documentului cu una mai veche: se foloseşte funcţia de Comparare şi îmbinare documente (Compare and Merge Documents) din meniul Tools.
Salvarea manuală a unei versiuni este un concept diferit faţă de crearea unei copii de siguranţă (opţiunea Always create backup copy din meniul Tools->Options |Save|): aceasta din urmă va suprascrie ultima copie de siguranţă, la orice nouă salvare.
