Meniu: Tools ->Shared Workspace
Un spaţiu de lucru pentru documente (Document Workspace) este o zonă virtuală centrată pe unul sau mai multe documente, organizată ca un site găzduit prin serviciul Windows SharePoint Services. În acest spaţiu, o echipă poate partaja documente, legături la alte resurse, sarcini de îndeplinit. Membrii echipei pot lucra împreună la un document, direct în spaţiul de lucru sau pe propriile calculatoare (programul cu care lucrează – Word 2003, Excel 2003, PowerPoint 2003 sau Visio 2003 – va aduce periodic actualizări din spaţiul de lucru). De asemenea, membrii pot actualiza conţinutul documentului din spaţiul de lucru cu propriile modificări. Rezolvarea conflictelor între versiuni se face diferit în fiecare din aplicaţiile prezentate.
Crearea unui spaţiu de lucru pentru documente se face:
- prin ataşarea unui fişier partajat (Shared attachment) în Microsoft Outlook. Spre deosebire de ataşarea uzuală, în care o copie a fişierului ataşat este trimisă separat fiecărui destinatar, ataşarea unui fişier partajat plasează o copie a acestuia şi într-un spaţiu de lucru partajat, unde va fi automat actualizată cu modificările efectuate de ceilalţi membri ai spaţiului. Numele spaţiului de lucru va avea acelaşi nume ca al fişierului ataşat. Expeditorul devine administratorul spaţiului, iar destinatarii devin membri.
- prin utilizarea panoului Shared Workspace (comanda Shared Workspace din meniul Tools) existent în aplicaţiile Office prezentate mai sus;
- prin executarea unor comenzi în site-ul Windows SharePoint Services.
Membrii pot accesa un spaţiu partajat printr-un browser Web sau printr-o aplicaţie a suitei Office. Se pot seta alerte pentru a primi notificări prin poşta electronică în cazul în care un element din spaţiul partajat se modifică.
