itasistenta blog

Obiective:

1. Prezentarea principalelor operaţii în gestiunea documentelor Office Word 2003:

• Crearea unui document nou (New), gol sau pe baza unui şablon
• Deschiderea şi importul unui document (Open). Căutarea unui document (File Search). Recuperarea datelor nesalvate (Recovery).
  
• Salvarea şi exportul unui document (Save).
• Distribuirea electronică a unui document. Tipărirea unui document (Print).
  

2. Moduri de vizualizare a unui document în Office Word 2003

TEME

1.1. Introduceţi textul de mai jos (preluat de pe site-ul wikipedia.org) într-un document Word nou, gol.

Wikipedia este o enciclopedie liberă, dezvoltată în mod colaborativ de către voluntari. Oricine poate edita orice pagină din Wikipedia, astfel încât greşelile sau inadvertenţele pe care le observaţi în articolele despre subiecte care vă sunt familiare vor continua să existe atâta vreme, până când un contribuitor (sau chiar dvs.) decide să le corecteze. De asemenea, este foarte important faptul că Wikipedia este o enciclopedie liberă: licenţa sub care apar toate materialele din Wikipedia garantează faptul că orice contribuţie la Wikipedia este făcută în interes public, fără nici o posibilitate ca vreo persoană fizică sau juridică să-şi însuşească aceste materiale.

1.2. Creaţi în My Documents un folder cu numele grupei. Salvaţi documentul în acest folder, succesiv în formatele:

- .doc (Word Document), cu numele Tema12;
- .rtf (Rich Text Format – Format Text Îmbogăţit) cu numele Tema12. Având acelaşi nume, fişierele vor fi suprascrise?
- .txt (Plain Text – Text simplu) cu numele Tema12. Observaţii la conversia în format Text simplu.

Salvaţi apoi documentul în format Text simplu, dar cu codările:
- Central European (Windows) – numele Tema12_CE
- Unicode (UTF-8) – numele Tema12_UTF8

Observaţi că modul de vizualizare a documentului nu se schimbă. Diferenţele între cele 3 tipuri de fişiere vor fi remarcate la punctele 1.4. şi 1.6.

1.3. Salvaţi documentul ca pagină Web (.htm) cu numele Tema12. Observaţi comutarea modului de vizualizare.

1.4. Închideţi aplicaţia Word (implicit toate fişierele create la punctele 1.2-1.3). Folosiţi Notepad pentru a deschide fişierele de tip .txt, .rtf, .htm şi .doc. Observaţi conţinutul lor.

1.5. Creaţi un nou document Word pe baza şablonului Tema15.dot. Salvaţi succesiv documentul curent cu numele Tema15.doc, apoi tema15.doc (scris cu litere mici). Observaţi proprietatea case-insensitive a sistemului de operare (cele două fişiere au nume identice pentru Windows).

1.6. Folosind programul Microsoft Word, deschideţi fişierele salvate la punctul 1.2 şi transferaţi-le conţinutul în zonele corespunzătoare din Tema15.doc. Ce diferenţe apar?

ÎNTREBĂRI

- Ce mod de vizualizare este indicat pentru documentul în format .txt? Dar pentru .rtf?

- Care sunt programele incluse în sistemul de operare Windows folosite implicit pentru vizualizarea celor 4 tipuri de fişiere (.doc, .rtf, .txt, .htm)?
- Un fişier .doc poate fi deschis cu Notepad?
- Care dintre fişierele de tip .doc, .rtf şi .txt care conţin textul de la punctul 1.1 ocupă cel mai mult spaţiu pe disc? Motivare.
- Cum se pot salva diacriticele într-un fişier text?

Meniu: File -> File Search

Pentru căutarea pe disc a unui document pe baza unor criterii specificate este pusă la dispoziţie o funcţie care permite două moduri de funcţionare:

Căutarea simplă (Basic Search) permite identificarea unui fişier pe baza numelui, tipului (formatului) şi amplasării. Pentru numele fişierului se pot folosi simbolurile de înlocuire * (orice caractere, oricâte) şi ? (un singur caracter).

Căutarea avansată (Advanced Search) poate identifica un fişier după un criteriu complex, format prin combinarea unor câmpuri (nume, extensie, dimensiune, data creării sau data ultimei accesări, autor, număr de cuvinte, linii sau pagini, cuvinte cheie etc.) ce conţin cuvinte sau valori cheie, cu funcţiile logice AND sau OR. Opţiunile disponibile, în funcţie de tipul câmpului folosit, pot fi: conţine…, începe cu…, se termină cu…, (pentru criterii de tip text) sau egal…, mai mare ca…, mai mic decât…, între… (pentru criterii de tip numeric).

În cazul unei blocări a aplicaţiei sau a întregului sistem, Word va deschide la prima rulare ulterioară fişierul de recuperare a datelor (recovery file), dacă acesta există. Panoul de activităţi prezintă în Document Recovery lista fişierelor ce pot fi recuperate (posedă textul [Recovered] – Recuperat după numele fişierului, faţă de [Original]), permiţând deschiderea sau salvarea lor cu alt nume.

Pachetul Office conţine un program (Microsoft Office Application Recovery) destinat închiderii controlate a aplicaţiilor care nu mai răspund la comenzi. Acest program permite:

- recuperarea datelor din documentele deschise în aplicaţiile care nu mai răspund
- închiderea aplicaţiilor (cu pierderea datelor nesalvate).

Datele nesalvate la o închidere normală a aplicaţiei Word nu mai pot fi recuperate.

Câteva metode utile pentru a evita pierderea datelor din documente:

- păstrarea unor copii ale documentului (salvarea în timp a versiunii curente a documentului, eventual pe un alt mediu de stocare sau pe o partiţie partajată aflată pe un server);
- crearea automată a unei copii de siguranţă (activarea opţiunii Always create backup copy)
- setarea unui interval de timp corespunzător pentru autosalvarea datelor (Save AutoRecover info every … minutes)

Meniu: File->Send to…
Buton: E-mail (bara de butoane Standard)

Comanda Send to permite trimiterea electronică a documentului către diverse recipiente, în funcţie de configuraţia hardware şi software a calculatorului: poştă electronică, fax, un folder Exchange Server, o prezentare Powerpoint, un participant la întâlnire online (Netmeeting) etc. În toate cazurile, sistemul trebuie să îndeplinească cerinţele hardware şi software necesare pentru ca trimiterea electronică să se desfăşoare cu succes:

• pentru comunicaţia prin Internet:
  • hardware: placă de reţea; conexiune fizică la un furnizor de servicii Web;
  • software: configurare sistem pentru accesarea reţelei; client e-mail configurat.
• pentru comunicaţia prin fax:
  • hardware: placă fax-modem; conexiune fizică la o linie telefonică funcţională;
  • software: configurarea sistemului (drivere, program pentru trimiterea faxurilor).

Poştă electronică

Trimiterea unui document prin e-mail este facilitată de prezenţa butonului E-mail pe bara de butoane Standard, prin care se accesează clientul instalat pentru gestiunea poştei electronice (Outlook este programul din pachetul Office destinat acestui scop). Documentul este plasat în corpul mesajului e-mail (Body) şi poate fi trimis la o adresă e-mail specificată sau extrasă din lista Contacts. Înainte de a fi trimis prin e-mail, documentul este automat salvat.

Alte moduri de transmitere a unui document prin e-mail:

• fişier ataşat – Mail Recipient (As Attachment);
• fişier ataşat pentru recenzie – Mail Recipient (for Review) – documentul poate fi ataşat obişnuit (Regular attachment) sau trimis într-un spaţiu de lucru pentru documente (Document Workspace);
• stabilirea unei liste de destinatari (Routing Recipient) care vor recenza documentul succesiv, într-o ordine specificată la trimitere, urmând ca în final documentul să revină la autor.

Exchange Folder

Documentul va fi copiat într-un folder din Exchange Server.

Participant la întâlnire online (Online Meeting Participant)

Trimiterea directă a fişierului către un destinatar conectat la programul de conversaţie online Net Meeting

Fax

Trimiterea unui document prin aplicaţia de fax permite economisirea de timp şi hârtie, deoarece nu mai este nevoie de tipărirea documentului şi apoi trimiterea lui printr-un fax clasic. Se poate folosi:

- propriul echipament fax-modem (Recipient using a Fax Modem);
- Internet Fax Service, un serviciu online pe bază de abonament pentru trimiterea fax-urilor.

În primul caz, Word lansează Fax Wizard, o aplicaţie care pregăteşte trimiterea faxului prin specificarea paginii de titlu şi a destinatarilor. Programul utilizat pentru trimiterea faxului poate fi Microsoft Fax sau orice alt program destinat acestui scop (instalat ca o imprimantă virtuală). În lipsa acestor programe, Word permite tipărirea documentului (eventual însoţit de pagina de titlu, dacă s-a optat pentru ea), şi apoi trimiterea lui prin sistemul clasic de fax.

Prezentare Powerpoint

Va fi lansat programul Powerpoint, iar documentul Word va fi convertit într-o prezentare Powerpoint.

Alte moduri de distribuire electronică a unui document

Partajarea unui document

Dacă documentul trebuie accesat de către mai mulţi utilizatori (în vederea completării sau utilizării individuale), poate fi copiat într-un folder partajat din reţeaua companiei (share folder). Documentul va fi disponibil pentru citire sau scriere doar acelor membri ai reţelei ale căror drepturi de acces sunt setate corespunzător (acces în folder, citire, suprascriere, salvare). În cazul în care mai mulţi utilizatori trebuie să facă modificări documentului original, o funcţie utilă este urmărirea modificărilor (Track Changes).

Publicarea electronică a unui document pe Web

Prin publicarea online, documentul devine accesibil oricărei persoane cu acces la reţeaua mondială Internet. Documentul poate fi publicat în format .doc, convertit în alte formate cunoscute pe Internet (de exemplu, formatul .pdf) sau salvat ca pagină Web – vezi Publicarea unui document pe Web.

Meniu: File->Print
Buton:  Print (bara de butoane Standard)
Combinaţie de taste: Ctrl+P

Tipărirea unui document se poate face:
- direct, la imprimanta implicit definită în sistem (butonul Print de pe bara de butoane Standard)
- cu diverse opţiuni, disponibile în fereastra de dialog Print

Principalele opţiuni din fereastra de dialog Print permit:

- alegerea destinaţiei la care se va tipări documentul:

• o imprimantă locală (conectată la sistem);
• o imprimantă de reţea;
• un driver de imprimantă virtuală;
• un fişier (Printer File, fişier cu extensia .prn).

- alegerea paginilor care vor fi tipărite:

• toate paginile;
• pagina curentă;
• un anumit interval de pagini;
• doar informaţia selectată;
• toate paginile din cadrul selecţiei sau doar paginile pare/impare.

- numărul de copii;
- modul de aşezare a foilor tipărite (una după alta sau un set după altul);
- informaţia care să fie tipărită (implicit este Document, dar se pot tipări proprietăţile documentului, comentariile, stilurile sau intrările din lista AutoText);
- butonul Options permite stabilirea altor opţiuni la tipărire (disponibile în meniul Tools->Options->Print):

• pentru creşterea vitezei de tipărire, se tipăreşte documentul cu formatarea minimală (draft output)
• actualizarea variabilelor câmp (fields) şi a legăturilor (links);
• redimensionarea automată a documentelor cu alt format al hârtiei, fără a afecta formatul documentului (A4/Letter resizing);
• tipărirea în fundal, astfel încât editarea documentului să nu fie întreruptă (background printing);
• tipărirea în ordine inversă (începând cu ultima pagină).