itasistenta blog

Obiective:

1. Proprietăţile unui document Word 2003 (Properties).
2. Crearea unui fundal (Background) pentru un document Word 2003.
3. Introducerea automată a textului (AutoText).
4. Îmbinarea corespondenţei (Mail Merge).
5. Plicuri şi etichete (Envelopes and Labels).

TEMA

Observaţie: Nu este necesar să folosiţi culori în redactarea temei. Mai jos şi în fişierele exemple s-au folosit diverse culori pentru a înţelege mai uşor tipul informaţiei care trebuie introdusă (Autotext, Fields sau Mail Merge). Restul textului (scris cu negru) se introduce de la tastatură.

Creaţi un document conform modelului din fişierul “tema8 – exemplu1.pdf” urmând paşii:

8.1. Editaţi proprietăţile (Properties) unui document Word nou şi setaţi:

Titlul (Title): Adeverinţă
Subiect (Subject): Situaţia şcolară
Categoria (Category): adeverinţe
Cuvinte cheie (Keywords): adeverinţă, situaţie, note

8.2. Introduceţi de la tastatură (sau prin Copy&Paste) doar textul scris cu negru. Textele colorate se vor introduce automat, folosind facilităţile Autotext, Fields şi respectiv Mail Merge, astfel:

AUTOTEXT

8.2.1. Folosiţi următoarele intrări deja existente în lista Autotext:

- “ÎN ATENŢIA:” (Linie pentru atenţie)
- “Subiect:” (linie de subiect)

8.2.2. Creaţi două noi intrări în lista Autotext:

- “UPB” pentru “Universitatea POLITEHNICA din Bucureşti”
- “ETTI” pentru “Facultatea de Electronică, Telecomunicaţii şi Tehnologia Informaţiei”

Folosiţi cele două noi intrări pentru a completa header-ul paginii.

FIELD

8.2.3. Introduceţi următoarele câmpuri (Field):

- Date (data curentă)
- Subject (textul “Situaţie şcolară“)
- Title (titlul “ADEVERINŢĂ“)
(ultimele două câmpuri, Subject şi Title, au fost modificate la punctul 8.1.)

MAIL MERGE

8.2.4. Realizaţi o îmbinare corespondenţă (Mail Merge) şi alegeţi ca sursă a datelor fişierul studenti.doc. Introduceţi următoarele câmpuri de îmbinare:

- Nume, Prenume
- Grupa, Seria
- D1, D2, D3, D4

Sortaţi datele afişate simultan după Serie, Grupă şi Nume.

Cum putem filtra datele astfel încât să generăm adeverinţe doar pentru fete/băieţi?

Vizualizaţi în locul numelor câmpurilor, valorile acestora (datele îmbinate care vor fi generate automat în pasul final).

8.3. Dorim să trimitem prin poştă adeverinţele pe care le vom obţine în ultimul pas, de aceea vom genera şi informaţia care va fi tipărită pe fiecare plic poştal (Envelope). Adăugaţi în document o pagină pentru un format de plic la alegere, în care completaţi adresa expeditorului:

Universitatea POLITEHNICA Bucureşti
Facultatea de Electronică, Telecomunicaţii şi Tehnologia Informaţiei
Bd. Iuliu Maniu 1-3, sect. 6
cod 061071, Bucureşti

Completaţi caseta de text dedicată destinatarului, conform modelului “tema8 – exemplu2.pdf” (se vor introduce şi aici câmpuri de îmbinare).

8.4. Aplicaţi doar pe fundalul paginii 2 imaginea “logo-etti.gif” ca inscripţionare imprimată (Printed Watermark) cu o scală de 500% şi opţiunea Washout bifată.

8.5. Generaţi documentul final (Merge to New Document) care va avea în total 28 pagini: 14 plicuri şi 14 adeverinţe (corespunzătoare celor 14 înregistrări din sursa de date). Observaţii.

ÎNTREBĂRI:

- Se pot căuta pe disc documente create între două date calendaristice arbitrar alese? Dar toate documentele care încep cu litera “d”?
- Se poate amplasa pe fundalul paginii un text? Dar o organigramă?
- Se poate amplasa o culoare de fundal doar pe paginile pare sau impare? Putem avea o inscripţie tipărită pe paginile pare şi o altă inscripţie tipărită pe paginile impare?
- Ce surse de date se pot folosi pentru îmbinarea corespondenţei?
- Cum poate fi folosită aplicaţia Microsoft Outlook în îmbinarea corespondenţei din Microsoft Word?

Meniu:    File -> Properties

Un fişier în format .doc înglobează, pe lângă conţinutul efectiv al documentului (text, coloane, tabele, obiecte) şi proprietăţile aferente de formatare (pagină, text, paragraf sau obiect), şi alte informaţii utile în diverse cazuri (de exemplu, atunci când se face o căutare avansată folosindu-se diverse criterii). Un document poate avea:

• proprietăţi actualizate automat: aceste statistici sunt menţinute de către aplicaţiile pachetului Office (data creării documentului, data ultimei tipăriri, utilizatorul care a salvat documentul, statistici despre numărul de pagini, paragrafe, linii, cuvinte şi caractere) sau sunt citite de la sistemul de operare (numele documentului, dimensiunea, folderul în care este salvat, data ultimei modificări, atributele fişierului);
• proprietăţi predefinite: titlu (Title), subiect (Subject), autor (Author), categorie (Category), cuvinte cheie (Keywords), comentarii (Comments) – conţinutul acestora poate fi  completat de către utilizator;
• proprietăţi definite de către utilizator: acesta poate stabili numele, tipul (text, dată calendaristică, numeric sau yes/no) şi valorile acestor proprietăţi.

Proprietăţile unui document se pot:

• vizualiza
  • din orice fereastră de tip Open/Save sau din Windows Explorer, dacă din meniul contextual al documentului se dă comanda de vizualizare a proprietăţilor (Properties);
  • din meniul Tools -> Word Count sau din bara de butoane Word Count
• insera în document prin variabile de tip câmp (Field) – meniul Insert->Field, categoria Document Information (nu toate proprietăţile pot fi utilizate în acest fel, unele se pot doar vizualiza).

Meniu:    Format -> Background

Fundalul (background) unui document  poate fi:

• o culoare uniformă din gama de culori standard sau obţinută prin combinaţii ale:
  • culorilor roşu (Red), verde (Green) şi albastru (Blue) pentru modelul RGB;
  • nuanţei (Hue), intensităţii (Saturation) şi luminozităţii (Luminosity) pentru modelul HSL;
• un efect de umplere care constă în:
  • un degrade (gradient) format din una, două culori sau seturi predefinite, cu diverse stiluri de desfăşurare;
  • o textură (texture) predefinită;
  • un model (pattern);
  • o imagine de pe disc;
• o inscripţie tipărită (Printed watermark).

Primele două tipuri de fundal se folosesc de obicei când documentul nu va fi tipărit, ci va fi vizualizat pe monitorul computerului (ca pagină Web, mesaj de poştă electronică sau document interactiv). Dacă totuşi se doreşte, fundalul unui document poate fi tipărit dacă se bifează opţiunea din meniul Tools->Options->| Print | Background colors and images.

Al treilea tip de fundal, inscripţia tipărită, se foloseşte de obicei pentru personalizarea paginilor tipărite, prin plasarea pe fundalul documentului (în spatele textului) a unui:

• obiect tip imagine;
• text (predefinit – “Confidential”, “Copy”, “Draft”, “Sample”, “Top Secret”, “Urgent”  – sau ales de utilizator) introdus ca obiect Wordart.

În ambele cazuri există posibilitatea estompării obiectului (pentru imagine, opţiunea Washout stabileşte valorile 85% pentru luminozitate şi 15% pentru contrast, iar pentru Wordart opţiunea Semitransparent setează nivelul de transparenţă la 50%). Aceste valori pot fi ulterior modificate din fereastra de proprietăţi ale obiectului (Format Object).

Orice alt obiect poate fi introdus ca inscripţie pe fundal dacă se parcurg următorii paşi:

1. Obiectul se lipeşte (Paste) în pagina curentă sau în zona de antet/subsol (dacă se doreşte să apară pe toate paginile secţiunii respective sau ale documentului).
2. Se stabileşte modul de aşezare “în spatele textului” (“Behind text” din fereastra Format Object, tab-ul Layout).
3. Opţional se stabilesc nivelurile de transparenţă, respectiv luminozitate şi contrast, alese astfel încât vizibilitatea textului din pagină să nu fie îngreunată.

Meniu: Insert -> AutoText
Combinaţie de taste: F3, Alt+F3
Bară de butoane: AutoText

Această facilitate creşte viteza de tehnoredactare prin definirea unei liste de cuvinte sau expresii frecvent utilizate sau tipice pentru anumite tipuri de documente (de exemplu formule de adresare, de încheiere sau formate uzuale de anteturi/subsoluri). Introducerea unui Autotext se poate face:

• alegându-l din lista derulantă All Entries al barei de butoane AutoText;
• după tastarea primelor caractere şi regăsirea lor în listă, Word va sugera completarea automată şi va introduce textul corespunzător din lista AutoText dacă se apasă tasta F3.

Exemple:

1. Scrieţi “filename” (fără ghilimele) urmat de tasta F3. Numele fişierului va fi introdus automat.
2. Scrieţi “best” şi apăsaţi F3. Word va indica pe bara de stare (Status Bar) prezenţa mai multor intrări AutoText (în acest caz “Best regards”, “Best wishes”), astfel că are nevoie de mai multe litere pentru a identifica numele exact. Scrieţi “best w” şi apăsaţi F3.

Adăugarea unei noi intrări în lista AutoText se face prin selectarea textului (expresiei) şi apăsarea butonului New de pe bara de butoane AutoText (sau combinaţia de taste Alt+F3).

Funcţia AutoText poate fi folosită pentru crearea unor prescurtări.

Meniu:    Tools -> Letters and Mailings -> Mail Merge…
Bară de butoane: Mail Merge

Este o modalitate comodă de a îmbina informaţiile din mai multe surse (documente de mai multe tipuri sau surse de date) într-un singur document pentru corespondenţă (şi nu numai). Comanda Mail Merge generează paşii de parcurs în realizarea unui astfel de document:

1. Alegerea tipului de document care va fi generat

Se pot crea scrisori (letters), mesaje e-mail, plicuri (envelopes), etichete (labels) sau cataloage cu adrese (directory).

2. Specificarea documentului principal (“main document“)

Acesta poate fi documentul curent, un şablon (template) sau un alt document existent.

3. Definirea sursei de date (Data Source), fişierul cu informaţiile care trebuie îmbinate

Sursa de date poate fi:

• o listă (tabel) dintr-un un fişier existent pe disc, în formatele:
  • document Word (.doc);
  • document Rich Text Format (.rtf);
  • text ASCII (.txt);
  • pagină Web (.htm, .html);
  • foaie de calcul Excel (.xls);
  • bază de date Access (.mdb), Microsoft Works (.wdb), Lotus 1-2-3 (.wk?), Paradox (.dbf) sau dBase (.db);
  • agenda (Address Book) din Outlook (.pab);
  • o conexiune la un server (Microsoft SQL, Oracle) sau altă bază de date prin mecanismul ODBC (Open Database Connectivity) care permite conexiuni la diverse DBMS (Database Management Systems).

• informaţiile de contact disponibile în Outlook (nume, adrese e-mail, adrese poştale, telefoane etc.);
• o listă nouă de adrese, formată din câteva câmpuri standard implicite (titlu, nume, prenume, adresă, telefon, alte informaţii de contact). În această listă câmpurile se pot edita, ordona sau pot fi adăugate câmpuri noi, iar datele se pot filtra şi sorta.

4. Scrierea efectivă a documentului principal (scrisorii)

Documentul principal va conţine:

• informaţia comună, generală, regăsită pe fiecare pagină din documentul generat la final;
• informaţia particularizată, specifică fiecărui destinatar (recipient). Aceasta este formată nu numai din datele de contact (nume, adresă etc.), dar şi din alte date extrase din câmpurile sursei de date. Informaţia specifică fiecărui destinatar este introdusă cu ajutorul câmpurilor de îmbinare (Merge Field) care fac legătura cu sursa de date (butonul Insert Merge Fields).

5. Generarea documentului final

Butonul Mail Merge Recipients permite:

• selectarea înregistrărilor care vor fi folosite;
• filtrarea înregistrărilor după diverse câmpuri (există operatori de comparare şi operatori logici);
• sortarea înregistrărilor (ascendentă sau descendentă).

Înaintea generării rezultatului final există posibilitatea verificării eventualele erori (butonul Check for Errors).

Datele astfel îmbinate pot fi trimise către:

• un document nou (Merge to New Document)
• imprimantă (Merge to Printer)
• poştă electronică (Merge to E-mail)
• fax (Merge to Fax)

Meniu: Tools -> Letters and Mailings -> Envelopes and Labels …

Este o comandă utilă la tipărirea pe plicuri sau etichete. Principalele facilităţi constau în:

• preluarea datelor de destinaţie (nume, adresă) din agenda Outlook
• tipărire pe formate predefinite pentru plicuri/etichete sau crearea unor formate noi
• posibilitatea de a modifica fontul, distanţele faţă de margini şi modul de introducere a hârtiei în imprimantă