itasistenta blog

Obiective:

1. Formulare (Forms):

• formulare completate în Word
  • formulare simple
    
  • formulare avansate (controale ActiveX)
    
• formulare completate pe Web

2. Salvarea datelor din formulare şi importul în alte programe (Excel, Access)
3. Securitatea documentelor Word

• protecţie la deschidere sau modificare
• restricţionarea editării unui document
• protejarea informaţiilor sensibile
• semnături şi certificate digitale
• securitatea macro-comenzilor
• securitatea controalelor ActiveX
• securitatea scripturilor Web
• managementul drepturilor digitale (DRM) în documentele Microsoft Office

TEMA

9.1. Creaţi un document după următorul model (Curriculum Vitae.doc) în care veţi introduce elemente specifice formularelor completate în Word (casetă text, casetă tip drop-down, casetă tip check-box). Cerinţe:

• câmpul Nume: transformare automată în majuscule;
• câmpul Prenume: transformare automată în format Titlu (Title case) – prima literă a fiecărui cuvânt majusculă, restul literelor minuscule;
• câmpul Data naşterii: tip Dată calendaristică în formatul aaaa-ll-zz. Denumiţi acest câmp “datanastere”.
• câmpurile Facultate, An, Seria, Grupa, Educaţie: casete derulantă, conform exemplelor.

9.2. După zona “Experienţă profesională” introduceţi o nouă secţiune (Secţiunea 2) pe aceeaşi pagină a documentului, în care veţi completa zona “Alte informaţii”.

9.3. Protejaţi secţiunea 1 a documentului astfel încât să permită doar completarea formularului. Stabiliţi o parolă la protecţia secţiunii 1 (secţiunea 2 va fi complet modificabilă).

9.4. Salvaţi documentul ca şablon (Template).

9.5. Creaţi un nou document Word pe baza şablonului salvat anterior. Completaţi formularul.

9.6. Salvaţi datele din formularul completat într-un fişier text. Observaţii la salvare. Ce tip de codare este indicat să se aleagă la salvarea fişierului text?

9.7. Importaţi într-un fişier Excel datele din fişierul text.

ÎNTREBĂRI

- Cum se poate restricţiona accesul la conţinutul unui document Word?
- Care sunt tipurile de restricţii la conţinutul unui document Word?
- Ce avantaje / dezavantaje prezintă restricţionarea unui document Word?
- Cum se poate obţine data curentă ca an, luna şi zi separat, în 3 casete de tip Text ale unui formular?
- Cum se poate obţine data naşterii, introdusă în caseta formularului de mai sus în formatul “aaaa-ll-zz”, într-un câmp (field) în format “zzzz, zz ll aaaa”?

Un formular este un document interactiv în care, pe lângă informaţiile uzuale (text, imagini, alte obiecte), există diverse controale (câmpuri) rezervate introducerii şi colectării de informaţii. Există formulare predefinite care se pot folosi aşa cum sunt sau de la care se poate porni pentru redactarea unor formulare complexe. Word oferă câteva formulare predefinite specifice activităţilor comerciale, cum ar fi: crearea de facturi, comenzi, rapoarte etc.

În funcţie de modul de obţinere şi prelucrare a datelor, formularele se clasifică în:

- formulare completate în Word – formularul creat poate fi:

• tipărit pe hârtie, completat manual şi apoi utilizat în acest format analogic – trimis prin poştă/fax sau stocat în arhiva de documente a companiei;
• completat electronic – datele din formularul electronic pot fi analizate/prelucrate ulterior cu programe specializate (Microsoft Excel, Microsoft Access) sau stocate electronic în acest format.

Categoria formularelor completate în Word poate fi împărţită în:

• formulare simple (trei tipuri de câmpuri: Text Form Field, Check Box Form Field şi Drop-Down Form Field);
• formulare avansate, create cu controale ActiveX.

- formulare completate pe Web – documentul salvat ca pagină Web (format .html) este publicat online, iar datele obţinute prin aceste formulare sunt trimise electronic unui server (pot fi stocate într-o bază de date sau prelucrate imediat).

Formulare pot conţine elemente comune şi elemente particularizate, specifice fiecărui tip de formular.

Bară de butoane: Forms

Formularele create pentru completare în Word pot conţine controale simple (bara de butoane Forms) sau controale mai puternice (controale ActiveX, disponibile în bara de butoane Control Toolbox) care oferă opţiuni suplimentare sau execută macrocomenzi şi scripturi create în VBA (Visual Basic for Applications).

Pentru crearea machetei unui formular şi alinierea informaţiilor se pot utiliza tabele, casete de text sau cadre (frames). Stilurile (Styles), chenarele (Borders), culorile de umplere (Shading) şi elementele grafice (imagini, desene, alte obiecte) îmbunătăţesc modul de prezentare a unui formular

Pentru crearea unor formulare simple, cu facilităţi limitate, se folosesc controale controalele disponibile în bara de butoane Forms:

Text Form Field – casetă text care permite introducerea de la tastatură a unei informaţii (text sau numerice)
Check Box Form Field – casetă de selectare de tip Da/Nu
Drop-Down Form Field – casetă cu listă verticală care permite selectarea unei opţiuni dintr-o listă predefinită

Fiecare tip de control are proprietăţi care se pot modifica, după cum urmează:

- proprietăţi comune tuturor controalelor:

• executarea unei macrocomenzi la intrarea sau ieşirea în/din câmp;
• atribuirea unui nume (Bookmark) care poate fi folosit în calcule matematice între câmpuri;
• dacă este permisă editarea câmpului (Fill-in enabled);
• actualizarea altor câmpuri calculate pe baza conţinutului câmpului curent (Calculate on exit)
• adăugarea unui text explicativ care va apărea în bara de stare (Status Bar) la intrarea în câmp.

- proprietăţi particularizate:

• casetă text:
  • tipul textului introdus: text obişnuit (Regular text), număr (Number), dată calendaristică (Date) sau rezultatul unei formule matematice (Calculation)
  • conţinutul iniţial al câmpului (în funcţie de tipul său) – poate fi vid
  • lungimea câmpului
  • formatul informaţiilor conţinute (în funcţie de tipul câmpului)
• casetă de selectare
  • dimensiunile câmpului – automat sau exprimate în puncte (pt), centimetri (cm) sau inch (“)
  • valoarea iniţială (implicită) a câmpului – Checked sau Not checked
• casetă cu listă verticală
  • elementele listei
  • ordinea elementelor

Bara de butoane Forms mai pune la dispoziţia utilizatorului următoarele butoane utile în lucrul cu formulare:

- Form Field Shading – evidenţierea tuturor câmpurilor din formulare;
- Reset Form Fields (resetarea câmpurilor) – aducerea la valorile implicite (dacă au fost definite, pentru câmpurile de tip text) sau la prima valoare din listă (pentru câmpurile de tip listă verticală);
- Protect Form – prin protejarea formularului, acesta devine utilizabil (se pot introduce informaţii în casetele de text, se pot bifa casetele de selectare sau se pot alege elemente din listele derulante). În acest caz protejarea formularului se face fără parolă; pentru a realiza protecţia formularului la modificare se poate introduce o parolă (din meniul Tools->Protect document).

Bară de butoane: Control Toolbox

Pentru crearea unor formulare avansate se folosesc controale ActiveX disponibile în bara de butoane Control Toolbox:

Check Box
Text Box
Command Button
Option Button
List Box
Combo Box
Toggle Button
Spin Button
Scroll Bar
Label
Image
Alte controale – introduse de alte aplicaţii instalate în sistem.

Unele aplicaţii îşi pot adăuga propriile controale care să fie folosite ulterior şi de celelalte aplicaţii (inclusiv în documentele Office). Un program de instalare are funcţia de înregistrare în sistem a acestor controale (simpla copiere a fişierelor .ocx sau .dll nu este suficientă). Unele controale ActiveX pot constitui riscuri de securitate, de aceea este indicată instalarea controalelor provenite din surse de încredere.

Proprietăţile controalelor ActiveX sunt complexe şi se referă la: aspect (Appearance), comportament în cadrul formularului (Behavior), datele conţinute (Data), aspectul textului (Font) şi al imaginii (Image) aplicate pe fundalul controlului.

Comportamentul unui control ActiveX poate fi particularizat prin secvenţe de cod scrise în VBA (Visual Basic for Applications). Pentru fiecare control ActiveX se pot trata evenimente precum clic, dublu clic, selectare opţiune, intrare în element, ieşire din element, tastă apăsată, mouse deasupra.

Deoarece browserele nu interpretează corect toate controalele ActiveX, este bine ca acestea să fie folosite doar în formulare completate în Word. Pentru utilizare pe Web (formulare care vor fi accesate printr-un browser Web) trebuie folosite butoanele disponibile în bara Web Tools.

Bară de butoane: Web Tools

Formularele Web sunt utilizate în paginile de pe Internet pentru interacţiunea cu utilizatorii: ele conţin diverse câmpuri (controale) care sunt completate de către utilizator şi trimise unui server Web care interpretează, stochează şi prelucrează datele trimise sau cererile. Exemple tipice de formulare: căutarea unor informaţii într-o bază de date, completarea unui chestionar, comenzi online etc.

Într-o pagină Web pot exista mai multe formulare independente, cu acţiuni diferite. În Word, ele sunt delimitate vizual prin două zone care marchează începutul (Top of Form) şi sfârşitul (Bottom of Form) unui formular. Aceste margini sunt invizibile la tipărit sau la vizualizarea paginii în browser, însă vor fi folosite pentru identificarea formularului în codul HTML (corespunzătoare marcajelor <form>…</form>).

Controalele standard disponibile pentru un formular Web sunt:

Check Box
Option Button
Drop-Down Box
List Box
Text Box
Text Area
Submit
Submit with Image
Reset
Hidden
Password
Movie
Sound
Scrolling Text

Fiecare tip de control are proprietăţi care se pot modifica, după cum urmează:

- proprietăţi comune tuturor controalelor:

• Name (nume în document);
• HTMLname (nume în pagina Web);
• Value (valoarea implicită);
• Width, Height (dimensiuni).

- proprietăţi particularizate în funcţie de tipul controlului

• Checked (True – controlul este implicit bifat)
• Caption (textul de pe un control tip Submit sau Reset)
• DisplayValues, MultiSelect, Selected (pentru control tip Drop-Down Box sau List Box)

Prezenţa controlului tip Submit este obligatorie pentru transferul datelor din formular către serverul Web sau rularea unui script local.

Bara de butoane Web Tools mai pune la dispoziţia utilizatorului următoarele butoane utile în lucrul cu formulare Web:

- Design Mode – comută în modul de editare a formularului Web, în care sunt posibile:

• plasarea unor noi controale;
• mutarea controalele existente;
• vizualizarea şi modificarea proprietăţilor pentru controale;

- Microsoft Script Editor – lansează programul cu acelaşi nume, folosit pentru introducerea sau editarea codului HTML sau secvenţei de program (script) asociat fiecărui control.

Dată fiind dezvoltarea aplicaţiile pe Web, este recomandabilă crearea unui formular pe Web în detrimentul formularelor completate în Word, datorită următoarelor avantaje:

• mult mai accesibile şi prietenoase, fiind completate online. Distribuirea formularelor Web este rapidă (nu este nevoie de descărcarea documentului, deschidere în Word, completare, salvare şi retrimitere înapoi prin e-mail sau alt mecanism). Pentru formularul pe Web sunt suficiente accesarea paginii respective şi un singur clic pe butonul Submit pentru a trimite datele.
• accesibile tuturor utilizatorilor, indiferent de platforma hardware (PC, Mac, dispozitive mobile – smartphone, Blackberry, iPhone, tablete PC) sau software (Windows, Linux) folosite.
• format mai consistent, care garantează descărcarea corectă a datelor. Completarea unui formular Word necesită ca utilizatorul să aibă instalat programul Microsoft Word şi să returneze documentul completat fără a altera formatul sau datele introduse.
• raporturi şi analize mai flexibile, prin salvarea într-o bază de date şi manipularea informaţiilor (formate de afişare, calcule matematice, alte moduri de analiză şi prelucrare). Formularele completate în Word trebuie salvate unul câte unul şi importate apoi individual.

Meniu:
Tools->Options | Save | Save data only for forms
Save data only for forms (din fereastra Save / Save as, buton Tools -> Save Options)

Este posibilă salvarea opţiunilor exprimate la completarea unui formular (form) în Word pentru a fi ulterior importate în alte programe specializate pentru prelucrarea datelor (salvare ca bază de date, sortare, creare grafice şi rapoarte).

Prin bifarea opţiunii Save data only for forms se vor salva doar informaţiile introduse în formular (conţinutul casetelor text şi opţiunile introduse în casetele de selectare sau casetele derulante). Datele vor fi separate prin “;” şi se vor salva implicit într-un fişier text simplu (Plain Text), însă se pot alege şi alte formate uzuale (.doc, .rtf, .html, .xml). Avantajul oferit de formatul text (.txt) este că poate fi deschis cu uşurinţă în alte programe (Microsoft Excel, Microsoft Access, dar şi în programe ale altor producători) şi convertit în formatele corespunzătoare (tip .xls – Foaie de lucru Excel sau .mdb – Bază de date Access).

O atenţie specială la salvare trebuie acordată tipului de codare a fişierului text, atunci când datele conţin simboluri sau caractere speciale (de exemplu, diacritice). În acest caz este indicat să se aleagă o codare Unicode pe 8 biţi (UTF-8), format acoperitor pentru toate simbolurile existente. Când codarea implicită nu acoperă toate simbolurile introduse în casetele text ale formularului, aceste caractere vor fi evidenţiate cu roşu. Alegerea unei codări improprii va duce la pierderea caracterelor evidenţiate.

Meniu: Tools->Options | Security | Password to open

Documentul Word astfel salvat (cu o parolă la deschidere) va fi criptat, iar conţinutul său nu va putea fi accesat decât dacă se cunoaşte parola de deschidere. Parola are o lungime implicită maximă de 15 caractere (litere, cifre, spaţii şi simboluri). Pentru parole mai lungi (maxim 255 de caractere, care conferă o securitate sporită a documentului) se pot alege din algoritmii puşi la dispoziţie de Office:

• Weak Encryption (XOR)
• Office 97/2000 Compatible
• RC4, Microsoft Base Cryptographic Provider 1.0
• RC4, Microsoft Base DSS and Diffie-Hellman Cryptographic Provider
• RC4, Microsoft Base DH SChannel Cryptographic Provider
• RC4, Microsoft Enhanced Cryptographic Provider v1.0
• RC4, Microsoft Enhanced DSS and Diffie-Hellman Cryptographic Provider
• RC4, Microsoft Enhanced RSA and AES Cryptographic Provider (Prototype)
• RC4, Microsoft RSA SChannel Cryptographic Provider
• RC4, Microsoft Strong Cryptographic Provider

Cu excepţia primilor 2 algoritmi, ceilalţi permit alegerea lungimii cheii de criptare (pe 40-56 biţi sau 40-128 biţi, în funcţie de tipul lor) şi criptarea proprietăţilor documentului (pentru o discreţie maximă a datelor conţinute).

Recuperarea parolei la deschidere (de exemplu, dacă aţi uitat parola unui document) este totuşi posibilă prin utilizarea unor programe speciale care folosesc metodele dictionary attack sau brute force attack. Cu cât parola este mai complexă, cu atât timpul de decodificare este mai mare.

Meniu:    Tools->Options | Security | Password to modify
Opţiune: Tools->Options | Security | Read-only recommended

Se poate considera că cele două tipuri de protecţie sunt utile atunci când se partajează documentul cu mai mulţi utilizatori, deoarece ele nu restricţionează (interzic) accesul la conţinutul documentului, ci încearcă să protejeze documentul original.

Protecţia documentului la modificare permite deschiderea documentului, însă acesta nu va putea fi salvat peste versiunea existentă decât dacă se cunoaşte parola de modificare. Salvarea documentului se poate face alegând alt nume pentru fişier sau, dacă se doreşte acelaşi nume, se poate salva în alt folder (şi apoi eventual copia peste fişierul protejat la modificare, dacă utilizatorul are drepturi de ştergere şi scriere în acel folder).

Deschidere doar în citire (Read Only) este o opţiune prin care se recomandă deschiderea documentului pentru citire (modificarea nu va fi permisă, pentru a se evita suprascrierea conţinutului iniţial). Utilizatorul poate fi de acord cu această recomandare sau o poate ignora.

Meniu: Tools->Protect Document

Word 2003 permite restricţionarea editării anumitor elemente componente ale unui document (deschiderea documentului este în continuare posibilă, însă cu anumite limitări în ceea ce priveşte modificarea). Există următoarele posibilităţi de restricţionare:

• doar anumite stiluri (Styles), specificate explicit, pot fi aplicate textului;
• se permit doar modificări în urmărirea modificărilor (Tracked changes);
• se permit doar modificări ale comentariilor (Comments)
• se permite doar completarea formularelor (Filling in forms);
• tot documentul este protejat la modificare (Read only)

Protecţiile la modificarea comentariilor sau a întregului document acceptă unele excepţii: se pot specifica (selecta) zonele în care aceste restricţii nu sunt valabile (este permisă editarea integrală)  şi utilizatorii (conturile) care au acest drept de editare. În acest caz zonele permise pentru editare utilizatorului curent sunt indicate între [ ];

Toate aceste restricţii pot fi protejate printr-o parolă (dacă se cunoaşte parola, aceste restricţii pot fi eliminate). Documentul restricţionat la anumite tipuri de modificări nu este criptat.

Meniu: Tools->Options | Security |

Aici nu este vorba despre conţinutul efectiv al documentului, ci despre informaţiile suplimentare salvate într-un document Word (autor, comentarii sau modificări). Opţiunile de protecţie a informaţiilor dintr-un document Word sunt:

- Remove personal information from file properties on save – elimină anumite informaţii ascunse care ar fi fost salvate în fişier, împreună cu documentul efectiv (de exemplu numele autorului sau numele utilizatorilor care au făcut comentarii sau modificări în document). Opţiunea este utilă dacă nu se doreşte răspândirea acestor informaţii când documentul este distribuit în masă.

- Warn before printing, saving, or sending a file that contains tracked changes or comments – avertizează utilizatorul înainte de tipărirea, salvarea sau distribuirea unui document care conţine urmăriri ale modificărilor (track changes) sau comentarii. În acest mod se minimizează riscul de partajare accidentală a unor informaţii personale.

- Make hidden markup visible when opening or saving – opţiune care afişează versiunea finală, revizuită, a documentului, chiar dacă anumite comentarii, adnotări sau unele acţiuni au fost făcute să nu fie vizibile.