itasistenta blog

Meniu: File->Save
Buton: Save (bara de butoane Standard)
Shortcut: Ctrl+S

Dacă registrul de lucru curent a fost deschis cu comanda Open (era salvat anterior pe disc), operaţia de salvare va suprascrie vechea versiune cu cea curentă, păstrându-se pe cât posibil formatul (tipul) fişierului. Dacă registrul de lucru este nou creat, el va putea fi salvat fie cu numele generat automat (Book1, Book2, …) în formatul ales la creare, fie i se pot schimba numele şi tipul.

Deşi Windows acceptă litere mari sau mici, numele fişierelor nu sunt case-sensitive (fişierul BOOK1.XLS va suprascrie fişierul Book1.xls existent în acelaşi folder). Nici hyperlink-urile din paginile Web nu ţin cont de literele mari sau mici din numele destinaţiilor (alte fişiere), însă acest lucru nu mai este valabil în Linux. De aceea, trebuie acordată o deosebită atenţie numelor fişierelor (preferabil litere mici, fără diacritice sau alte simboluri speciale), care de obicei sunt stocate pe servere Web care rulează sub sistemul de operare Linux.

Salvare cu schimbarea numelui sau a formatului (Save as)

Meniu: File->Save As…

Pentru un registru de lucru salvat anterior şi deschis cu comanda Open, comanda Save As se poate folosi pentru schimbarea numelui sau formatului. Pentru un registru de lucru nou creat, comanda Save as funcţionează la fel cu comanda Save, permiţând schimbarea atât a numelui implicit, cât şi a tipului registrului. Comanda Save as permite schimbarea amplasării documentului (alt folder/partiţie de pe discul local sau din reţeaua locală, Amplasări FTP).

Excel poate salva un registru de lucru şi în alte formate decât cel implicit (Microsoft Office Excel Workbook – .xls), în funcţie de filtrele şi modulele (plug-ins) instalate pentru diverse conversii între formate. Salvarea se poate face în formatele:

• text în diferite formate: .txt (Tab delimited), .csv (Comma-separated values),.prn (Space delimited);
• formate ale altor programe de calcul tabelar sau baze de date: .wk? (Lotus 1-2-3), .wq1 (Quattro Pro/DOS), .dbf (dBase);
• formate pentru exportul datelor: .dif (Data Interchange Format), .slk (SYLK);
• .xml (eXtended Markup Language);
• .htm, .html (pagină Web);
• .xlt (şablon – Template);
• .xla (Excel Add-In);
• .xls în formate ale versiunilor mai vechi de Office (5.0/95 sau 97-2003).

Salvare ca pagină Web (Save as Web Page)

Meniu: File->Save as Web Page…

Registrul de lucru curent poate fi salvat ca pagină Web, pentru vizualizare prin intermediul unui browser. Formatele de pagină Web permise sunt:

- .htm, .html (Web Page)

Fişierul salvat în acest format va conţine absolut toate marcajele necesare pentru vizualizarea documentului într-un browser exact aşa cum apare şi în fereastra Word, cu păstrarea intactă a tuturor funcţionalităţilor elementelor.

- .mht, .mhtml (Single File Web Page)

MIME HTML este un standard de includere a tuturor surselor externe (text, imagini, sunete etc.) legate de o pagină Web, într-o singură arhivă. Această încapsulare a resurselor permite publicarea întregului site într-un fişier .mht unic sau trimiterea lui prin poşta electronică (e-mail) ca fişier ataşat (attachment). Formatul a fost introdus în 1999, odată cu Internet Explorer 5.

Se poate genera o pagină Web:

- statică în care se exportă toate foile de lucru sau doar anumite foi de lucru din registrul curent;
- interactivă, care permite introducerea şi prelucrarea datelor într-o interfaţă similară celei din Excel, însă cu facilităţi mult reduse. Pagina generată se poate deschide în browserul Internet Explorer 5.01 sau superior. Se pot alege:

• elementele care să apară în pagină (o zonă de celule, elementele de pe o anumită foaie de lucru sau întregul registru de lucru);
• tipul de interactivitate (Spreadsheet – pentru introducerea şi calculul datelor – sau PivotTable – filtrarea, sortarea şi sinteza datelor).

Documentul poate avea un titlul (Title) şi va fi publicat (salvat) local.

Salvarea spaţiului de lucru (Workspace)

Meniu: File->Save Workspace

Această caracteristică permite salvarea spaţiului de lucru (informaţii despre fişierele deschise, poziţiile şi dimensiunile ferestrelor, zone de tipărit şi setări de vizualizare din interfaţă). Un spaţiu de lucru nu salvează fişierele propriu-zise, ci este o metodă de a redeschide automat fişierele conţinute şi a reorganiza facil ferestrele pe ecran, aşa cum a fost salvată acea vizualizare.

Meniu:    Insert->Worksheet, Insert->Chart
Meniu contextual (clic dreapta pe eticheta cu numele foii): Insert

Inserarea unei foi de lucru (Worksheet) şi a unei reprezentări grafice (Chart) se pot face şi din meniul Insert. Numele implicit al unei foi de lucru este “Sheetx“, unde x este un index (număr) folosit pentru a asigura nume diferite pentru foi (acestea nu pot avea acelaşi nume).

Se pot insera:

• foi de lucru (Worksheet) care conţin text şi date numerice;
• foi cu reprezentări grafice (Chart);
• ferestre de dialog (Dialog);
• macrocomenzi (Macro);
• şabloane (Templates):
  • create de utilizator (apar în tab-ul General);
  • instalate odată cu Excel (tab-ul Spreadsheet Solutions);
  • de pe site-ul Office Online.

Meniu:    Edit->Delete Sheet
Meniu contextual (clic dreapta pe eticheta cu numele foii): Delete

Prin ştergere, foaia de lucru este eliminată din registrul de lucru. Toate celulele din foile de lucru rămase, care conţineau referinţe la datele din foaia ştearsă, vor afişa mesajul de eroare #REF!. Un registru trebuie să aibă cel puţin o foaie de lucru.

Meniu:    Format -> Sheet -> Rename
Meniu contextual (clic dreapta pe eticheta cu  numele foii): Rename

Schimbarea numelui (titlului) unei foi de lucru se face şi prin dublu clic cu mouse-ul pe eticheta foii, aflată în partea de jos a interfeţei Excel, sub formă de tab-uri. Atunci când se deschide un nou registru de lucru sau se introduce o foaie de lucru nouă, numele implicit al foii este Sheetx, unde x este un număr care identifică în mod unic numele foii. Numele foilor de lucru trebuie să fie reprezentative, pentru a uşura introducerea în formule a adreselor celulelor din aceste foi. La redenumirea unei foi de lucru, Excel modifică automat noul nume în formulele care conţin referinţe la celulele din vechea foaie (acum cu numele schimbat), astfel încât să nu apară erori de adresare.

Numele foii de lucru poate fi introdus în antet/subsol (Header/Footer) şi tipărit odată cu informaţia din foaie.

Meniu:    Edit->Move or Copy Sheet
Meniu contextual (clic dreapta pe eticheta cu  numele foii): Move or Copy

O foaie de lucru se poate:

- copia în acelaşi registru de lucru (duplica) – Excel va atribui un nume diferit copiei. Duplicare cu mouse: clic pe numele foii dorite, apoi Ctrl + tragere (drag&drop) în poziţia unde se doreşte copiată.

- muta în acelaşi registru de lucru – ordinea foilor de lucru nu are importanţă decât din punct de vedere al accesibilităţii (foile utilizate mai des să fie “în faţa” celorlalte). Mutare cu mouse: eticheta cu numele foii se trage (drag&drop) în poziţia unde se doreşte mutată.

- copia sau muta în alt registru de lucru – registrul destinaţie trebuie să fie deschis sau poate fi un registru nou.

Din meniul principal sau din meniul contextual se alege destinaţia şi poziţia unde foaia de lucru curentă va fi copiată sau mutată.

Meniu contextual (clic dreapta pe eticheta cu  numele foii): Select All Sheets

Implicit, la un moment dat este activă o singură foaie de lucru (cea cu numele selectat), iar modificările se fac doar în aceasta. Pentru a modifica simultan (introducere/ştergere text, formule, formatare celule etc.) două sau mai multe foi de lucru, acestea trebuie în prealabil selectate. Se pot selecta:

• două sau mai multe foi de lucru, aflate una lângă alta sau răspândite în registrul de lucru;
• toate foile de lucru.

Pentru selectare se folosesc combinaţiile:

• Ctrl + clic pe numele etichetei (selectare una câte una);
• Shift + clic pe numele etichetei (selectare toate foile între cea activă şi cea selectată).

O modificare în oricare dintre foile de lucru selectate se va reflecta în toate celelalte (din cadrul selecţiei).

Meniu:    Format-> Sheet-> Background

Fundalul care se poate aplica unei foi de lucru se poate alege din imaginile existente pe disc şi are doar rol vizual. El este salvat în registrul de lucru, dar nu poate fi tipărit sau utilizat ca fundal la salvarea foii ca pagină Web (doar la salvarea întregului registru de lucru ca pagină Web). Excel nu oferă caracteristica inscripţie tipărită (Printed Watermark) din Word; se poate simula totuşi un text care să apară pe fundalul tuturor paginilor prin introducerea în antet/subsol (Header/Footer) a unei imagini şi stabilirea proprietăţilor optime (dimensiuni, culori, luminozitate, contrast etc.).

Meniu:    Format-> Sheet-> Tab Color
Meniu contextual (clic dreapta pe eticheta cu  numele foii): Tab Color

Eticheta care conţine numele unei foi de lucru poate fi colorată, astfel încât să fie mai uşor de identificat în anumite situaţii.

Meniu:    Format-> Sheet-> Hide / Unhide

O foaie de lucru poate fi ascunsă (Hide), însă informaţiile din celulele acesteia sunt în continuare disponibile în formulele existente. La salvarea registrului de lucru se vor salva şi foile ascunse, astfel încât ulterior este posibilă reafişarea lor (Unhide).

Când registrul de lucru a fost protejat la modificări ale structurii sau ferestrelor (meniul Tools -> Protection -> Protect Workbook), comanda Hide, dar şi alte comenzi din meniul Format -> Sheet, nu mai sunt disponibile.

Meniu:    Format-> Window-> Hide / Unhide

În Excel se poate ascunde nu numai o foaie de lucru (Worksheet), ci chiar întregul registru de lucru (Workbook). Deşi este deschis, registrul nu mai este vizibil, iar datele din acest registru apelate în alte foi de lucru sunt disponibile în continuare. La părăsirea Excel se va cere confirmare la salvarea registrului ascuns, dacă au fost făcute anterior modificări.

Când registrul de lucru a fost protejat la modificări ale structurii sau ferestrelor (meniul Tools -> Protection -> Protect Workbook), comanda Hide, dar şi alte comenzi din meniul Window, nu mai sunt disponibile.