itasistenta blog

Acest capitol abordează:

1. Securitatea în Microsoft Office 2003 (Word, Excel, Powerpoint)
2. Securitatea mesajelor e-mail
3. Securitatea pe Internet

1. Securitatea în Microsoft Office 2003

Documentele create în principalele programe ale suitei Microsoft Office pot fi criptate sau se poate restricţiona accesul la ele (deschidere, modificare). Meniurile Tools conţine opţiunile folosite pentru securizarea documentelor: Tools -> Options | Security sau Tools -> Protect Document / Protection / Security, în funcţie de programul folosit şi versiunea lui.

Protecţie document

• protecţie la deschidere sau modificare prin parolă
• deschidere doar în citire (Read Only)
• ştergerea informaţiilor personale salvate automat cu documentul
• Word: protejarea documentului la modificări ale formatului sau conţinutului documentului, pentru toţi utilizatorii sau doar pentru anumiţi utilizatori
• Excel: protejarea celulelor la modificare sau la vizualizarea formulelor conţinute

Macrocomenzi (Macro)

Diverse niveluri de securitate pentru executarea macrocomenzilor (secvenţe de cod folosite pentru executarea automată a unor activităţi repetitive); uneori aceste comenzi pot avea acţiuni rău intenţionate, fiind asociate programelor tip virus.

Semnături digitale

Certificatele digitale sunt seturi de date emise de autorităţi de certificare recunoscute prin care se verifică identitatea autorilor macrocomenzilor şi autenticitatea acestora (că sunt de încredere).

Managementul drepturilor asupra informaţiei

Information Rights Management (IRM) este o nouă facilitate apărută în Office 2003. Ea permite specificarea drepturilor pentru persoanele care pot accesa şi utiliza documentele sau mesajele e-mail. IRM (meniul File -> Permission) contribuie la:

• prevenirea tipăririi, transmiterii şi copierii informaţiei de către persoane neautorizate
• restrângerea drepturilor de acces la informaţii confidenţiale
• controlul, integritatea şi păstrarea caracterului privat al datelor

2. Securitatea mesajelor e-mail

Principalele pericole propagate prin mecanismul poştei electronice provin din:

• posibilitatea ataşării unor programe sau secvenţe de cod cu acţiune maliţioasă (programe malware sau secvenţe de cod chiar în interiorul mesajului e-mail folosind limbajul HTML)
• disimularea unor adrese Web care trimit prin diverse mecanisme la site-uri din sfera criminalităţii cibernetice (Phishing)
• mesaje comerciale nesolicitate (Spam)

Filtru anti-spam

Există un sistem implementat în Outlook împotriva adreselor e-mail nesigure sau frauduloase (Junk E-mail) cu posibilitatea de a defini liste cu expeditori siguri sau blocaţi, destinatari siguri sau alte criterii (liste de domenii, setul de caractere etc.). Filtrul se bazează pe o analiză complexă a mai multor factori (nume sau adresă expeditor, titlu mesaj, cuvinte cheie, structura mesajului) pentru a determina posibilităţile ca un mesaj e-mail să fie într-adevăr nedorit.

Securizarea mesajelor

Outlook permite securizarea mesajelor trimise sau primite prin:

• criptarea mesajului (pentru a preveni posibilele interceptări şi a asigura confidenţialitatea mesajelor), mecanisme implementate în special cu sistemul cheilor publice-private;
• adăugarea semnăturii digitale (pentru autentificarea expeditorului şi asigurarea autenticităţii mesajului), folosindu-se sistemul certificatelor digitale;
• stabilirea zonelor de securitate prin care se restricţionează descărcarea sau executarea conţinutului activ (scripturi Java, controale ActiveX).

Stocarea datelor personale

Toate informaţiile din Outlook (e-mail, calendare, date de contact etc.) se stochează într-un fişier de date personale (denumit Personal Folders) aflat implicit pe discul local în fişierul Outlook.pst. Outlook  permite criptarea datelor stocate în acest fişier printr-o parolă, compactarea acestuia şi importul/exportul datelor.

3. Securitatea pe Internet

Navigarea pe Internet, dar şi utilizarea poştei electronice, sunt două din mecanismele prin care programe rău intenţionate pot intra în calculator şi afecta securitatea acestuia.

Virus

Program ascuns în interiorul unui fişier de sistem (.exe, .dll, …) sau document (.doc, .xls, .ppt, .mdb) sub formă de macrocomandă, care, odată executat sau deschis:

• se auto-multiplică
• poate infecta calculatorul local sau se poate propaga în întreaga reţea şi avea următoarele acţiuni:
  • poate modifica sau şterge fişiere
  • poate scana agenda de adrese e-mail şi trimite mesaje nedorite tuturor acestor adrese

Program malware (Worms, Trojans, Spyware, Adware)

Program de sine stătător care, odată executat, poate avea diverse acţiuni:

• preluarea controlului sistemului informatic de către o persoană neautorizată
• spionarea activităţii de pe calculator
• multiplicarea în sistem sau în reţeaua locală
• îngreunarea activităţii sau blocarea calculatorului

Surse de infectare:

• fişiere descărcate de pe Internet
• fişiere transferate
  • din reţeaua locală
  • de pe medii portabile: magnetice (dischete, hard-diskuri), optice (CD, DVD), memorii flash
  • prin programe de file-sharing
• fişiere ataşate în mesaje e-mail
• site-uri web periculoase
• documente (macrocomenzi)

Prevenire:

• instalarea celor mai noi, sigure şi stabile versiuni ale sistemelor de operare şi actualizarea permanentă a acestora;
• rularea unei aplicaţii tip firewall şi configurarea lui astfel încât sistemul să fie apărat la eventuale atacuri exterioare;
• instalarea şi rularea unor programe anti-virus & anti-malware cu actualizare periodică, rezidente în memorie, astfel încât să asigure tot timpul protecţia sistemului;
• setarea unui nivel maxim de securitate la deschiderea macrocomenzilor din documente;
• permanenta atenţie a utilizatorului la :
  • navigare pe Internet, pe site-uri nesigure
  • deschiderea fişierelor ataşate în mesaje e-mail, chiar dacă vin din partea unor cunoscuţi
  • descărcarea programelor din surse neverificate
  • furnizarea unor date personale sensibile (adresă, numărul cardului bancar etc.)
• crearea copiilor de siguranţă (backup)

Pe lângă compunerea unui mesaj de poştă electronică în format Plain Text, Microsoft Outlook 2003 poate îmbogăţi aspectul textului prin două metode:

• format Rich Text (meniul Actions -> New Mail Message Using -> Rich Text)
• format HTML (meniul Actions -> New Mail Message Using -> HTML)

Ambele variante sunt realizate printr-un editor vizual înglobat în Outlook, care oferă toate facilităţile (meniuri, butoane, shortcut-uri) pentru realizarea unui text cât mai atrăgător. Ca editor pentru mesaje poate fi folosit şi Microsoft Word 2003.

Formatul HTML (Hypertext Markup Language)

Prezintă avantajul faţă de scrierea în format Rich Text că mesajul poate fi uşor deschis de orice client e-mail, sau interfaţă web. HTML este un limbaj prin care se schimbă modul de prezentare a textului folosindu-se un sistem de marcaje (tags).

Documentele HTML sunt fişiere exclusiv de tip text având codurile speciale de marcare inserate chiar în interiorul textului (spre deosebire de fişierele .doc de exemplu, care sunt fişiere binare, special codate). Prin aceste coduri de marcare se controlează formatarea documentului (font, paragraf), se pot defini legături (links) către alte documente, se introduc imagini, simboluri şi alte elemente grafice.

Codul sursă al unui mesaj e-mail în format HTML este vizibil dacă în modul de vizualizare sau editare a mesajului se dă click dreapta pe conţinutul său şi se alege comanda View Source.

COD DE MARCARE

Codurile de marcare sunt încadrate de două caractere speciale de delimitare pentru a le deosebi de textul propriu-zis al documentului: “<” şi “>”. Toate marcajele HTML conţin aceste caractere şi fiecare caracter de început (“<”) trebuie să aibă un caracter de încheiere  (“>”):

<cod>

ELEMENT DE MARCARE

Un element de marcare este în general format din 2 coduri de marcare (de deschidere si de închidere) care înconjoară conţinutul. Cele mai multe coduri – dar nu toate – trebuie să apară în perechi, pentru a identifica blocul asupra căruia se aplică respectivul cod.

<cod> ...conţinut... </cod>

Există elemente de marcare formate şi dintr-un singur cod (fără a avea codul de încheiere), însă acestea nu se aplică unui anumit conţinut, ci sunt de sine stătătoare.

<cod1> ...conţinut... </cod1>
<cod2>
<cod3>
<cod4> ...conţinut... </cod4>

Elementele de marcare se pot imbrica, dar trebuie păstrată structura ierarhică (un element trebuie să se închidă în interiorul elementului ierarhic superior):

<cod1>...conţinut...<cod2>...conţinut...</cod2>...conţinut...</cod1>

ATRIBUTE

Atributele definesc diferite proprietăţi pentru un element de marcare şi se adaugă doar la marcajul de început al acestuia, de forma:

<cod atribut1=“valoare1” atribut2=“valoare2”... >

Numele atributelor nu sunt case sensitive, dar valorile pot fi case sensitive. Enumerarea mai multor atribute pentru acelaşi element se face separându-le prin spaţiu.

FIŞIER HTML

Forma generală a unui document (fişier) HTML este:

<HTML>
<HEAD>
...
</HEAD>
<BODY>
...
</BODY>
</HTML>

Există 2 marcaje care delimitează documentul, declarându-l de tip HTML. Acestea sunt <HTML> şi </HTML> plasate la începutul, respectiv sfârşitul documentului. În interiorul acestei structuri există 2 blocuri:

Zona de antet (Head) delimitată de marcajele <HEAD> … </HEAD>
Conţine informaţii generale despre document, cuprinzând marcaje ce descriu titlul, informaţii despre autor, cuvinte-cheie despre categoria şi conţinutul site-ului, relaţiile cu alte documente, etc.

Cuprinsul sau conţinutul efectiv al paginii (Body) delimitat de <BODY> … </BODY>
Este cel mai important şi mai cuprinzător marcaj. Aici se găseşte practic întregul conţinut vizibil al documentului.

Marcaje HTML

1. TEXT

1.1 Fonturi, dimensiuni, culori

Marcajul <FONT> … </FONT> poate seta fontul, dimensiunea şi culoarea cu care este scris un text. Atributele marcajului <FONT> care modifică fontul, dimensiunea sau culoarea textului, sunt:

• FACE=”font_1[,font_2][,font_3]” – setează fontul. Se poate indica o listă de fonturi, caz în care se utilizează primul font din listă ce se găseşte instalat în sistemul unde se vizualizează pagina de web. Dacă nici un font nu se găseşte, se foloseşte cel definit implicit în browser.
• SIZE=”x”, SIZE=”+x” sau SIZE=“-x” – specifică dimensiunea fontului, între 1 (cel mai mic) şi 7 (cel mai mare). Semnele plus sau minus în faţa unui număr indică dimensiunea relativă a fontului în raport cu setarea marcajului <BASEFONT>.
• COLOR=”#rrggbb” sau COLOR=”nume_culoare” – setează o culoare aleasă astfel:
  • #rrggbb – o combinaţie de 6 cifre hexazecimale din cele 16 posibile (0-9, A-F) ce dau nuanţele de roşu – verde – albastru (Red – Green – Blue)
  • un nume standardizat de culoare recunoscut de browser-ul Web

<FONT FACE="Tahoma" SIZE="3" COLOR="GRAY"> Exemplu de font</FONT>
<FONT FACE="Tahoma" SIZE="3" COLOR="#808080"> Exemplu de font</FONT>

1.2 Stiluri, efecte

Pentru a scrie un text cu diverse stiluri sau efecte se folosesc marcajele:

<B> … </B> sau <STRONG> … </STRONG> – pentru a scrie îngroşat (Bold)
<I> … </I> sau <EM> … </EM> - pentru a scrie înclinat (Italic)
<U> … </U> – pentru a scrie subliniat (Underline)
<SUP> … </SUP> – pentru a scrie ca exponent ^Superscript
<SUB> … </SUB> – pentru a scrie ca indice _Subscript
<STRIKE> … </STRIKE> – pentru a tăia textul cu o linie orizontală Strikethrough

<STRONG>Text ingrosat</STRONG>
<U><EM> Text subliniat si inclinat</EM></U>

2. PARAGRAF

Elementul <P> … </P> marchează existenţa unui nou paragraf.

2.1 Aliniere

Alinierea implicită a unui paragraf este la stânga ecranului. Pentru alte alinieri se foloseşte atributul:

• ALIGN=”center” sau  ALIGN=”right” – aliniere la centru sau la dreapta

<P>Paragraf initial.</P>
<P ALIGN="RIGHT">Aici incepe un nou paragraf aliniat la dreapta.</P>

2.2 Liste

Listele sunt de două tipuri: neordonate (marcate) şi ordonate (numerotate).

Liste neordonate scot în evidenţă fiecare element component prin adăugarea unui marcaj tipografic (bullet) sau a altui semn distinctiv. Marcaje folosite: <UL> … </UL> (Unordered List) pentru definirea tipului listei şi <LI> … </LI> (List Item) pentru specificarea unui element ala listei. Atribut:

• TYPE=”disc” | “circle” | “square”

<UL TYPE="square">
<LI>Element 1</LI>
<LI>Element 2</LI>
</UL>

Liste ordonate permit numerotarea automată a elementelor listei. Marcaje folosite: <OL> … </OL> (Ordered List) pentru definirea tipului listei şi <LI> … </LI> (List Item) pentru specificarea unui element ala listei. Atribut:

• TYPE=”1″ | “a” | “A” | “i” | “I”

<OL TYPE="a">
<LI>Element 1</LI>
<LI>Element 2</LI>
</OL>

2.3 Titluri şi subtitluri (Headings)

Se pot crea folosind marcajele <H1> … </H1> (dimensiunea cea mai mare a textului) până la <H6> … </H6> (dimensiunea cea mai mică).

<H1>Titlu</H1>
<H4>Subtitlu</H4>

2.4 Linii orizontale (Horizontal Rule)

O linie sau riglă (“rule”) separă vizual o porţiune dintr-o pagină web de restul documentului. Marcajul este <HR> şi permite atributele:

• SIZE=”x” – grosimea liniei
• WIDTH=”x%” – lungimea liniei raportată la lăţimea paginii.

<HR SIZE=”4” WIDTH=”50%”>

3. FUNDAL

Marcajul <BODY> permite, printre altele, două atribute pentru stabilirea pe fundalul paginii a unei culori sau a unei imagini: BGCOLOR şi BACKGROUND.

3.1 Culoare

• BGCOLOR=”#rrggbb” sau BGCOLOR=”nume_culoare”

<BODY BGCOLOR=”#FF0000”>Aceasta pagina are fundal rosu.</BODY>

3.2 Imagine

• BACKGROUND=”fişier_imagine” – specifică fişierul imagine precedat de calea până la el

<BODY BACKGROUND="fundal.gif"> Aceasta pagina are o imagine pe fundal.</BODY>

4. IMAGINI

Marcajul <IMG> se foloseşte pentru introducerea unor imagini în documentele HTML. Atribute:

• SRC=”fişier_imagine” – specifică sursa (source) folosită, precedată eventual de calea până la acel fişier imagine;
• BORDER=”x” – grosimea chenarului imaginii
• WIDTH=”x” – lăţimea imaginii
• HEIGHT=”x” – înălţimea imaginii

<img src="img3.jpg" border="5" width="350" height="25%">

5. LEGĂTURI (LINKS)

Legăturile se bazează pe marcajul HTML <A> – ancoră (anchor). Acesta permite saltul la o altă resursă sau la o anumită poziţie în cadrul aceluiaşi document. Formatul acestui marcaj este:

<A comandă=”ţintă”>…</A>

unde:

- comandă poate fi:

• “HREF” – referinţă (Hypertext REFerence);
• “NAME” – pentru definirea unei etichete (Bookmark) amplasată undeva în document.

- ţinta unui link poate fi:

• resursă Web – poate fi o adresă sau un fişier; se accesează cu comanda “HREF”;
• etichetă - adresă (poziţie) inserată în pagina web curentă sau în alt document HTML.

5.1 Legătură către o etichetă (Bookmark)

1. Se defineşte în document poziţia etichetei:

<A NAME=”et1”>Eticheta 1</A>

2. Se inserează acolo unde se doreşte linkul către acea etichetă:

<A HREF=”#et1”>Salt la Eticheta 1</A>
<A HREF=”doc2.html#pag2”>Pagina 2 din documentul doc2</A>

5.2 Legătură către o altă resursă Web

Resursa accesată poate fi:

• orice fişier, de orice tip, aflat pe calculatorul local, în reţeaua locală (LAN) sau în Internet;
• o adresă de Internet (de orice tip);
• o adresă e-mail (pentru trimiterea unui mesaj prin poşta electronică).

Resursa este identificată printr-o structură URL sub forma:

schema://utilizator:parola@gazdă_Internet:număr_port/cale/până/la/fişier.html?interogare#etichetă

Există următoarele părţi distincte ale acestei sintaxe:

• schema: şir de litere şi/sau cifre prin care se face interacţiunea cu o anumită resursă. Exemple: http – resurse prin protocolul HTTP; https – resurse prin protocolul HTTP Secure; ftp – resurse prin protocolul FTP; mailto – adrese e-mail; file – adresarea unui fişier local. Printre schemele neoficiale: aim, feed, finger, javascript, magnet, mms, skype, ssh, ymsgr.

• structura ierarhică formată din:
  • autoritate:
    • utilizator:parola (specificate câteodată, în special la servere FTP cu autentificare, dar şi la          pagini web cu acces restricţionat)
    • gazdă_Internet (hostname – numele domeniului sau adresa IP)
    • număr_port (câteodată, când resursa este furnizată pe alt port decât cel implicit pentru un           anumit protocol)
  • calea: secvenţă asociată unei structuri arborescente până la resursa solicitată (exemplu: “/cale/până/la/”)
• resursa solicitată (exemplu: “fişier.html”)
• interogare: este exprimată sub forma atribut=valoare, separate prin operatorul & (exemplu: “key1=value1&key2=value2″)
• etichetă: informaţie suplimentară care indică spre o resursă secundară din cadrul resursei principale (de  exemplu, un anumit titlu de capitol dintr-o pagină Web).

<A HREF=”http://www.yahoo.com”>Yahoo</A>
<A HREF=”mailto:user2@example.com”>Trimite mail lui user2</A>
<A HREF=”ftp://ftp.adobe.com/free/acrobat/reader.zip”>Acrobat Reader</A>
<A HREF=”http://books.google.ro/books?id=rIgzQlU6RgAC&printsec=frontcover&dq=html&hl=en&f=false">HTML: a beginner's guide</A>
<A HREF=”http://www.euroqual.pub.ro/sb.htm#download">Download</A>

6. CARACTERE SPECIALE ÎN HTML

Pentru caracterele speciale, inclusiv caracterele “<” şi “>”, limbajul HTML utilizează o sintaxă specială de forma:

&cod;

unde cod poate fi:

• o mnemonică (secvenţă rezervată de caractere cu o anumită semnificaţie);
• un număr, corespunzător codului de 8 biţi International Standards Organization Latin-1 (ISO 8859/1).

Exemplu: Semnul < (“mai mic decât”) se poate introduce într-un document HTML ca:

• mnemonică: &lt;
• cod ISO: &#60;

7. META-INFORMAŢII

Marcajul <META> … </META> furnizează informaţii generale (meta-informaţii) despre un document HTML. Acest marcaj se plasează în secţiunea <HEAD> şi oferă o descriere a conţinutului documentului, informaţii relevante şi utile pentru browsere sau motoare de căutare: autor, descriere, cuvinte cheie, setul de caractere utilizat, limba în care este scrisă pagina, programul utilizat pentru generarea paginii etc. Format:

<META NAME=”…” CONTENT=”…”>
<META HTTP-EQUIV =”…” CONTENT=”…”>

Motoarele de căutare (Search Engines) folosesc o parte din aceste informaţii pentru a indexa şi a ordona paginile Web în funcţie de diverse criterii (limbă, domeniu, cuvinte cheie, relevanţă etc.).

<meta content="numele autorului">
<meta content="nume recenzor, data recenziei">
<meta content="Curs Software birotica">
<meta content="curs, software, birotica, student, facultate, electronica, office">
<meta content="Microsoft FrontPage 4.0">
<meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=utf-8">
<meta http-equiv="Content-Language" content="ro">
<meta content="index, nofollow">
<meta http-equiv="expires" content="Mon, 27 Sep 2010 14:30:00 GMT">
<meta content="7 days">

Este un program de gestionare a informaţiilor personale (PIM – Personal Information Manager) şi de comunicaţii care face parte din suita Microsoft Office. Outlook este o cale eficientă de organizare şi urmărire a tuturor activităţilor de efectuat atât acasă, cât şi la birou. Informaţiile pot fi partajate cu alţi utilizatori (prieteni, colegi, parteneri de afaceri) astfel încât programarea unor sarcini comune într-un departament să se facă foarte uşor, funcţie de orarul fiecăruia, iar comunicarea să fie optimă.

Programul oferă facilităţi prin care:

• se organizează mai bine timpul;
• se controlează activităţile;
• se îmbunătăţeşte lucrul atât pe plan personal, cât şi în echipă;
• se citesc şi organizează mesajele e-mail.

Toate caracteristicile Outlook conlucrează între ele, astfel încât informaţiile specifice unui modul sunt disponibile şi celorlalte. Outlook este integrat şi cu celelalte programe din familia Office (în principal Word, Excel, PowerPoint).

Module componente

• Mail (gestionarea mesajelor de poştă electronică)
• Calendar (creare rezervări şi evenimente, programare întâlniri)
• Contacts (agendă cu informaţii şi date de contact ale altor persoane)
• Tasks (înregistrarea unor sarcini personale sau în interes de serviciu)
• Notes (crearea unor notiţe electronice)
• Journal (urmărirea automată a activităţii şi înregistrarea acţiunilor)

Poştă electronică (Mail)

Acest modul permite gestionarea mesajelor de poştă electronică (descărcare, citire, scriere, organizare în foldere şi sortare). Principalele acţiuni în cadrul acestui modul sunt:

Adăugarea/Configurarea unui cont e-mail

Necesită ca adresa e-mail să fie anterior creată pe un server, iar acesta să suporte protocoalele pentru citirea poştei electronice acceptate de Outlook (POP3, IMAP, HTTP, Microsoft Exchange).

Compunerea unui mesaj e-mail

- Mesajul poate fi scris în format Plain Text, Rich Text sau HTML utilizând editorul propriu sau Microsoft Word.

• Plain Text: text simplu, fără formatări; mesajele scrise în acest format sunt accesibile tuturor clienţilor e-mail;
• Rich Text: formatări ale fontului (font, dimensiune, stil, culoare, efecte) şi paragrafului (aliniere, marcatori, indentare); mesajele sunt accesibile însă doar programelor tip Outlook;
• HTML (Hypertext Markup Language): limbaj ce permite crearea mesajelor folosind text formatat, cu diverse proprietăţi pentru fonturi, stiluri, culori, fundaluri (Stationery), imagini; este formatul recomandat de scriere a unui mesaj.

- Adăugarea unor semnături la sfârşitul mesajului (formule de încheiere, autor, informaţii de contact)
- Verificare gramaticală şi sintactică
- Alegerea destinatarului (destinatarilor) facilitată de agenda de adrese (Address Book) şi modulul Contacts

Gestiunea mesajelor e-mail primite

- Citirea (descărcarea mesajelor pe calculatorul local, cu posibilitatea de a le păstra şi pe server)
- Răspunsul la un mesaj (Reply), trimiterea mai departe (Forward)
- Sortarea mesajelor în foldere pe multiple criterii (importanţă, flag, categorie etc.)
- Gruparea arborescentă a mesajelor după orice câmp de sortare

Organizarea mesajelor în foldere

Există foldere create implicit pentru funcţii dedicate:

• Inbox – mesaje primite
• Outbox – mesaje păstrate temporar până la trimitere (de exemplu atunci când nu există conexiune Internet)
• Drafts – salvarea mesajelor în lucru
• Sent Items – salvarea automată a mesajelor trimise
• Junk E-mail – mesaje nedorite primite
• Deleted Items – păstrarea temporară a tuturor elementelor Outlook şterse (e-mailuri, programări, evenimente, întâlniri, sarcini, etc.) până la ştergerea definitivă

Se pot crea ulterior alte foldere, în funcţie de preferinţele fiecărui utilizator.

Mesajele e-mail pot fi mutate manual (prin drag&drop din folderul de intrare Inbox într-un alt folder) sau automat folosind un sistem complex de reguli şi alerte (Rules and Alerts). Crearea unei reguli se face pentru un mesaj de intrare sau ieşire şi vizează diverse operaţii (mutare, ştergere, răspuns/trimitere mai departe automat, tipărire, etc.) pe baza unor criterii (cuvinte cheie în câmpurile de subiect, conţinut, adresă expeditor/destinatar, etc.).

Găsirea mesajelor

Căutarea în fişierul personal de date a unor mesaje e-mail sau orice altă informaţie se face prin funcţia Advanced Find (se pot indica mai multe criterii de căutare).

Calendar

Acest modul permite vizualizarea calendarului (pe zi, săptămână de lucru, săptămână sau lună) în care se pot:

• crea rezervări de intervale orare pentru diverse programări sau evenimente (Appointment)
• crea evenimente care durează o zi întreagă (All Day Event)
• organiza întâlniri (Meeting)
• vizualiza programările grupurilor
• vizualiza mai multe calendare proprii, deschise simultan
• gestiona calendarul altui utilizator

Pentru fiecare dintre aceste elemente adăugate se pot stabili:

• moduri de recurenţă (repetare zilnică/săptămânală/lunară/anuală, condiţia de încheiere)
• adăugarea unui memento (reminder)

Persoane de contact (Contacts)

Modulul pentru persoane de contact (Contacts) permite salvarea datelor asociate unor persoane sub forma unei agende electronice. Se pot salva date personale (nume, adresă, telefon, fax, adresă e-mail, pagină Web, cont IM, poză, data naşterii) sau profesionale (titlu, funcţie, companie, certificat digital).

Se pot crea liste de distribuţii formate din persoane de contact sau alte liste de distribuţii, folosite pentru trimiterea centralizată a unor informaţii către recipiente multiple.

Sarcini (Tasks)

Modulul permite crearea şi gestiunea sarcinilor (activităţi care trebuie duse la bun sfârşit, al căror scop trebuie atins). Sarcina poate fi o activitate ce se desfăşoară o singură dată sau repetitivă (la intervale specificate, până la data când este planificată să se termine).

Exemple de sarcini:

• realizarea referatului la o lucrare de laborator (o singură dată sau repetitivă, la 2 săptămâni)
• raportarea situaţiei financiare către managerul firmei (lunar)
• completarea unei etape dintr-un proiect de lungă durată
• plata unei facturi (lunar)

Notiţe (Notes)

Notiţe temporare (întrebări, idei, observaţii, însemnări) pot fi salvate sub forma unor “etichete” electronice (ferestre de dimensiuni reduse) salvate în modulul Notes.

Jurnal (Journal)

Jurnalul este modulul care înregistrează diverse evenimente de pe calculator, păstrându-se ordinea lor cronologică. Astfel este foarte uşoară regăsirea unei informaţii (fişier deschis la un moment dat, persoană contactată, răspunsul cuiva la o sarcină, o anumită activitate etc.).

Evenimentele monitorizate sunt de multiple feluri:

• fişiere ale programelor Office în care s-a lucrat
• poşta electronică
• acţiuni desfăşurate în toate modulele Outlook
• înregistrarea activităţii pentru o anumită persoană de contact
• apel telefonic, fax, conversaţie, sesiune la distanţă etc. (adăugate manual în jurnal)

Cuprins:

1. Microsoft Outlook 2003 – prezentare
2. Crearea unui mesaj e-mail în Microsoft Outlook 2003. Mesaje în format HTML
3. Securitatea sistemului informatic