itasistenta blog

REFERINŢA RELATIVĂ

O referinţă relativă la o celulă se bazează pe poziţia celulei care conţine formula relativ la celula referită (apelată). Dacă o celulă cu o referinţă relativă este copiată în alt loc, noua formulă va fi ajustată relativ la noua celulă. Similar, dacă formula cu o referinţă relativă este multiplicată pe linie sau coloană, se vor ajusta şi formulele corespunzătoare. Implicit, noile formule într-un registru Excel folosesc referinţa relativă.

Referinţă relativă în Microsoft Excel 2003

Exemplu: Dacă în B3 avem formula =A1, atunci:

• la copierea celulei B3 în D4: în D4 vom avea =C2;
• la multiplicarea celulei B3 în jos pe coloana B: în B4 vom avea =A2, în B5 vom avea =A3 etc.
• la multiplicarea celulei B3 în dreapta pe linia 3: în C3 vom avea =B1, în D3 vom avea =C1 etc.

REFERINŢA ABSOLUTĂ

O referinţă absolută va apela întotdeauna aceeaşi celulă, fără a se ajusta ca în cazul referinţelor relative. Amplasarea celulei referite (apelate) rămâne aceeaşi, chiar dacă formula este copiată în altă celulă sau este multiplicată pe linie sau coloană. O referinţa absolută se indică prin introducerea simbolului “$” în faţa literei liniei şi a numărului coloanei celulei referite (de exemplu, $A$1 este o referinţă absolută la celula A1).

Referinţă absolută în Microsoft Excel 2003

Exemplu: Dacă în B3 avem formula =$A$1, atunci:

• la copierea celulei B3 în D4: în D4 vom avea =$A$1;
• la multiplicarea celulei B3 în jos pe coloana B: în B4 vom avea =$A$1, în B5 vom avea =$A$1 etc.
• la multiplicarea celulei B3 în dreapta pe linia 3: în C3 vom avea =$A$1, în D3 vom avea =$A$1 etc.

REFERINŢA MIXTĂ

Este combinaţia între referinţa absolută şi referinţa relativă, fiind formată dintr-o coordonată absolută (linia sau coloana) şi una relativă (coloana sau linia, coordonata care nu este absolută). Elementul absolut va fi precedat de simbolul “$”.

Comutarea rapidă între cele 3 tipuri de referinţe (relativă, absolută şi mixtă) se face apăsând tasta F4 atunci când se editează o formulă (Excel va pune succesiv simbolul $ în faţa liniei sau coloanei din referinţă).

Referinţă mixtă (coloana fixă) în Microsoft Excel 2003

Referinţă mixtă (linia fixă) în Microsoft Excel 2003

Exemple:

$A1 – referinţă mixtă în care coloana A este referită absolut, iar linia este referită relativ

A$1 – referinţă mixtă în care linia 1 este referită absolut, iar coloana este referită relativ

Exemple:

Dacă în B3 avem formula =$A1, atunci:

• la copierea celulei B3 în D4: în D4 vom avea =$A2;
• la multiplicarea celulei B3 în jos pe coloana B: în B4 vom avea =$A2, în B5 vom avea =$A3 etc.
• la multiplicarea celulei B3 în dreapta pe linia 3: în C3 vom avea =$A1, în D3 vom avea =$A1 etc.

Dacă în B3 avem formula =A$1, atunci:

• la copierea celulei B3 în D4: în D4 vom avea =C$1;
• la multiplicarea celulei B3 în jos pe coloana B: în B4 vom avea =$A1, în B5 vom avea =$A1 etc.
• la multiplicarea celulei B3 în dreapta pe linia 3: în C3 vom avea =B$1, în D3 vom avea =C$1 etc.

REFERINŢĂ 3-D

Într-o foaie de lucru se pot analiza datele nu numai din aceeaşi foaie, ci şi din celula corespondentă sau un alt domeniu de celule din celelalte foi de lucru ale aceluiaşi registru de lucru. O astfel de referinţă se numeşte referinţă 3-D, iar sintaxa include numele foii de lucru şi celula/domeniul dorit, separate prin semnul exclamării “!”.

nume_foaie!referinţă_celula

Nu toate funcţiile Excel acceptă referinţe 3-D.

Exemple:

=Sheet2!A1
Într-o celulă dintr-o foaie a registrului de lucru curent (alta foaie decât Sheet2) se face o referinţă la celula A1 din foaia de lucru Sheet2.

=Sheet2!A1+Sheet3!A1
Într-o celulă dintr-o foaie a registrului de lucru curent (de exemplu foaia Sheet1) se adună celulele A1 din foile de lucru Sheet2 şi Sheet3.

=SUM(Sheet2:Sheet4!A1)
Într-o celulă dintr-o foaie a registrului de lucru curent (de exemplu foaia Sheet1) se adună toate celulele A1 din foile Sheet2…Sheet4.

=SUM(Sheet2!A1:A10)
Într-o celulă dintr-o foaie a registrului de lucru curent (de exemplu foaia Sheet1) se adună toate celulele de la A1..A10 din foaia Sheet2.

=SUM(Sheet2:Sheet4!A1:D4)
Într-o celulă dintr-o foaie a registrului de lucru curent (de exemplu foaia Sheet1) se adună toate celulele din domeniul A1..D4 din foile Sheet2…Sheet4.

REFERINŢĂ EXTERNĂ (External Reference)

În unele situaţii este utilă crearea unor legături între registre de lucru:

• un workbook centralizator care să îmbine rezultatele altor workbooks (de exemplu, ale departamentelor unei companii). Rezultatele din fiecare workbook component se actualizează automat în fişierul centralizator.
• diferite moduri de vizualizare a datelor. Se pot crea mai multe fişiere sursă cu date şi fişiere tip raport care să prezinte în moduri diferite datele şi rezultatele.
• împărţirea unui workbook complex în module mai mici, inter-dependente, permite lucrul individual pe modul, fără a deschide toate celelalte registre. Avantajele constau în uşurinţa modificării unor fişiere mai mici, memorie utilizată mai puţină, deschidere, salvare şi calcule efectuate mai rapid.

Prin introducerea unor referinţe externe la o celulă sau domeniu de celule din alte registre de lucru se creează practic legături (Links) între registrul curent şi registrele respective. În funcţie de starea fişierului sursă (deschis sau închis), formula care conţine o referinţă externă are 2 moduri de exprimare. Sintaxa folosită pentru a introduce o referinţă externă este:

[nume_fisier]nume_foaie!referinţă_celula
‘cale_fisier\[nume_fisier]nume_foaie’!referinţă_celula

Dacă un registru de lucru conţine legături externe, Excel va afişa la deschidere o fereastră de avertizare din care se poate opta pentru actualizarea datelor legate.

Exemple:

=’C:\documente\[Book1.xls]Sheet2′!A1
=[Book1.xls]Sheet2!A1
Introduce o referinţă la conţinutul celulei A1 din foaia de lucru Sheet2, registrul de lucru (fişierul) Book1.xls aflat în folderul C:\documente. Ambele formule sunt echivalente; a doua formulă apare dacă fişierul Book1.xls este deschis.

=SUM(‘C:\Documente\[Buget.xls]Anul_2010′!A2:A20)
Introduce în celula curentă suma celulelor A2..A20 din foaia de lucru Anul_2010, registrul de lucru Buget.xls, aflat în folderul C:\Documente.

=’http://www.example.com/Data/[file.xls]Sheet1′!A1
Apelează conţinutul celulei A1 din foaia de lucru Sheet1, registrul de lucru (fişierul) file.xls aflat online pe Internet la adresa Web www.example.com în folderul/directorul Data.

=SUM(Book2.xls!zona1)
Adună în celula curentă celulele care formează domeniul denumit “zona1″ din fişierul Book2.xls

REFERINŢĂ LA DISTANŢĂ (Remote Reference)

Datele create cu alte aplicaţii de calcul tabelar pot fi legate într-un fişier Excel. Referinţa la distanţă (Remote Reference) se realizează prin tehnicile:

• DDE (Dynamic Data Exchange), o tehnologie pentru schimbul de date între aplicaţiile Windows, mai veche şi cu deficienţe de securitate;
• OLE (Object Linking and Embedding), metoda preferată de realizare a legăturilor externe, dar trebuie ca programul sursă să recunoască această tehnologie.

Un domeniu de celule (Range) reprezintă un grup de celule (două sau mai multe) desfăşurat pe mai multe linii şi/sau coloane. Domeniul de celule poate fi:

- continuu (toate celulele care fac parte din acel domeniu sunt adiacente) – în acest caz domeniul are formă pătrată sau dreptunghiulară, iar toate celulele sunt prelucrate simultan în acelaşi mod sau valorile din acestea sunt utilizate în formule sau referinţe. Practic, în acest caz domeniul este format dintr-o singură zonă de celule. Cel mai mic grup continuu de celule este format din 2 celule (aşezate una lângă alta pe linie sau pe coloană).

- format din celule neadiacente – domeniul nu mai este continuu, având diverse forme (în funcţie de celulele conţinute). Un domeniu discontinuu este format din cel puţin 2 zone, cel mai mic având 2 celule (fiecare zonă fiind formată dintr-o singură celulă).

Un domeniu de celule se specifică astfel:

celula_start:celula_stop

unde celula_start este o referinţă la celula din colţul stânga-sus (celula de început) a domeniului, iar celula_stop este o referinţă la celula din colţul dreapta-jos (celula finală) a domeniului. Cele două referinţe sunt separate prin operatorul “:” (două puncte).

Pentru a specifica un domeniu discontinuu se foloseşte operatorul “;” în enumerarea zonelor componente (sau operatorul “,” pentru setări regionale English – Regional Settings din Control Panel).

celula_start1:celula_stop1; celula_start2:celula_stop2;…

Exemple de domenii de celule:

O referinţă identifică o celulă sau un domeniu de celule în care se află datele pe care Excel urmează să le prelucreze prin intermediul formulelor (Formula). Prin referinţe se pot folosi datele din alte celule, alte foi de lucru, alte registre de lucru Excel sau chiar fişiere ale altor tipuri de programe de calcul tabelar. Datele dintr-o celulă pot fi utilizate în mai multe formule.

În Excel există 2 stiluri de referinţe: A1 şi R1C1.

În stilul de referinţă A1 (implicit în Excel), o referinţă de celulă (prin care se identifică în mod unic localizarea unei celule şi se apelează conţinutul ei), este formată din identificatorul de coloană (litera/literele coloanei) şi identificatorul de linie (numărul liniei).

Exemple:

În stilul de referinţă R1C1, atât liniile (R- Row), cât şi coloanele (C – Column), sunt numerotate. Acest stil de referinţă este folosit în scrierea codurilor de program VBA (Visual Basic for Applications) din macrocomenzi, deoarece facilitează calculul poziţiilor celulelor pe rânduri şi coloane. Stilul de referinţă R1C1 se activează din meniul Tools -> Options |General| -> R1C1 reference style.

Exemple (echivalentul exemplelor de mai sus):

O foaie de lucru (Worksheet) poate fi privită ca o matrice formată din linii (Rows) şi coloane (Columns). Intersecţia unei linii cu o coloană determină o celulă (Cell).

Liniile (rândurile) sunt identificate prin numere, care apar în partea stângă a interfeţei. Excel 2003 are 65.536 rânduri.

Coloanele sunt identificate prin litere (una sau combinaţii de două litere, de la A la Z, apoi AA, AB, …, HZ, IA până la IV). Identificatoarele coloanelor apar în partea de sus a interfeţei. Sunt 256 coloane într-o foaie de lucru Excel.

Celula este unitatea de bază folosită de programele de calcul tabelar. O celulă poate conţine:

- date alfanumerice reprezentate de:

• date numerice (cifre);
• text;
• caractere speciale.

- formule formate din:

• operatori
  • constante;
  • referinţe la alte celule;
  • funcţii.
• operanzi.

Meniu:    Format-> Window-> Hide / Unhide

În Excel se poate ascunde nu numai o foaie de lucru (Worksheet), ci chiar întregul registru de lucru (Workbook). Deşi este deschis, registrul nu mai este vizibil, iar datele din acest registru apelate în alte foi de lucru sunt disponibile în continuare. La părăsirea Excel se va cere confirmare la salvarea registrului ascuns, dacă au fost făcute anterior modificări.

Când registrul de lucru a fost protejat la modificări ale structurii sau ferestrelor (meniul Tools -> Protection -> Protect Workbook), comanda Hide, dar şi alte comenzi din meniul Window, nu mai sunt disponibile.

Meniu:    Format-> Sheet-> Hide / Unhide

O foaie de lucru poate fi ascunsă (Hide), însă informaţiile din celulele acesteia sunt în continuare disponibile în formulele existente. La salvarea registrului de lucru se vor salva şi foile ascunse, astfel încât ulterior este posibilă reafişarea lor (Unhide).

Când registrul de lucru a fost protejat la modificări ale structurii sau ferestrelor (meniul Tools -> Protection -> Protect Workbook), comanda Hide, dar şi alte comenzi din meniul Format -> Sheet, nu mai sunt disponibile.

Meniu:    Format-> Sheet-> Tab Color
Meniu contextual (clic dreapta pe eticheta cu  numele foii): Tab Color

Eticheta care conţine numele unei foi de lucru poate fi colorată, astfel încât să fie mai uşor de identificat în anumite situaţii.

Meniu:    Format-> Sheet-> Background

Fundalul care se poate aplica unei foi de lucru se poate alege din imaginile existente pe disc şi are doar rol vizual. El este salvat în registrul de lucru, dar nu poate fi tipărit sau utilizat ca fundal la salvarea foii ca pagină Web (doar la salvarea întregului registru de lucru ca pagină Web). Excel nu oferă caracteristica inscripţie tipărită (Printed Watermark) din Word; se poate simula totuşi un text care să apară pe fundalul tuturor paginilor prin introducerea în antet/subsol (Header/Footer) a unei imagini şi stabilirea proprietăţilor optime (dimensiuni, culori, luminozitate, contrast etc.).

Meniu contextual (clic dreapta pe eticheta cu  numele foii): Select All Sheets

Implicit, la un moment dat este activă o singură foaie de lucru (cea cu numele selectat), iar modificările se fac doar în aceasta. Pentru a modifica simultan (introducere/ştergere text, formule, formatare celule etc.) două sau mai multe foi de lucru, acestea trebuie în prealabil selectate. Se pot selecta:

• două sau mai multe foi de lucru, aflate una lângă alta sau răspândite în registrul de lucru;
• toate foile de lucru.

Pentru selectare se folosesc combinaţiile:

• Ctrl + clic pe numele etichetei (selectare una câte una);
• Shift + clic pe numele etichetei (selectare toate foile între cea activă şi cea selectată).

O modificare în oricare dintre foile de lucru selectate se va reflecta în toate celelalte (din cadrul selecţiei).