itasistenta blog

Bară de butoane: Control Toolbox

Pentru crearea unor formulare avansate se folosesc controale ActiveX disponibile în bara de butoane Control Toolbox:

Check Box
Text Box
Command Button
Option Button
List Box
Combo Box
Toggle Button
Spin Button
Scroll Bar
Label
Image
Alte controale – introduse de alte aplicaţii instalate în sistem.

Unele aplicaţii îşi pot adăuga propriile controale care să fie folosite ulterior şi de celelalte aplicaţii (inclusiv în documentele Office). Un program de instalare are funcţia de înregistrare în sistem a acestor controale (simpla copiere a fişierelor .ocx sau .dll nu este suficientă). Unele controale ActiveX pot constitui riscuri de securitate, de aceea este indicată instalarea controalelor provenite din surse de încredere.

Proprietăţile controalelor ActiveX sunt complexe şi se referă la: aspect (Appearance), comportament în cadrul formularului (Behavior), datele conţinute (Data), aspectul textului (Font) şi al imaginii (Image) aplicate pe fundalul controlului.

Comportamentul unui control ActiveX poate fi particularizat prin secvenţe de cod scrise în VBA (Visual Basic for Applications). Pentru fiecare control ActiveX se pot trata evenimente precum clic, dublu clic, selectare opţiune, intrare în element, ieşire din element, tastă apăsată, mouse deasupra.

Deoarece browserele nu interpretează corect toate controalele ActiveX, este bine ca acestea să fie folosite doar în formulare completate în Word. Pentru utilizare pe Web (formulare care vor fi accesate printr-un browser Web) trebuie folosite butoanele disponibile în bara Web Tools.

Bară de butoane: Forms

Formularele create pentru completare în Word pot conţine controale simple (bara de butoane Forms) sau controale mai puternice (controale ActiveX, disponibile în bara de butoane Control Toolbox) care oferă opţiuni suplimentare sau execută macrocomenzi şi scripturi create în VBA (Visual Basic for Applications).

Pentru crearea machetei unui formular şi alinierea informaţiilor se pot utiliza tabele, casete de text sau cadre (frames). Stilurile (Styles), chenarele (Borders), culorile de umplere (Shading) şi elementele grafice (imagini, desene, alte obiecte) îmbunătăţesc modul de prezentare a unui formular

Pentru crearea unor formulare simple, cu facilităţi limitate, se folosesc controale controalele disponibile în bara de butoane Forms:

Text Form Field – casetă text care permite introducerea de la tastatură a unei informaţii (text sau numerice)
Check Box Form Field – casetă de selectare de tip Da/Nu
Drop-Down Form Field – casetă cu listă verticală care permite selectarea unei opţiuni dintr-o listă predefinită

Fiecare tip de control are proprietăţi care se pot modifica, după cum urmează:

- proprietăţi comune tuturor controalelor:

• executarea unei macrocomenzi la intrarea sau ieşirea în/din câmp;
• atribuirea unui nume (Bookmark) care poate fi folosit în calcule matematice între câmpuri;
• dacă este permisă editarea câmpului (Fill-in enabled);
• actualizarea altor câmpuri calculate pe baza conţinutului câmpului curent (Calculate on exit)
• adăugarea unui text explicativ care va apărea în bara de stare (Status Bar) la intrarea în câmp.

- proprietăţi particularizate:

• casetă text:
  • tipul textului introdus: text obişnuit (Regular text), număr (Number), dată calendaristică (Date) sau rezultatul unei formule matematice (Calculation)
  • conţinutul iniţial al câmpului (în funcţie de tipul său) – poate fi vid
  • lungimea câmpului
  • formatul informaţiilor conţinute (în funcţie de tipul câmpului)
• casetă de selectare
  • dimensiunile câmpului – automat sau exprimate în puncte (pt), centimetri (cm) sau inch (“)
  • valoarea iniţială (implicită) a câmpului – Checked sau Not checked
• casetă cu listă verticală
  • elementele listei
  • ordinea elementelor

Bara de butoane Forms mai pune la dispoziţia utilizatorului următoarele butoane utile în lucrul cu formulare:

- Form Field Shading – evidenţierea tuturor câmpurilor din formulare;
- Reset Form Fields (resetarea câmpurilor) – aducerea la valorile implicite (dacă au fost definite, pentru câmpurile de tip text) sau la prima valoare din listă (pentru câmpurile de tip listă verticală);
- Protect Form – prin protejarea formularului, acesta devine utilizabil (se pot introduce informaţii în casetele de text, se pot bifa casetele de selectare sau se pot alege elemente din listele derulante). În acest caz protejarea formularului se face fără parolă; pentru a realiza protecţia formularului la modificare se poate introduce o parolă (din meniul Tools->Protect document).

Un formular este un document interactiv în care, pe lângă informaţiile uzuale (text, imagini, alte obiecte), există diverse controale (câmpuri) rezervate introducerii şi colectării de informaţii. Există formulare predefinite care se pot folosi aşa cum sunt sau de la care se poate porni pentru redactarea unor formulare complexe. Word oferă câteva formulare predefinite specifice activităţilor comerciale, cum ar fi: crearea de facturi, comenzi, rapoarte etc.

În funcţie de modul de obţinere şi prelucrare a datelor, formularele se clasifică în:

- formulare completate în Word – formularul creat poate fi:

• tipărit pe hârtie, completat manual şi apoi utilizat în acest format analogic – trimis prin poştă/fax sau stocat în arhiva de documente a companiei;
• completat electronic – datele din formularul electronic pot fi analizate/prelucrate ulterior cu programe specializate (Microsoft Excel, Microsoft Access) sau stocate electronic în acest format.

Categoria formularelor completate în Word poate fi împărţită în:

• formulare simple (trei tipuri de câmpuri: Text Form Field, Check Box Form Field şi Drop-Down Form Field);
• formulare avansate, create cu controale ActiveX.

- formulare completate pe Web – documentul salvat ca pagină Web (format .html) este publicat online, iar datele obţinute prin aceste formulare sunt trimise electronic unui server (pot fi stocate într-o bază de date sau prelucrate imediat).

Formulare pot conţine elemente comune şi elemente particularizate, specifice fiecărui tip de formular.

Obiective:

1. Formulare (Forms):

• formulare completate în Word
  • formulare simple
    
  • formulare avansate (controale ActiveX)
    
• formulare completate pe Web

2. Salvarea datelor din formulare şi importul în alte programe (Excel, Access)
3. Securitatea documentelor Word

• protecţie la deschidere sau modificare
• restricţionarea editării unui document
• protejarea informaţiilor sensibile
• semnături şi certificate digitale
• securitatea macro-comenzilor
• securitatea controalelor ActiveX
• securitatea scripturilor Web
• managementul drepturilor digitale (DRM) în documentele Microsoft Office

TEMA

9.1. Creaţi un document după următorul model (Curriculum Vitae.doc) în care veţi introduce elemente specifice formularelor completate în Word (casetă text, casetă tip drop-down, casetă tip check-box). Cerinţe:

• câmpul Nume: transformare automată în majuscule;
• câmpul Prenume: transformare automată în format Titlu (Title case) – prima literă a fiecărui cuvânt majusculă, restul literelor minuscule;
• câmpul Data naşterii: tip Dată calendaristică în formatul aaaa-ll-zz. Denumiţi acest câmp “datanastere”.
• câmpurile Facultate, An, Seria, Grupa, Educaţie: casete derulantă, conform exemplelor.

9.2. După zona “Experienţă profesională” introduceţi o nouă secţiune (Secţiunea 2) pe aceeaşi pagină a documentului, în care veţi completa zona “Alte informaţii”.

9.3. Protejaţi secţiunea 1 a documentului astfel încât să permită doar completarea formularului. Stabiliţi o parolă la protecţia secţiunii 1 (secţiunea 2 va fi complet modificabilă).

9.4. Salvaţi documentul ca şablon (Template).

9.5. Creaţi un nou document Word pe baza şablonului salvat anterior. Completaţi formularul.

9.6. Salvaţi datele din formularul completat într-un fişier text. Observaţii la salvare. Ce tip de codare este indicat să se aleagă la salvarea fişierului text?

9.7. Importaţi într-un fişier Excel datele din fişierul text.

ÎNTREBĂRI

- Cum se poate restricţiona accesul la conţinutul unui document Word?
- Care sunt tipurile de restricţii la conţinutul unui document Word?
- Ce avantaje / dezavantaje prezintă restricţionarea unui document Word?
- Cum se poate obţine data curentă ca an, luna şi zi separat, în 3 casete de tip Text ale unui formular?
- Cum se poate obţine data naşterii, introdusă în caseta formularului de mai sus în formatul “aaaa-ll-zz”, într-un câmp (field) în format “zzzz, zz ll aaaa”?

Meniu: Tools -> Letters and Mailings -> Envelopes and Labels …

Este o comandă utilă la tipărirea pe plicuri sau etichete. Principalele facilităţi constau în:

• preluarea datelor de destinaţie (nume, adresă) din agenda Outlook
• tipărire pe formate predefinite pentru plicuri/etichete sau crearea unor formate noi
• posibilitatea de a modifica fontul, distanţele faţă de margini şi modul de introducere a hârtiei în imprimantă

Meniu:    Tools -> Letters and Mailings -> Mail Merge…
Bară de butoane: Mail Merge

Este o modalitate comodă de a îmbina informaţiile din mai multe surse (documente de mai multe tipuri sau surse de date) într-un singur document pentru corespondenţă (şi nu numai). Comanda Mail Merge generează paşii de parcurs în realizarea unui astfel de document:

1. Alegerea tipului de document care va fi generat

Se pot crea scrisori (letters), mesaje e-mail, plicuri (envelopes), etichete (labels) sau cataloage cu adrese (directory).

2. Specificarea documentului principal (“main document“)

Acesta poate fi documentul curent, un şablon (template) sau un alt document existent.

3. Definirea sursei de date (Data Source), fişierul cu informaţiile care trebuie îmbinate

Sursa de date poate fi:

• o listă (tabel) dintr-un un fişier existent pe disc, în formatele:
  • document Word (.doc);
  • document Rich Text Format (.rtf);
  • text ASCII (.txt);
  • pagină Web (.htm, .html);
  • foaie de calcul Excel (.xls);
  • bază de date Access (.mdb), Microsoft Works (.wdb), Lotus 1-2-3 (.wk?), Paradox (.dbf) sau dBase (.db);
  • agenda (Address Book) din Outlook (.pab);
  • o conexiune la un server (Microsoft SQL, Oracle) sau altă bază de date prin mecanismul ODBC (Open Database Connectivity) care permite conexiuni la diverse DBMS (Database Management Systems).

• informaţiile de contact disponibile în Outlook (nume, adrese e-mail, adrese poştale, telefoane etc.);
• o listă nouă de adrese, formată din câteva câmpuri standard implicite (titlu, nume, prenume, adresă, telefon, alte informaţii de contact). În această listă câmpurile se pot edita, ordona sau pot fi adăugate câmpuri noi, iar datele se pot filtra şi sorta.

4. Scrierea efectivă a documentului principal (scrisorii)

Documentul principal va conţine:

• informaţia comună, generală, regăsită pe fiecare pagină din documentul generat la final;
• informaţia particularizată, specifică fiecărui destinatar (recipient). Aceasta este formată nu numai din datele de contact (nume, adresă etc.), dar şi din alte date extrase din câmpurile sursei de date. Informaţia specifică fiecărui destinatar este introdusă cu ajutorul câmpurilor de îmbinare (Merge Field) care fac legătura cu sursa de date (butonul Insert Merge Fields).

5. Generarea documentului final

Butonul Mail Merge Recipients permite:

• selectarea înregistrărilor care vor fi folosite;
• filtrarea înregistrărilor după diverse câmpuri (există operatori de comparare şi operatori logici);
• sortarea înregistrărilor (ascendentă sau descendentă).

Înaintea generării rezultatului final există posibilitatea verificării eventualele erori (butonul Check for Errors).

Datele astfel îmbinate pot fi trimise către:

• un document nou (Merge to New Document)
• imprimantă (Merge to Printer)
• poştă electronică (Merge to E-mail)
• fax (Merge to Fax)

Meniu: Insert -> AutoText
Combinaţie de taste: F3, Alt+F3
Bară de butoane: AutoText

Această facilitate creşte viteza de tehnoredactare prin definirea unei liste de cuvinte sau expresii frecvent utilizate sau tipice pentru anumite tipuri de documente (de exemplu formule de adresare, de încheiere sau formate uzuale de anteturi/subsoluri). Introducerea unui Autotext se poate face:

• alegându-l din lista derulantă All Entries al barei de butoane AutoText;
• după tastarea primelor caractere şi regăsirea lor în listă, Word va sugera completarea automată şi va introduce textul corespunzător din lista AutoText dacă se apasă tasta F3.

Exemple:

1. Scrieţi “filename” (fără ghilimele) urmat de tasta F3. Numele fişierului va fi introdus automat.
2. Scrieţi “best” şi apăsaţi F3. Word va indica pe bara de stare (Status Bar) prezenţa mai multor intrări AutoText (în acest caz “Best regards”, “Best wishes”), astfel că are nevoie de mai multe litere pentru a identifica numele exact. Scrieţi “best w” şi apăsaţi F3.

Adăugarea unei noi intrări în lista AutoText se face prin selectarea textului (expresiei) şi apăsarea butonului New de pe bara de butoane AutoText (sau combinaţia de taste Alt+F3).

Funcţia AutoText poate fi folosită pentru crearea unor prescurtări.

Meniu:    Format -> Background

Fundalul (background) unui document  poate fi:

• o culoare uniformă din gama de culori standard sau obţinută prin combinaţii ale:
  • culorilor roşu (Red), verde (Green) şi albastru (Blue) pentru modelul RGB;
  • nuanţei (Hue), intensităţii (Saturation) şi luminozităţii (Luminosity) pentru modelul HSL;
• un efect de umplere care constă în:
  • un degrade (gradient) format din una, două culori sau seturi predefinite, cu diverse stiluri de desfăşurare;
  • o textură (texture) predefinită;
  • un model (pattern);
  • o imagine de pe disc;
• o inscripţie tipărită (Printed watermark).

Primele două tipuri de fundal se folosesc de obicei când documentul nu va fi tipărit, ci va fi vizualizat pe monitorul computerului (ca pagină Web, mesaj de poştă electronică sau document interactiv). Dacă totuşi se doreşte, fundalul unui document poate fi tipărit dacă se bifează opţiunea din meniul Tools->Options->| Print | Background colors and images.

Al treilea tip de fundal, inscripţia tipărită, se foloseşte de obicei pentru personalizarea paginilor tipărite, prin plasarea pe fundalul documentului (în spatele textului) a unui:

• obiect tip imagine;
• text (predefinit – “Confidential”, “Copy”, “Draft”, “Sample”, “Top Secret”, “Urgent”  – sau ales de utilizator) introdus ca obiect Wordart.

În ambele cazuri există posibilitatea estompării obiectului (pentru imagine, opţiunea Washout stabileşte valorile 85% pentru luminozitate şi 15% pentru contrast, iar pentru Wordart opţiunea Semitransparent setează nivelul de transparenţă la 50%). Aceste valori pot fi ulterior modificate din fereastra de proprietăţi ale obiectului (Format Object).

Orice alt obiect poate fi introdus ca inscripţie pe fundal dacă se parcurg următorii paşi:

1. Obiectul se lipeşte (Paste) în pagina curentă sau în zona de antet/subsol (dacă se doreşte să apară pe toate paginile secţiunii respective sau ale documentului).
2. Se stabileşte modul de aşezare “în spatele textului” (“Behind text” din fereastra Format Object, tab-ul Layout).
3. Opţional se stabilesc nivelurile de transparenţă, respectiv luminozitate şi contrast, alese astfel încât vizibilitatea textului din pagină să nu fie îngreunată.

Meniu:    File -> Properties

Un fişier în format .doc înglobează, pe lângă conţinutul efectiv al documentului (text, coloane, tabele, obiecte) şi proprietăţile aferente de formatare (pagină, text, paragraf sau obiect), şi alte informaţii utile în diverse cazuri (de exemplu, atunci când se face o căutare avansată folosindu-se diverse criterii). Un document poate avea:

• proprietăţi actualizate automat: aceste statistici sunt menţinute de către aplicaţiile pachetului Office (data creării documentului, data ultimei tipăriri, utilizatorul care a salvat documentul, statistici despre numărul de pagini, paragrafe, linii, cuvinte şi caractere) sau sunt citite de la sistemul de operare (numele documentului, dimensiunea, folderul în care este salvat, data ultimei modificări, atributele fişierului);
• proprietăţi predefinite: titlu (Title), subiect (Subject), autor (Author), categorie (Category), cuvinte cheie (Keywords), comentarii (Comments) – conţinutul acestora poate fi  completat de către utilizator;
• proprietăţi definite de către utilizator: acesta poate stabili numele, tipul (text, dată calendaristică, numeric sau yes/no) şi valorile acestor proprietăţi.

Proprietăţile unui document se pot:

• vizualiza
  • din orice fereastră de tip Open/Save sau din Windows Explorer, dacă din meniul contextual al documentului se dă comanda de vizualizare a proprietăţilor (Properties);
  • din meniul Tools -> Word Count sau din bara de butoane Word Count
• insera în document prin variabile de tip câmp (Field) – meniul Insert->Field, categoria Document Information (nu toate proprietăţile pot fi utilizate în acest fel, unele se pot doar vizualiza).

Obiective:

1. Proprietăţile unui document Word 2003 (Properties).
2. Crearea unui fundal (Background) pentru un document Word 2003.
3. Introducerea automată a textului (AutoText).
4. Îmbinarea corespondenţei (Mail Merge).
5. Plicuri şi etichete (Envelopes and Labels).

TEMA

Observaţie: Nu este necesar să folosiţi culori în redactarea temei. Mai jos şi în fişierele exemple s-au folosit diverse culori pentru a înţelege mai uşor tipul informaţiei care trebuie introdusă (Autotext, Fields sau Mail Merge). Restul textului (scris cu negru) se introduce de la tastatură.

Creaţi un document conform modelului din fişierul “tema8 – exemplu1.pdf” urmând paşii:

8.1. Editaţi proprietăţile (Properties) unui document Word nou şi setaţi:

Titlul (Title): Adeverinţă
Subiect (Subject): Situaţia şcolară
Categoria (Category): adeverinţe
Cuvinte cheie (Keywords): adeverinţă, situaţie, note

8.2. Introduceţi de la tastatură (sau prin Copy&Paste) doar textul scris cu negru. Textele colorate se vor introduce automat, folosind facilităţile Autotext, Fields şi respectiv Mail Merge, astfel:

AUTOTEXT

8.2.1. Folosiţi următoarele intrări deja existente în lista Autotext:

- “ÎN ATENŢIA:” (Linie pentru atenţie)
- “Subiect:” (linie de subiect)

8.2.2. Creaţi două noi intrări în lista Autotext:

- “UPB” pentru “Universitatea POLITEHNICA din Bucureşti”
- “ETTI” pentru “Facultatea de Electronică, Telecomunicaţii şi Tehnologia Informaţiei”

Folosiţi cele două noi intrări pentru a completa header-ul paginii.

FIELD

8.2.3. Introduceţi următoarele câmpuri (Field):

- Date (data curentă)
- Subject (textul “Situaţie şcolară“)
- Title (titlul “ADEVERINŢĂ“)
(ultimele două câmpuri, Subject şi Title, au fost modificate la punctul 8.1.)

MAIL MERGE

8.2.4. Realizaţi o îmbinare corespondenţă (Mail Merge) şi alegeţi ca sursă a datelor fişierul studenti.doc. Introduceţi următoarele câmpuri de îmbinare:

- Nume, Prenume
- Grupa, Seria
- D1, D2, D3, D4

Sortaţi datele afişate simultan după Serie, Grupă şi Nume.

Cum putem filtra datele astfel încât să generăm adeverinţe doar pentru fete/băieţi?

Vizualizaţi în locul numelor câmpurilor, valorile acestora (datele îmbinate care vor fi generate automat în pasul final).

8.3. Dorim să trimitem prin poştă adeverinţele pe care le vom obţine în ultimul pas, de aceea vom genera şi informaţia care va fi tipărită pe fiecare plic poştal (Envelope). Adăugaţi în document o pagină pentru un format de plic la alegere, în care completaţi adresa expeditorului:

Universitatea POLITEHNICA Bucureşti
Facultatea de Electronică, Telecomunicaţii şi Tehnologia Informaţiei
Bd. Iuliu Maniu 1-3, sect. 6
cod 061071, Bucureşti

Completaţi caseta de text dedicată destinatarului, conform modelului “tema8 – exemplu2.pdf” (se vor introduce şi aici câmpuri de îmbinare).

8.4. Aplicaţi doar pe fundalul paginii 2 imaginea “logo-etti.gif” ca inscripţionare imprimată (Printed Watermark) cu o scală de 500% şi opţiunea Washout bifată.

8.5. Generaţi documentul final (Merge to New Document) care va avea în total 28 pagini: 14 plicuri şi 14 adeverinţe (corespunzătoare celor 14 înregistrări din sursa de date). Observaţii.

ÎNTREBĂRI:

- Se pot căuta pe disc documente create între două date calendaristice arbitrar alese? Dar toate documentele care încep cu litera “d”?
- Se poate amplasa pe fundalul paginii un text? Dar o organigramă?
- Se poate amplasa o culoare de fundal doar pe paginile pare sau impare? Putem avea o inscripţie tipărită pe paginile pare şi o altă inscripţie tipărită pe paginile impare?
- Ce surse de date se pot folosi pentru îmbinarea corespondenţei?
- Cum poate fi folosită aplicaţia Microsoft Outlook în îmbinarea corespondenţei din Microsoft Word?