itasistenta blog

În cazul unei blocări a aplicaţiei sau a întregului sistem, Word va deschide la prima rulare ulterioară fişierul de recuperare a datelor (recovery file), dacă acesta există. Panoul de activităţi prezintă în Document Recovery lista fişierelor ce pot fi recuperate (posedă textul [Recovered] – Recuperat după numele fişierului, faţă de [Original]), permiţând deschiderea sau salvarea lor cu alt nume.

Pachetul Office conţine un program (Microsoft Office Application Recovery) destinat închiderii controlate a aplicaţiilor care nu mai răspund la comenzi. Acest program permite:

- recuperarea datelor din documentele deschise în aplicaţiile care nu mai răspund
- închiderea aplicaţiilor (cu pierderea datelor nesalvate).

Datele nesalvate la o închidere normală a aplicaţiei Word nu mai pot fi recuperate.

Câteva metode utile pentru a evita pierderea datelor din documente:

- păstrarea unor copii ale documentului (salvarea în timp a versiunii curente a documentului, eventual pe un alt mediu de stocare sau pe o partiţie partajată aflată pe un server);
- crearea automată a unei copii de siguranţă (activarea opţiunii Always create backup copy)
- setarea unui interval de timp corespunzător pentru autosalvarea datelor (Save AutoRecover info every … minutes)

Meniu: File -> File Search

Pentru căutarea pe disc a unui document pe baza unor criterii specificate este pusă la dispoziţie o funcţie care permite două moduri de funcţionare:

Căutarea simplă (Basic Search) permite identificarea unui fişier pe baza numelui, tipului (formatului) şi amplasării. Pentru numele fişierului se pot folosi simbolurile de înlocuire * (orice caractere, oricâte) şi ? (un singur caracter).

Căutarea avansată (Advanced Search) poate identifica un fişier după un criteriu complex, format prin combinarea unor câmpuri (nume, extensie, dimensiune, data creării sau data ultimei accesări, autor, număr de cuvinte, linii sau pagini, cuvinte cheie etc.) ce conţin cuvinte sau valori cheie, cu funcţiile logice AND sau OR. Opţiunile disponibile, în funcţie de tipul câmpului folosit, pot fi: conţine…, începe cu…, se termină cu…, (pentru criterii de tip text) sau egal…, mai mare ca…, mai mic decât…, între… (pentru criterii de tip numeric).

Meniu: Edit->Replace…
Shortcut: Ctrl+H

Comanda de înlocuire (Replace) este folosită la înlocuirea unei secvenţe de text cu o altă secvenţă de text. Există 2 casete de text, una pentru textul căutat şi una pentru textul cu care va fi înlocuit.

Se pot înlocui într-un document:

- un singur caracter;

- un şir de caractere:

• cuvinte sau expresii
• cuvinte incomplete, prin utilizarea caracterelor de substituire;
• texte cu o anumită formatare – font, spaţiere, stil
• simboluri speciale – sfârşit de paragraf, tabulatori etc.

Dacă se extinde fereastra (se apasă butonul More), apar câteva opţiuni care restrâng aria căutării secvenţei de înlocuit:

- Down, Up, All – sensul căutării (înainte / înapoi faţă de poziţia curentă a cursorului, sau în tot documentul);
- Match Case – pentru a găsi textul care apare exact cum este scris (căutare “case sensitive” – se ţine cont de litere mici sau mari);
- Find Whole Words Only – se găsesc doar cuvintele întregi (nu ca parte componentă a altui cuvânt);
- Use wildcards – se pot folosi caracterele de substituţie ? şi * pentru a înlocui un singur caracter, respectiv un grup de caractere;
- în cazul căutării unui text cu un format impus, din butonul Format se aleg fontul, dimensiunea şi celelalte caracteristici cerute;
- pentru secvenţe speciale (tabulatori, sfârşit de paragraf, întreruperi de pagină etc.) se alege din lista Special caracterul căutat. Exemple: ^p – paragraf, ^t – tab

Următoarele 2 opţiuni sunt valabile doar pentru limba engleză:

- Sounds like – cuvintele care se pronunţă (“sună”) la fel, dar se scriu diferit. Exemplu: căutăm cuvântul “red”. Word va găsi atât “red”, cât şi “read” (forma verbului “read” la timpul trecut);
- Find all word forms – dacă dorim găsirea tuturor formelor unui cuvânt. Opţiunea este valabilă pentru substantive (la singular / plural), adjective (toate formele) şi verbe (toate timpurile). Exemple:

orange -> apple, va înlocui şi oranges -> apples

worse -> better, va înlocui şi worst -> best

sit -> stand, va înlocui şi sat -> stood

Observaţie: Comanda Replace se poate folosi şi pentru ştergerea automată a unei secvenţe de text (dacă se lasă necompletată caseta Replace with, textul din caseta Find what va fi eliminat din document).

Meniu: Edit->Find…
Shortcut: Ctrl+F

Se pot căuta într-un document:

- un singur caracter (cifră, literă);

- un şir de caractere:

• cuvinte sau expresii
• cuvinte incomplete, prin utilizarea caracterelor de substituire;
• texte cu o anumită formatare – font, spaţiere, stil
• simboluri speciale – sfârşit de paragraf, tabulatori etc.

Word poate selecta textul găsit conform specificaţiilor de căutare (dacă se bifează caseta Highlight all items).

Dacă se extinde fereastra (se apasă butonul More), apar câteva opţiuni care restrâng aria căutării:

- Down, Up, All – sensul căutării (înainte / înapoi faţă de poziţia curentă a cursorului, sau în tot documentul);
- Match Case – pentru a găsi textul care apare exact cum este scris (căutare “case sensitive” – se ţine cont de litere mici sau mari);
- Find Whole Words Only – se găsesc doar cuvintele întregi (nu ca parte componentă a altui cuvânt);
- Use wildcards – se pot folosi caracterele de substituţie ? şi * pentru a înlocui un singur caracter, respectiv un grup de caractere;
- în cazul căutării unui text cu un format impus, din butonul Format se aleg fontul, dimensiunea şi celelalte caracteristici cerute;
- pentru secvenţe speciale (tabulatori, sfârşit de paragraf, întreruperi de pagină etc.) se alege din lista Special caracterul căutat. Exemple: ^p – paragraf, ^t – tab

Următoarele 2 opţiuni sunt valabile doar pentru limba engleză:

- Sounds like – cuvintele care se pronunţă (“sună”) la fel, dar se scriu diferit. Exemplu: căutăm cuvântul “red”. Word va găsi atât “red”, cât şi “read” (forma verbului “read” la timpul trecut);
- Find all word forms – dacă dorim găsirea tuturor formelor unui cuvânt. Opţiunea este valabilă pentru substantive (la singular / plural), adjective (toate formele) şi verbe (toate timpurile). Exemple:

orange -> apple, va înlocui şi oranges -> apples

worse -> better, va înlocui şi worst -> best

sit -> stand, va înlocui şi sat -> stood

Meniu: Insert->Field…
Shortcut: Ctrl+F9

Inserarea unor date care s-ar putea modifica într-un document se face de obicei în zona de antet / subsol (Header/Footer), însă acestea se pot introduce şi oriunde în textul din corpul documentului. Câmpurile (Fields) sunt informaţii introduse automat odată cu anumite comenzi (inserarea datei şi orei, a numărului paginii curente, a numărului total de pagini etc.) sau manual, de către utilizator (calcule matematice, afişarea unor informaţii stocate în document etc.). În spatele datelor afişate stau nişte coduri (formule) care actualizează informaţiile afişate şi pot fi particularizate astfel încât acestea să fie prezentate conform dorinţei utilizatorului. Fiind o informaţie într-un format special, introducerea unui câmp se face doar din meniul dedicat sau folosind combinaţia de taste Ctrl+F9.

Câmpurile se pot actualiza:

- automat, la deschidere (toate câmpurile), iar unele chiar în timpul editării documentului (exemplu: numărul total de pagini);
- automat, înainte de tipărirea documentului;
- manual – din meniul contextual se alege Update Field sau, după clic pe câmp / selectarea întregului document se apasă F9.

Meniu: Format->Drop Cap…

Prima literă a unui paragraf (de obicei paragraful de deschidere) poate fi transformată într-o letrină (termen tipografic ce descrie un caracter de înălţimea câtorva rânduri, creat cu scop ornamental şi încorporat în textul paragrafului).

Se pot modifica diverse proprietăţi ale majusculei încorporate (forma acestui caracter special, distanţa faţă de text şi numărul liniilor care vor fi aşezate în dreapta ei). Caracterul astfel formatat este introdus într-un cadru (frame) ce poate fi redimensionat, repoziţionat etc.

Meniu: Insert->Symbol…

Într-un document se pot introduce o mare varietate de caractere speciale (simboluri) care nu se regăsesc pe tastatură:

- simboluri de diverse tipuri, cu diverse utilizări – punctuaţie, financiare, matematice, tehnice, săgeţi, texturi, operatori matematici, desene, elemente bloc, forme geometrice etc.;
- caractere internaţionale (din diverse alfabete) – în acest caz trebuie instalat suportul Multilanguage din pachetul Microsoft Office;
- caractere speciale

Pentru a creşte viteza de introducere a unui simbol des utilizat, acestuia i se poate asocia o scurtătură (Shortcut Key) formată din combinaţii ale tastelor [Ctrl], [Alt] sau [Shift] cu o altă tastă (alte taste). Exemplu: € = Alt+0128 (taste de pe Numpad).

Vedeţi şi:

Standardul ASCII pentru codificarea caracterelor
Standardul Unicode pentru codificarea caracterelor

Meniu: View->Header and Footer

Partea de sus a paginii (header) şi partea de jos (footer) sunt două zone speciale, foarte importante, ale unui document deoarece permit inserarea de text, tabele, variabile (fields) sau obiecte grafice care se vor regăsi în aceeaşi poziţie, pe fiecare pagină a unei secţiuni a documentului (dacă documentul este structurat pe secţiuni) sau pe fiecare pagină a documentului (dacă avem o singură secţiune). Practic, în aceste zone se pot insera toate tipurile de obiecte disponibile şi se poate formata textul ca în corpul documentului (cu excepţia tipului coloane de publicaţii).

Câteva informaţii existente uzual în antet/subsol:

- numele organizaţiei, date de contact, un logo (pentru foile de hârtie personalizate ale unei firme);
- titlul capitolului, numărul paginii curente (pentru o carte tipărită);
- numele fişierului, numele autorului, data şi ora la care a fost creat sau tipărit documentul;
- o imagine pe fundalul paginii.

Antetele/subsolurile pot fi:

- identice pentru toate paginile (Implicit, paginile dintr-un document formează o singură secţiune, iar antetul/subsolul are acelaşi aspect peste tot);
- diferite, pentru fiecare secţiune a documentului (în cazul în care sunt mai multe secţiuni);
- diferite doar pentru prima pagină – aceasta poate avea un antet/subsol diferit faţă de restul paginilor din document, fără a fi nevoie de crearea unei noi secţiuni;
- diferite pe paginile pare şi impare – se poate realiza un antet/subsol diferit pentru paginile impare (odd) faţă de cele pare (even), fără a fi nevoie de crearea câte unei secţiuni pe fiecare pagină.

Meniu:
Insert->Break…-> Page Break
Insert->Break…-> Column Break

Shortcut:
Ctrl+Enter (page break)
Shift+Enter (line break)
Ctrl+Shift+Enter (column Break)

În momentul în care lungimea textului depăşeşte dimensiunea unei pagini, textul suplimentar trece automat pe pagina următoare. Dacă dorim totuşi ca pagina să rămână goală de la un anumit punct (textul de după cursor să se deplaseze la începutul paginii următoare) se inserează o întrerupere (un salt forţat).

Întreruperea poate fi făcută:

- la o pagină nouă (opţiunea Page Break)
- la o coloană nouă (când cursorul se află într-un paragraf împărţit pe coloane şi dorim întreruperea coloanei curente – opţiunea Column Break)
- pe o linie nouă (în cazul unui text aşezat în jurul unui obiect, va forţa textul să sară pe prima linie goală de sub obiect – opţiunea Text Wrapping Break).

Un alt tip de întrerupere este cel al liniei curente (Line Break), având ca efect trecerea textului ce urmează pe o linie nouă, fără a crea însă un paragraf nou.

Meniu: Format->Columns…
Buton: Columns (bara de butoane Standard)

Textul poate fi organizat sub formă de coloane, acest mod de aranjare în pagină fiind întâlnit mai ales în publicaţii (ziare, reviste), buletine informative sau broşuri de prezentare cu machete complexe.

Butonul Columns permite crearea rapidă a unui număr de coloane de dimensiuni egale (funcţie de dimensiunile paginii şi orientarea ei); pentru alte opţiuni se foloseşte fereastra de dialog Columns de unde se pot alege:

- diverse formate predefinite (una, două sau trei coloane de lăţimi egale, două coloane de lăţimi diferite);
- numărul de coloane;
- dimensiunile coloanelor şi distanţele dintre ele, exprimate în cm, ” (inch), pt (points);
- prezenţa unei linii verticale de separare între coloane (Line between).

Textul va fi scris până la sfârşitul coloanei, după care se trece pe coloana următoare (din dreapta) de pe aceeaşi pagină. Dacă dorim scrierea textului pe noua coloană fără a se ajunge la finalul coloanei curente se introduce un salt forţat de coloană (Column Break).

Aşezarea textului pe coloane este vizibilă doar în modul Print Layout. Alinierea textului se face ca pentru paragrafe obişnuite.

Aşezarea în pagină a textului pe coloane poate fi obţinută şi prin utilizarea unor:

- celule ale unui tabel;
- casete de text (Text Box) între care există legături – această metodă oferă un control mai strict asupra textului unui articol ce se întinde pe zone multiple de pe pagini diferite.

Deşi metodele prezentate dau rezultate diferite, este important să se aleagă metoda optimă fiecărui caz în parte.