itasistenta blog

Obiective:
1. Prezentarea generală şi organizarea elementelor componente ale unui registru de lucru (Workbook) în Excel: foi de lucru (Worksheet), linii, coloane, celule.
2. Referinţe de celule şi referinţe de zone (domenii) de celule (Range). Referinţă 3-D. Referinţă externă (External Reference). Referinţă la distanţă (Remote Reference). Referinţă relativă. Referinţă absolută. Referinţă mixtă.
3. Formule în Microsoft Excel 2003: operatori, operanzi. Realizarea unor calcule matematice simple.
4. Funcţii (Functions) în Excel 2003 – prezentare generală
5. Formatarea datelor: celulă, linie, coloană, foaie de lucru. Formatarea celulelor: număr, aliniere, font, culoare. Formatare particularizată (Custom).
6. Inserarea caracterelor speciale (Symbol). Standardul ASCII. Standardul Unicode. Crearea listelor marcate şi a listelor numerotate.
7. Umplerea automată (Fill) a unui interval de celule
8. Liste predefinite (Custom Lists)
9. Căutarea rezultatului (Goal Seek)

Microsoft Excel face parte din categoria programelor de calcul tabelar (“spreadsheet“) care permit facilităţi precum:

• înregistrarea şi prelucrarea datelor sub formă tabelară
• calcule matematice, statistice, financiare, prelucrări de date numerice şi text
• construirea şi afişarea sub formă grafică a datelor din tabele
• sortarea şi filtrarea datelor
• generarea unor rapoarte
• lucrul cu baze de date
• automatizarea unor sarcini prin utilizarea macro-comenzilor

Un registru de lucru (Workbook) este un fişier formatat, specific programului Excel, în care se stochează diverse tipuri de informaţii:

• textul din foile de lucru (Worksheet);
• datele (text sau numerice) care vor fi prelucrate;
• rezultatele unor calcule matematice;
• reprezentări grafice (Chart) ale datelor;
• orice alt tip de obiect specific suitei Microsoft Office sau, prin tehnica OLE (Object Linking and Embedding), orice alt tip de obiect din Window;
• macrocomenzi şi ferestre de dialog.

Un registru de lucru poate conţine una sau mai multe:

• foi de lucru (Worksheet) care conţin text şi date numerice;
• foi cu reprezentări grafice (Chart);
• ferestre de dialog (Dialog);
• macrocomenzi (Macro).

Fiecare foaie are un nume unic, afişat pe etichetele dispuse sub formă de tab-uri, desfăşurate în partea de jos a interfeţei aplicaţiei.

Operaţiile legate de registrele de lucru Excel constau în:

• crearea unui nou registru;
• deschiderea unui registru existent;
• salvarea unui registru;
• operaţii cu foile de lucru dintr-un registru;
• ascunderea/afişarea unui registru de lucru.

Operaţiile de gestionare a foilor de lucru conţinute de un registru Excel constau în:

• adăugarea, ştergerea, redenumirea foilor de lucru dintr-un registru;
• copierea foilor într-un registru de lucru (duplicare) sau între mai multe registre deschise;
• mutarea foilor într-un registru de lucru (schimbarea ordinii) sau între mai multe registre deschise;
• selectarea foilor de lucru pentru operaţii simultane;
• stabilirea unui fundal (Background) pentru foaia de lucru;
• alegerea unei culori pentru eticheta cu numele foii de lucru (Tab Color);
• ascunderea/afişarea unei foi de lucru (Hide/Unhide).

Aceste operaţii se aleg din meniurile Excel sau din meniul contextual care apare dacă se dă clic dreapta pe numele foii de lucru din partea de jos a interfeţei (acest mod de lucru este recomandabil, deoarece în meniul contextual toate operaţiile uzuale sunt reunite într-un singur loc, iar accesarea lor este rapidă).

Meniu:    File -> New…
Panou de activitate (Task Pane): New Workbook
Buton: New (bara de butoane Standard) – pentru registru necompletat
Shortcut: Ctrl+N – pentru registru necompletat

La lansarea în execuţie, Microsoft Excel deschide automat un registru de lucru nou, gol, care va purta numele implicit Book1 (temporar, până la prima salvare când i se poate schimba acest nume). Crearea succesivă a noi registre de lucru în aceeaşi sesiune de lucru (fără a închide aplicaţia Excel) generează nume de forma Book2, Book3 etc.

Un nou registru de lucru poate fi creat:

- necompletat (“Blank workbook“) – este un registru de lucru gol, bazat pe un şablon global. Noul registru de lucru este format implicit din 3 foi de lucru (numărul implicit de foi de lucru se poate modifica din meniul Tools -> Options -> General, opţiunea Sheets in new workbook).

- dintr-un registru existent (“From existing workbook“) – comanda este echivalentă cu deschiderea registrului existent şi atribuirea automată a unui nume implicit pentru noul registru de lucru astfel creat (este o metodă de protejare a datelor din fişierul original).

- pe baza unor şabloane specifice (“Templates”) – este creat un registru de lucru dintr-un şablon ales (altul decât cel implicit). Extensia tipică pentru un fişier şablon este .xlt (Excel Templates). Şabloanele sunt utilizate pentru crearea rapidă a unor noi registre de lucru bazate pe un format deja existent, în care se vor modifica doar datele introduse. Utilizatorul îşi poate crea şi salva propriile şabloane sau le poate folosi pe cele incluse, situate pe discul local (“On my computer“), în locaţiile partajate din reţeaua locală sau ale amplasări (de exemplu, site-uri Web) sau online (“Templates on Office Online”).

Meniu:    File -> Open…
Buton: Open (bara de butoane Standard)
Shortcut: Ctrl+O

Se pot deschide fişiere create anterior şi salvate pe diverse medii de stocare (hard-disk, CD/DVD, floppy disk), locaţii partajate din reţea sau locaţii FTP (File Transfer Protoocol).

Lista registrelor de lucru poate fi filtrată, astfel încât să fie afişate:

• doar fişierele de un anumit tip (ales în caseta Files of type) şi/sau
• doar anumite fişiere, al căror nume corespunde conţinutului casetei File name. Se pot utiliza simbolurile * (orice caractere, oricâte) sau ? (orice caracter, unul singur):

Pentru a deschide simultan mai multe fişiere din acelaşi folder (selecţie multiplă de fişiere), în fereastra de dialog Open se folosesc tastele Ctrl (pentru fişiere unul câte unul) sau Shift (toate fişierele de la poziţia curentă a selectorului până la indicatorul mouse-ului) în combinaţie cu click stânga al mouse-ului.

Un registru mai poate fi deschis (dacă se apasă săgeata derulantă din dreapta butonului Open):

• doar în citire (Open Read-Only), la salvare urmând să primească un alt nume;
• ca o copie a originalului (Open as Copy), primind automat numele Copy of nume_fisier_original.xls;
• într-un browser, dacă este de tip pagină Web (Open in Browser);
• pentru reparare (Open and Repair).

Butonul Tools permite accesul la comenzi rapide, utile în lucrul cu fişiere: căutare, ştergere, redenumire, tipărire, adăugare la favorite, maparea unei partiţii de reţea sau afişarea proprietăţilor fişierului selectat.

Tipuri de fişiere

Fişierele care pot fi implicit deschise (specifice programului Excel) sunt:

• .xls (Worksheets) – create în orice versiune Office (Word 6.0 / 95, Word 97-2003), păstrându-se compatibilitatea cu versiunile anterioare;
• .xlt (Templates) – şabloane;
• .xlsx – face parte din noul format Office Open XML, un standard care îmbină facilităţile limbajului XML cu arhivarea în format ZIP (format implicit începând cu versiunea Office 2007);
• .xlm, .xla (Excel 4.0 Macros), .xlc (Excel 4.0 Charts), .xlw (Excel 4.0 Workbooks), .xlw (Workspaces), .xla, .xll (Add-Ins), .xlb (Toolbars), .xlk, .bak (Backup Files)

Folosind diverse filtre şi module (plug-ins) instalate odată cu pachetul Office sau ulterior, Word poate deschide (importa) şi alte tipuri de fişiere:

• aplicaţii pentru baze de date: .mdb, .mde (Microsoft Access), .wk? (Lotus 1-2-3), .wq1 (Quattro Pro/DOS), .wks (Microsoft Works 2.0), .dbf (dBase);
• .slk (SYLK – SYmbolic LinK), format creat de Microsoft pentru schimbul de date între aplicaţii;
• .dif (Data Interchange Format), format de fişier text pentru exportul unei singuri foi de lucru între diverse aplicaţii – OpenOffice.org Calc, Excel, Lotus 1-2-3, dBase;
• .odc (Office Data Connection), .udl (Data Link FIle), .dsn (Data Source Name) – surse de date;
• iqy, .dqy, .oqy, .rqy (Query);
• .prn, .txt, .csv (fişiere text);
• .htm, .html (pagini Web);
• .xml (eXtended Markup Language).

Meniu: File->Save
Buton: Save (bara de butoane Standard)
Shortcut: Ctrl+S

Dacă registrul de lucru curent a fost deschis cu comanda Open (era salvat anterior pe disc), operaţia de salvare va suprascrie vechea versiune cu cea curentă, păstrându-se pe cât posibil formatul (tipul) fişierului. Dacă registrul de lucru este nou creat, el va putea fi salvat fie cu numele generat automat (Book1, Book2, …) în formatul ales la creare, fie i se pot schimba numele şi tipul.

Deşi Windows acceptă litere mari sau mici, numele fişierelor nu sunt case-sensitive (fişierul BOOK1.XLS va suprascrie fişierul Book1.xls existent în acelaşi folder). Nici hyperlink-urile din paginile Web nu ţin cont de literele mari sau mici din numele destinaţiilor (alte fişiere), însă acest lucru nu mai este valabil în Linux. De aceea, trebuie acordată o deosebită atenţie numelor fişierelor (preferabil litere mici, fără diacritice sau alte simboluri speciale), care de obicei sunt stocate pe servere Web care rulează sub sistemul de operare Linux.

Salvare cu schimbarea numelui sau a formatului (Save as)

Meniu: File->Save As…

Pentru un registru de lucru salvat anterior şi deschis cu comanda Open, comanda Save As se poate folosi pentru schimbarea numelui sau formatului. Pentru un registru de lucru nou creat, comanda Save as funcţionează la fel cu comanda Save, permiţând schimbarea atât a numelui implicit, cât şi a tipului registrului. Comanda Save as permite schimbarea amplasării documentului (alt folder/partiţie de pe discul local sau din reţeaua locală, Amplasări FTP).

Excel poate salva un registru de lucru şi în alte formate decât cel implicit (Microsoft Office Excel Workbook – .xls), în funcţie de filtrele şi modulele (plug-ins) instalate pentru diverse conversii între formate. Salvarea se poate face în formatele:

• text în diferite formate: .txt (Tab delimited), .csv (Comma-separated values),.prn (Space delimited);
• formate ale altor programe de calcul tabelar sau baze de date: .wk? (Lotus 1-2-3), .wq1 (Quattro Pro/DOS), .dbf (dBase);
• formate pentru exportul datelor: .dif (Data Interchange Format), .slk (SYLK);
• .xml (eXtended Markup Language);
• .htm, .html (pagină Web);
• .xlt (şablon – Template);
• .xla (Excel Add-In);
• .xls în formate ale versiunilor mai vechi de Office (5.0/95 sau 97-2003).

Salvare ca pagină Web (Save as Web Page)

Meniu: File->Save as Web Page…

Registrul de lucru curent poate fi salvat ca pagină Web, pentru vizualizare prin intermediul unui browser. Formatele de pagină Web permise sunt:

- .htm, .html (Web Page)

Fişierul salvat în acest format va conţine absolut toate marcajele necesare pentru vizualizarea documentului într-un browser exact aşa cum apare şi în fereastra Word, cu păstrarea intactă a tuturor funcţionalităţilor elementelor.

- .mht, .mhtml (Single File Web Page)

MIME HTML este un standard de includere a tuturor surselor externe (text, imagini, sunete etc.) legate de o pagină Web, într-o singură arhivă. Această încapsulare a resurselor permite publicarea întregului site într-un fişier .mht unic sau trimiterea lui prin poşta electronică (e-mail) ca fişier ataşat (attachment). Formatul a fost introdus în 1999, odată cu Internet Explorer 5.

Se poate genera o pagină Web:

- statică în care se exportă toate foile de lucru sau doar anumite foi de lucru din registrul curent;
- interactivă, care permite introducerea şi prelucrarea datelor într-o interfaţă similară celei din Excel, însă cu facilităţi mult reduse. Pagina generată se poate deschide în browserul Internet Explorer 5.01 sau superior. Se pot alege:

• elementele care să apară în pagină (o zonă de celule, elementele de pe o anumită foaie de lucru sau întregul registru de lucru);
• tipul de interactivitate (Spreadsheet – pentru introducerea şi calculul datelor – sau PivotTable – filtrarea, sortarea şi sinteza datelor).

Documentul poate avea un titlul (Title) şi va fi publicat (salvat) local.

Salvarea spaţiului de lucru (Workspace)

Meniu: File->Save Workspace

Această caracteristică permite salvarea spaţiului de lucru (informaţii despre fişierele deschise, poziţiile şi dimensiunile ferestrelor, zone de tipărit şi setări de vizualizare din interfaţă). Un spaţiu de lucru nu salvează fişierele propriu-zise, ci este o metodă de a redeschide automat fişierele conţinute şi a reorganiza facil ferestrele pe ecran, aşa cum a fost salvată acea vizualizare.

Meniu:    Insert->Worksheet, Insert->Chart
Meniu contextual (clic dreapta pe eticheta cu numele foii): Insert

Inserarea unei foi de lucru (Worksheet) şi a unei reprezentări grafice (Chart) se pot face şi din meniul Insert. Numele implicit al unei foi de lucru este “Sheetx“, unde x este un index (număr) folosit pentru a asigura nume diferite pentru foi (acestea nu pot avea acelaşi nume).

Se pot insera:

• foi de lucru (Worksheet) care conţin text şi date numerice;
• foi cu reprezentări grafice (Chart);
• ferestre de dialog (Dialog);
• macrocomenzi (Macro);
• şabloane (Templates):
  • create de utilizator (apar în tab-ul General);
  • instalate odată cu Excel (tab-ul Spreadsheet Solutions);
  • de pe site-ul Office Online.

Meniu:    Edit->Delete Sheet
Meniu contextual (clic dreapta pe eticheta cu numele foii): Delete

Prin ştergere, foaia de lucru este eliminată din registrul de lucru. Toate celulele din foile de lucru rămase, care conţineau referinţe la datele din foaia ştearsă, vor afişa mesajul de eroare #REF!. Un registru trebuie să aibă cel puţin o foaie de lucru.

Meniu:    Format -> Sheet -> Rename
Meniu contextual (clic dreapta pe eticheta cu  numele foii): Rename

Schimbarea numelui (titlului) unei foi de lucru se face şi prin dublu clic cu mouse-ul pe eticheta foii, aflată în partea de jos a interfeţei Excel, sub formă de tab-uri. Atunci când se deschide un nou registru de lucru sau se introduce o foaie de lucru nouă, numele implicit al foii este Sheetx, unde x este un număr care identifică în mod unic numele foii. Numele foilor de lucru trebuie să fie reprezentative, pentru a uşura introducerea în formule a adreselor celulelor din aceste foi. La redenumirea unei foi de lucru, Excel modifică automat noul nume în formulele care conţin referinţe la celulele din vechea foaie (acum cu numele schimbat), astfel încât să nu apară erori de adresare.

Numele foii de lucru poate fi introdus în antet/subsol (Header/Footer) şi tipărit odată cu informaţia din foaie.

Meniu:    Edit->Move or Copy Sheet
Meniu contextual (clic dreapta pe eticheta cu  numele foii): Move or Copy

O foaie de lucru se poate:

- copia în acelaşi registru de lucru (duplica) – Excel va atribui un nume diferit copiei. Duplicare cu mouse: clic pe numele foii dorite, apoi Ctrl + tragere (drag&drop) în poziţia unde se doreşte copiată.

- muta în acelaşi registru de lucru – ordinea foilor de lucru nu are importanţă decât din punct de vedere al accesibilităţii (foile utilizate mai des să fie “în faţa” celorlalte). Mutare cu mouse: eticheta cu numele foii se trage (drag&drop) în poziţia unde se doreşte mutată.

- copia sau muta în alt registru de lucru – registrul destinaţie trebuie să fie deschis sau poate fi un registru nou.

Din meniul principal sau din meniul contextual se alege destinaţia şi poziţia unde foaia de lucru curentă va fi copiată sau mutată.

Meniu contextual (clic dreapta pe eticheta cu  numele foii): Select All Sheets

Implicit, la un moment dat este activă o singură foaie de lucru (cea cu numele selectat), iar modificările se fac doar în aceasta. Pentru a modifica simultan (introducere/ştergere text, formule, formatare celule etc.) două sau mai multe foi de lucru, acestea trebuie în prealabil selectate. Se pot selecta:

• două sau mai multe foi de lucru, aflate una lângă alta sau răspândite în registrul de lucru;
• toate foile de lucru.

Pentru selectare se folosesc combinaţiile:

• Ctrl + clic pe numele etichetei (selectare una câte una);
• Shift + clic pe numele etichetei (selectare toate foile între cea activă şi cea selectată).

O modificare în oricare dintre foile de lucru selectate se va reflecta în toate celelalte (din cadrul selecţiei).