itasistenta blog

Obiective:

1. Metode de transfer al datelor între aplicaţiile Office:

• deschiderea/salvarea datelor în formate de fişiere reciproc recunoscute (import/export)
  
• transfer prin Clipboard: Copy/Cut & Paste, Paste Special
• încapsularea şi legarea obiectelor (OLE – Object Linking and Embedding): inserare Link, Object, File

2. Recenzii şi comparare documente:

• urmărirea modificărilor (Track Changes)
• introducerea comentariilor (Comments)
• salvarea versiunilor (Versions)
• comparare şi îmbinare documente (Compare and Merge Documents)
• comparare vizuală a două documente (Compare Side by Side)

3. Partajarea documentelor în grupuri (Shared Workspace). Colaborare online (Online Collaboration).

TEMA

10.1. Stabiliţi un folder de lucru în care veţi copia fişierul surse.doc din această temă (fişierul care conţine textul şi imaginile care vor transferate). Creaţi un nou document pe baza şablonului tema.dot şi salvaţi acest document în acelaşi folder de lucru (în continuare se va lucra doar cu fişierele din folderul de lucru). Activaţi urmărirea modificărilor (Track Changes) şi dezactivaţi vizualizarea marcajelor de urmărire (Markup).

10.2. Copiaţi şi lipiţi (Copy & Paste) în casetele corespunzătoare textul din documentul surse.doc, respectând modul specificat de transfer al informaţiilor:

LIPIRE PRIN ÎNCAPSULARE (EMBED)
1.    Lipire implicită (Paste)
2.    Lipire specială – Paste Special -> Paste As:
a.    text simplu, neformatat (Unformatted Text)
b.    imagine (Picture – Enhanced Metafile)
c.    obiect Word, ca icon şi obiect (Microsoft Office Word Document Object)

LIPIRE PRIN LEGARE (LINK)
3.    Lipire specială cu legătură (actualizare automată) – Paste Special -> Paste link As:
a.    text simplu, neformatat (Unformatted Text)
b.    imagine (Picture – Windows Metafile)
c.    obiect Word, ca icon şi obiect (Microsoft Office Word Document Object)

HYPERLINK
4.    Lipire ca hyperlink – Paste as Hyperlink sau Paste Special -> Paste link As -> Word Hyperlink

10.3. Salvaţi o versiune a documentului în acest stadiu.

10.4. Adăugaţi un text la sfârşitul documentului legat (linked) surse.doc din folderul de lucru. Se actualizează conţinutul textului/obiectelor legate? De ce? Adăugaţi un text la începutul documentului surse.doc. Se actualizează conţinutul textului/obiectelor legate?

10.5. Copiaţi şi lipiţi (Copy & Paste) în casetele corespunzătoare imaginile din documentul surse.doc, respectând modul specificat de transfer al informaţiilor:

LIPIRE PRIN ÎNCAPSULARE (EMBED)
1.    Lipire implicită (Paste)
2.    Lipire specială – Paste Special -> Paste as:
a.    imagine bitmap (Device Independent Bitmap)
b.    obiect Word, ca icon şi obiect (Microsoft Office Word Document Object)

LIPIRE PRIN LEGARE (LINK)
3.    Lipire specială cu legătură (actualizare automată) – Paste Special -> Paste link as:
a.    imagine tip Windows Metafile (Picture – Windows Metafile)
b.    obiect Word, ca icon şi obiect (Microsoft Office Word Document Object)

HYPERLINK
4.    Lipire ca hyperlink – Paste as Hyperlink sau Paste Special -> Paste link as -> Word Hyperlink

10.6. Salvaţi o nouă versiune a documentului.

10.7. Modificaţi imaginile din documentul legat surse.doc (din folderul de lucru) astfel: imaginea 1 – paletă de culori Grayscale, imaginea 2: – adăugaţi un chenar. Se actualizează conţinutul obiectelor legate?

10.8. Adăugaţi un comentariu la alegere unui text sau unei imagini existente în document.

10.9. Activaţi vizualizarea marcajelor de urmărire (Markup). Observaţi modificările efectuate în document (urmărirea modificărilor – Track Changes – a fost activată la punctul 10.1) şi comentariul introdus la punctul anterior. Acceptaţi toate modificările efectuate în document.

10.10. Comparaţi vizual (Compare Side by Side) forma actuală a documentului cu versiunea salvată la punctul 10.3.

ÎNTREBĂRI

- Cum se pot urmări modificările aduse unui document de către un singur (anumit) utilizator?
- Se poate introduce un hyperlink unui obiect tip expresie matematică (Equation)? Dar un link?
- Se pot accepta/respinge doar propriile modificări urmărite (Track Changes) sau modificările oricărui utilizator?
- Se poate introduce (încapsula) într-un document Word un obiect Adobe Flash? Dar un link spre un fişier Adobe Flash?
- Ce avantaje şi dezavantaje prezintă încapsularea vs. legarea unui obiect într-un document Word?

Un avantaj foarte important în introducerea, salvarea, prelucrarea şi transferul datelor îl constituie compatibilitatea între programele din suita Microsoft Office şi chiar compatibilitatea (parţială, la anumite niveluri) a tuturor aplicaţiilor din sistemul de operare Windows.

Microsoft Word, ca şi alte aplicaţii din suita Microsoft Office, poate accesa (deschide) diverse tipuri de documente (fişiere):
- create cu alte aplicaţii din pachetul Office (Excel, Access, Outlook)
- create cu alte programe (Ichitaro, Word Perfect, Works)
- formate libere, neproprietare, larg recunoscute (.rtf, .txt, .html, .xml)

De asemenea, este posibilă salvarea unui document Word în mai multe formate, în funcţie de filtrele instalate.

Conversia dintr-un / într-un alt tip de fişier poate să nu fie întotdeauna integral reuşită. Datorită unor restricţii de formatare, facilităţi neimplementate sau incompatibilităţi parţiale între formatele de fişiere, anumite informaţii se pot pierde sau nu sunt recunoscute, astfel încât fişierul obţinut (atât la deschidere, cât şi la salvare) este posibil să nu fie absolut identic cu sursa. Microsoft Word avertizează atunci când întâmpină dificultăţi în recunoaşterea datelor sursă sau când salvarea într-un anumit format se va face cu pierderi de informaţii.

Există incompatibilităţi atât la nivel de formatare a textului, cât şi la tipurile de obiecte şi proprietăţile lor. Aceste probleme apar nu numai la importul/exportul datelor între formate diferite de fişiere, ci şi în cadrul aceluiaşi format (de exemplu, tabele imbricate în alte tabele pot să nu fie salvate corect în fişiere .doc specifice suitei Office 97 sau mai vechi).

Vedeţi şi:

- Deschiderea şi importul unui document în Office Word 2003
- Salvarea şi exportul unui document în Office Word 2003

Meniu: Edit->Office Clipboard…
Combinaţii de taste: Ctrl+C (apăsat de 2 ori)

Transferul datelor în Windows se poate face folosind o zonă de memorie temporară (buffer sau memorie tampon) denumită Clipboard. Aici se păstrează ultima informaţie copiată, aceasta devenind disponibilă ulterior oricărei aplicaţii Windows până la o nouă comandă de copiere / mutare, când va fi ştearsă şi înlocuită cu informaţia nou copiată. Majoritatea aplicaţiilor Windows pun la dispoziţia utilizatorului un meniu Edit în care sunt implementate comenzile clasice de operare cu Clipboard: copiere (Copy), tăiere (Cut) şi lipire (Paste).

În Office, numărul de informaţii care pot fi copiate în Clipboard a crescut (dacă în Office’97 era permisă o singură copiere, în Office 2000 sunt permise maxim 12 informaţii stocate simultan, iar în Office 2003 numărul acestora a ajuns la 24). La depăşirea numărului maxim admis de elemente, cel mai vechi element este înlocuit cu ultimul element copiat. Numărul de elemente stocate în Clipboard depinde şi de mărimea datelor (poate fi mai mic dacă se copiază date foarte mari), precum şi de mărimea memoriei virtuale setate în sistem.

Pentru vizualizarea conţinutului memoriei Clipboard se poate accesa meniul Edit -> Office Clipboard (acesta va deschide panoul de activităţi (Task Pane) la categoria Clipboard.

Operaţii clipboard: copy, cut, paste

Operaţiile efectuate în lucrul cu Clipboard sunt, în ordine:

- selectarea informaţiei (text/obiect);
- copierea / tăierea informaţiei;
- lipirea informaţiei în locul dorit.

1. Selectarea informaţiei (Select)

Selectarea unui text sau a unor obiecte este esenţială înainte de a efectua simultan anumite acţiuni (de exemplu aplicarea aceloraşi formate – pentru text – sau proprietăţi – pentru obiecte, copierea selecţiei în Clipboard sau ştergerea masivă).

Pentru selectarea unui text

- operaţii de la tastatură

Etape:

1. poziţionarea cursorului la începutul / sfârşitul textului dorit
2. acţionarea tastei Shift + săgeţi direcţionale

- cu mouse-ul – se ţine apăsat butonul stâng şi se trage (“drag“) spre sfârşitul/începutul textului.

Alte scurtături utile:

- selectarea unui cuvânt: dublu clic pe el
- selectarea întregii linii: se poziţionează mouse-ul în partea stângă a paginii şi se dă clic
- selectarea întregului paragraf: se poziţionează mouse-ul în partea stângă a paginii şi se dă dublu clic sau clic triplu pe cuvântul dintr-un paragraf
- selectarea întregului document: clic triplu pe marginea stângă a paginii sau Ctrl+A

Pentru selectarea unui obiect

- clic stânga cu mouse-ul pe obiect (cursorul va căpăta forma din figura a);
- obiectul selectat va avea 8 indicatori, în cele 4 colţuri şi la mijlocul celor 4 laturi ale sale (vezi figura b).

a) Obiect neselectat

b) Obiect selectat

Pentru selectarea simultană a mai multor obiecte:

- se apasă butonul Select Objects (de pe bara de butoane Draw) şi se trage cu mouse-ul peste obiectele de selectat – utilă dacă dorim să selectăm toate obiectele din acea zonă
- se ţine apăsată tasta Shift în timp ce se selectează obiectele pe rând (clic stânga cu mouse-ul, succesiv) – utilă dacă dorim să selectăm anumite obiecte situate în aceeaşi zonă. Shift + clic pe un obiect deja selectat va duce la deselectarea acelui obiect.

2. Copierea şi tăierea informaţiei (Copy, Cut)

Meniu:    Edit->Copy, Cut
Combinaţii de taste: Ctrl+C, Ctrl+X

Comanda de copiere (Copy din meniul Edit sau combinaţia de taste Ctrl+C) are ca efect copierea informaţiei selectate (text sau obiecte) în Clipboard. Duplicarea rapidă a unei informaţii în document: se selectează textul/obiectul şi se efectuează Ctrl + tragere cu mouse-ul până în poziţia dorită (clic stânga pe selecţie + deplasare mouse).

Tăierea unei informaţii selectate (comanda Cut din meniu Edit sau combinaţia de taste Ctrl+X) reprezintă operaţia de mutare a acesteia în Clipboard (mutarea este echivalentă cu copierea în Clipboard urmată de ştergerea informaţiei din document). Mutarea rapidă a unei informaţii în document: se selectează textul/obiectul şi se trage cu mouse-ul până în poziţia dorită (clic stânga pe selecţie + deplasare mouse).

3. Lipirea informaţiei (Paste)

Meniu: Edit->Paste
Combinaţii de taste: Ctrl+V

Pentru a folosi ultima informaţie copiată/mutată în Clipboard, se poziţionează cursorul acolo unde se doreşte lipirea şi se dă comanda Paste din meniul Edit sau se foloseşte combinaţia de taste Ctrl+V. Ultimele informaţii copiate (în Office 2003 sunt acceptate maxim 24 intrări în lista informaţiilor copiate în Clipboard) pot fi inserate în document dacă se deschide panoul de activităţi (Task Pane) la categoria Clipboard (sau din meniul Edit->Office Clipboard).

Comanda Paste aduce informaţiile disponibile în Clipboard într-un format detectat automat de Word. Dacă se doreşte lipirea datelor într-un format particularizat există următoarele posibilităţi:

Butonul Paste Options

Activare: Tools->Options |Edit| Show Paste Option buttons

Butonul Paste Options apare imediat după lipirea unui text şi permite utilizatorului să aleagă modul de formatare a textului transferat. Textul nou lipit poate:

- păstra formatarea textului original din documentul sursă;
- fi formatat ca textul din paragraful curent, pentru a se păstra unitatea formatării;
- fi transferat fără vreo formatare (va fi formatat cu stilul implicit);
- avea un stil nou, ales din lista de stiluri disponibile în documentul curent.

Comanda Paste Special

Meniu: Edit->Paste Special…

Comanda se află în meniul Edit şi permite alegerea modului de lipire a elementelor (text/obiecte) copiate în Clipboard. Deoarece comanda Paste Special este o metodă de a încapsula (embed) obiecte sau a crea legături (link) către acestea, este prezentată pe larg în capitolul “Încapsularea şi legarea obiectelor” referitor la tehnica OLE (Object Linking and Embedding). Ea trebuie însă amintită şi aici, ca o modalitate de lipire a conţinutului memoriei Clipboard în alt mod (format) decât cel implicit.

OLE (Object Linking and Embedding) este o tehnică implementată în sistemul Windows care permite transferul şi partajarea datelor între aplicaţii prin încapsulare (embed) sau legare dinamică (link).

Există la acest nivel 3 concepte:
- obiectul – elementul partajat/transferat, informaţie specifică fiecărei aplicaţii în parte. Am folosit aici termenul generic de “obiect”, însă informaţia transferată poate fi şi de tip text.
- documentul sursă (fişierul din care este preluat obiectul);
- documentul destinaţie (fişierul în care este încapsulat sau legat obiectul).

Aplicaţiile se pot împărţi în:
- aplicaţie server (aplicaţia sursă, din care se preia obiectul);
- aplicaţie client (aplicaţia în care se încapsulează sau leagă obiectul).

Aplicaţiile componente ale suitei Office sunt şi client, şi server (permit preluarea sau inserarea informaţiei ca obiect). Printre aplicaţiile care pot fi doar server se numără Sound Recorder sau Media Player (acestea doar înregistrează sau redau sunete / imagini / video care nu pot fi modificate, adică nu permit inserarea altor obiecte).

În funcţie de modul de inserare, obiectele pot fi:

- încapsulate (embedded): informaţia originală este copiată în documentul destinaţie şi devine parte componentă a acestuia. Modificarea obiectului încapsulat nu afectează obiectul sursă (la încapsulare se realizează un duplicat independent al obiectului din fişierul sursă). La lipirea implicită (Paste) se realizează încapsularea elementelor transferate.
- legate (linked): prin introducerea unei legături în document nu se realizează o copie independentă a obiectului, ci doar o referinţă la acesta. Orice modificare a obiectului în documentul sursă se va reflecta şi în documentul destinaţie. Un obiect dintr‑un document sursă poate fi legat simultan la mai multe documente destinaţie, iar orice modificare a acestuia se va reflecta şi în celelalte documente. Introducerea obiectelor legate este o metodă de a scădea dimensiunea fişierului, deoarece se păstrează în document doar legătura spre obiectul din fişierul sursă (şi nu obiectul efectiv, ca la obiectele încapsulate). Un dezavantaj poate consta în faptul că obiectul legat nu va mai avea aceleaşi funcţionalităţi (editare, actualizare automată) dacă a apărut o problemă la legătură:
- nu este găsit fişierul sursă (a fost şters sau s-a schimbat calea relativă pe disc);
- eticheta (Bookmark) stabilită nu este găsită.

O modalitate facilă de a crea elemente legate/încapsulate o reprezintă operaţia de drag&drop cu mouse-ul (după aranjarea corespunzătoare a ferestrelor sursă şi destinaţie pe ecran, se trage cu butonul drept al mouse-ului elementul care se doreşte legat sau încapsulat). În funcţie de tipul elementului (text/obiect), Word va oferi variantele:

- mutare;
- copiere;
- creare link (cu actualizare automată);
- creare shortcut (pictogramă, icoană);
- creare hyperlink;

Ambele programe – sursă şi destinaţie – trebuie să recunoască tehnologia OLE.

Încapsularea sau legarea unui obiect se pot face:

• prin transfer cu memoria Clipboard – lipirea specială (Paste Special, meniul Edit->Paste Special) permite încapsularea (Paste as) sau legarea (Paste as Link);
• prin inserarea directă a obiectului, fără transfer cu memoria Clipboard – din meniul Insert->Object.

Meniu: Edit->Paste Special…

În plus faţă de lipirea implicită, în format autodetectat (Paste), Word pune la dispoziţia utilizatorului comanda Paste Special care permite alegerea modului de lipire a elementelor (text/obiecte) copiate în Clipboard:

• Paste As… – lipire într-un format ales;
• Paste link As… – lipire într-un format ales, cu inserarea unei legături (link) spre elementul (text/obiect) din fişierul sursă. Orice modificare a elementului legat în acest fişier va fi automat reflectată şi în documentul Word destinaţie, după salvarea documentului sursă (se păstrează o legătură permanent actualizată între elementul din fişierul sursă şi elementul legat din fişierul destinaţie). În fişierul sursă se va insera automat un marcaj – Bookmark – acolo unde se află textul/obiectul care a fost transferat prin copiere şi lipire. În fişierul destinaţie legătura (şi actualizarea) o va face un câmp (Field) denumit LINK, în parametrii căruia intră şi numele marcajului inserat în documentul sursă.
• Paste as Hyperlink – lipire în formatul original, cu inserarea unei legături (hyperlink) spre fişierul sursă.

Lipire specială (Paste Special) pentru text

În funcţie de caracteristicile textului copiat în Clipboard (cu/fără elemente de formatare, sursa de provenienţă – alt editor de texte, un fişier PDF, un browser Web etc.) se pot activa următoarele opţiuni principale la lipirea specială a textului:
- text neformatat;
- imagine (format Windows Metafile sau Enhanced Metafile);
- obiect tip Microsoft Office Word Document, introdus ca obiect sau ca pictogramă (icoană).

La lipirea ca obiect Microsoft Office Word Document, în document va fi inserat un obiect care va conţine textul iniţial. Cu dublu clic pe acest obiect se va intra în editarea lui, într-o nouă fereastră. Obiectul Microsoft Office Word Document poate fi afişat în document şi ca icoană (în loc de obiectul efectiv); dublu clic pe icoană va avea acelaşi efect ca mai sus: editarea într-o nouă fereastră.

Lipire specială (Paste Special) pentru obiecte

În funcţie de obiectul copiat în Clipboard prin comanda Copy – tip Clip Art, desen (Draw), imagine (Picture), alt tip de obiect specific Word sau altor programe, din suita Office sau sistemul de operare Windows – se pot activa următoarele opţiuni principale la lipirea specială a obiectelor:
- imagine (format Windows Metafile sau Enhanced Metafile care poate conţine atât elemente vectoriale, cât şi bitmap);
- imagine în format Bitmap sau Device Independent Bitmap (format de tip rastru pentru stocarea imaginilor digitale independent de dispozitivul pe care se folosesc; de obicei este un format necomprimat, deci ocupă mai mult spaţiu, însă avantajele constau în simplitate şi în larga lui acceptare în aplicaţiile sistemului de operare Windows);
- imagine în format GIF, PNG sau JPG;
- obiect de acelaşi tip (Microsoft Equation 3.0 Object, Microsoft Graph Chart, MS Office Drawing – Word Art, Diagram, Organization Chart).

Lipire specială ca link (Paste link As)

Se poate aplica atât la informaţiile de tip text, cât şi la obiectele copiate în Cliboard şi permite, pe lângă posibilitatea alegerii formatului de lipire, introducerea unei legături (link) spre informaţia din fişierul sursă. Avantajele constau în:
- actualizarea automată a textului/obiectului din fişierul destinaţie, la schimbarea textului/obiectului din fişierul sursă de care este legat (linked);
- dublu clic pe elementul destinaţie deschide direct elementul legat din fişierul sursă, facilitând astfel editarea lui.

Fişierul sursă trebuie salvat înainte de a putea crea legături la obiectele conţinute. Unele formate permit afişarea ca pictogramă (icoană) a textului/obiectului legat.

Meniu: Edit->Links

O legătură de tip Link este creată atunci când se efectuează o lipire specială ca link (Paste link As). Etapele sunt următoarele:

1. În documentul sursă se copiază în Clipboard elementul (text/obiect) care se doreşte legat.
2. În documentul destinaţie se lipeşte special ca link (Paste link As) informaţia din Clipboard.
   1. Word va insera în documentul sursă un marcaj (Bookmark) elementului copiat (text/obiect). Etichetele sunt vizibile din meniul Insert->Bookmark.
   2. Word va insera în documentul destinaţie o legătură la elementul transferat folosind: calea fişierului sursă, numele acestuia şi eticheta creată la punctul anterior. Legăturile de tip link sunt vizibile din meniul Edit->Links.

Legătura de tip Link permite actualizarea automată a elementului din fişierul destinaţie, atunci când elementul din fişierul sursă de care este legat (linked) se modifică. Operaţiile cu legături de tip Link disponibile în fereastra Links (meniul Edit->Links) constau în:
- vizualizarea legăturii (cale, fişier, marcaj, tip de legătură, mod de actualizare);
- actualizarea (automată sau manuală) a informaţiilor conţinute de elementele legate;
- deschiderea prin dublu clic a fişierelor document sursă
- schimbarea fişierului sursă sau a etichetei (în cazul în care numele acesteia s-a modificat)
- anularea unei legături (Break Link)
- o imagine încapsulată sau legată (din meniul Insert->Picture->From file) introdusă în document este indicată prin caseta de selecţie Save picture in document.

COMPARAŢIE ÎNTRE UN LINK ŞI UN HYPERLINK

Link – o legătură creată spre un element (obiect sau text) dintr-un fişier sursă. La dublu clic pe obiectul din fişierul destinaţie legat de un obiect din fişierul sursă, acesta din urmă va fi deschis cu programul corespunzător şi va putea fi editat. După salvare, Word va actualiza automat obiectul legat, afişând modificările efectuate. Obiectul sursă către care se face referinţa este identificat printr-un marcaj (Bookmark). Link-ul este inserat printr-un câmp (Field) denumit LINK.

Hyperlink – o legătură care permite saltul rapid spre un fişier amplasat:

- pe propriul calculator;
- în reţeaua locală, într-un folder partajat – “share“;
- în Intranet – reţea din interiorul unei organizaţii în care se folosesc tehnologii Internet precum protocoalele HTTP sau FTP pentru:

- accesarea unor documente, pagini Web sau alte fişiere;
- partajarea resurselor hardware – de exemplu, o imprimantă wireless – sau software – aplicaţii folosite în comun de mai multe staţii;
- pe Internet.

Un hyperlink poate conţine opţional şi un marcaj (Bookmark) care identifică o locaţie (poziţie) din document. Hyperlink-ul este inserat printr-un câmp (Field) denumit HYPERLINK.

Meniu: Insert->Object

Comanda permite inserarea directă a unui obiect, fără a se face transfer de tip Copy&Paste prin memoria Clipboard. Lista obiectelor care pot fi inserate depinde de aplicaţiile instalate în sistemul de operare Windows şi controalele ActiveX înregistrate. Se pot insera doar obiecte document (obiecte care încapsulează sau leagă un întreg document, create cu aplicaţii de sine stătătoare); aceste obiecte sunt specifice:

• aplicaţiilor Office
  • obiecte Equation 3.0 (create cu Microsoft Equation);
  • Excel Chart, Excel Worksheet (create cu Microsoft Excel);
  • Graph Chart (create cu Microsoft Graph)
  • PowerPoint Presentation, PowerPoint Slide (create cu Microsoft PowerPoint)
  • Visio Drawing (create cu Microsoft Visio)
  • Word Document, Word Picture (create cu Microsoft Word)
• aplicaţiilor comune sistemului de operare Windows (în acest caz Windows XP):
  • Bitmap image (Microsoft Paint)
  • Media clip, MIDI Sequence, Video Clip (Windows Media Player)
  • Package (Microsoft Object Packager)
  • Wave Sound (Microsoft Sound Recorder)
  • WordPad Document (Microsoft WordPad)
• altor aplicaţii sau controale ActiveX instalate în sistem.

Din fereastra Object (meniul Insert->Object) se poate alege crearea unui:

• obiect nou (Create New). Obiectul va fi încapsulat în documentul curent.
• obiect dintr-un fişier existent (Create from file). Această variantă permite, pe lângă încapsulare, şi posibilitatea creării unei legături la fişierul sursă (dacă se bifează Link to file). După cum am mai spus în capitolul Lipire specială ca link (Paste link As), legătura către fişierul care conţine obiectul sursă se poate face dacă acest fişier este salvat.

Meniu: Insert->File…

Conţinutul unui document existent (de tip .doc, .dot, .rtf, .txt, .html sau .xml) poate fi inserat în documentul curent prin încapsulare (butonul Insert din fereastra Insert File) sau ca legătură (link) la fişierul sursă, folosind butonul Insert as link. În acest ultim caz, în documentul curent se inserează o legătură actualizată dinamic, prin intermediul câmpului (Field) denumit INCLUDETEXT.

Meniu: Tools->Track Changes
Bara de butoane: Reviewing
Combinaţie de taste: Ctrl+Shift+E

Microsoft Word pune la dispoziţia utilizatorilor mai multe modalităţi de urmărire a evoluţiei în timp a formei şi conţinutului unui document. Documentul modificat de către un singur sau mai mulţi utilizatori, poate păstra formele intermediare, astfel încât să se poată vizualiza cu uşurinţă modificările efectuate. Aceste facilităţi sunt utile de exemplu la recenzia unui articol sau a unei lucrări, când se pot insera modificările sau comentariile unui recenzent, iar autorul le poate accepta sau respinge.

O facilitate folosită în special când mai mulţi utilizatori fac modificări succesive unui document este urmărirea acestor modificări (Track Changes). Această comandă permite înregistrarea tuturor modificărilor făcute în timp şi acceptarea sau respingerea acestora.

Orice modificare (de conţinut sau de format) este evidenţiată prin săgeţi indicatoare şi baloane (casete) de text care prezintă modificarea, autorul modificării, data şi ora. Vizualizarea/ascunderea acestor informaţii (denumite marcaje de urmărire) se face prin comanda Markup (meniul View->Markup).

În bara de butoane Reviewing există butoane folosite pentru:

• vizualizarea formei originale sau actuale a documentului, cu sau fără marcajele de urmărire;
• acceptarea (Accept Change) sau respingerea (Reject Change) unei modificări sau a tuturor modificărilor efectuate;
• ştergerea tuturor comentariilor (ştergerea individuală a unui comentariu se face din meniul contextual al marcajului de urmărire sau din Panoul de modificări);
• activarea Panoului de modificări (Reviewing Pane) care prezintă modificările în ordine cronologică, astfel încât observarea lor să fie cât mai facilă;
• filtrarea după recenzent (utilizator) şi tip de modificare (comentarii, inserări/ştergeri, formatare).

Meniu: Insert->Comment
Bara de butoane: Reviewing

Se poate insera un comentariu oriunde în document (mai puţin în antet/subsol – Header/Footer). Dacă marcajele de urmărire sunt active (meniul View->Markup), la poziţionarea mouse-ului pe textul comentat apare o mică fereastră cu respectiva notă.

Comentariile apar în lista modificărilor urmărite (Track Changes) şi pot fi vizualizate sau şterse din Panoul de modificări (Reviewing Pane).